Mi compañía, Journyx, ha existido durante dieciséis años y, durante ese tiempo, hemos superado uno de los mayores descensos económicos de la historia, el surgimiento de la emocionante y aterradora esfera de los medios sociales, y las principales transiciones en la forma en que se compra el software. entregado. Sin embargo, no siempre fuimos tan resistentes.
Al principio nos acercamos al fracaso absoluto un par de veces.No tenía nada que ver con nuestro producto; Los clientes lo encontraron entregado en su funcionalidad prometida y luego algunos. Tampoco tenía que ver con nuestro equipo ni con ninguna política interna de mala calidad.
La razón por la que les estoy contando esta historia de fondo es porque hay una lección que aprender aquí: no tuvimos una visión clara de nuestro flujo de caja y flujo de efectivo. Tuvimos dificultades para predecir cuánto efectivo tendríamos en el banco varias semanas en el futuro. Era un problema serio y, desafortunadamente, uno común. Tal vez incluso uno que haya experimentado en su empresa.
Es fácil, especialmente para las pequeñas empresas y las nuevas empresas, centrarse en la emoción del aquí y el ahora. El futuro es un concepto abstracto para las empresas de nivel empresarial, hasta que no lo sea. Tienes que centrarte en el crecimiento desde el principio. El éxito no es un sueño imposible, pero, paradójicamente, puede destruirte si no estás preparado para ello.
No fuimos la primera empresa en enfrentar períodos de crecimiento que no pudimos manejar y no seremos los últimos. Afortunadamente, es sencillo implementar un sistema que permita realizar pronósticos inteligentes.
Los siguientes son cinco pasos que puede tomar para asegurarse de que su empresa no tenga los mismos problemas:
1. Seguimiento de proyectos individualmente
El seguimiento del tiempo empleado por los empleados en los proyectos es excelente, pero obtendrá el máximo beneficio cuando realice el seguimiento de cada proyecto por separado. Esto le permite ver cada proyecto como un elemento único en la rentabilidad de la empresa. Esta información es increíblemente valiosa a la hora de asignar recursos porque conocerá los parámetros para cada proyecto en relación con la disponibilidad actual de la empresa.
2. Monitorear las tareas de los empleados y los cambios en la productividad
En cualquier organización, los beneficios de saber qué hacen sus empleados en un momento dado son obvios: usted quiere que trabajen en tareas que son realmente beneficiosas para la empresa. Pero también es importante considerar en qué trabajos son más efectivos. La implementación de un sistema que permita a los empleados realizar un seguimiento del tiempo en comparación con tareas específicas le permitirá ver dónde son más útiles. Las probabilidades son que es lo que más les gusta hacer. No es necesario cambiar los roles laborales de los empleados todos los días, pero considere un cambio cuando la evidencia sugiere que han perfeccionado sus habilidades en un área nueva y que podrían ser de mayor utilidad en otros lugares.
3. Construir una base de datos de proyectos anteriores
Tener un retraso de sus proyectos será increíblemente valioso, aunque se necesita algún tiempo para construir. Con esta información, puede determinar cuántas personas normalmente se necesitan para terminar un proyecto; mejorar la precisión de sus presupuestos en función del alcance; y líneas de tiempo perfectas basadas en los parámetros generales del proyecto. Incluso los proyectos menos eficientes se vuelven valiosos porque puede obtener la mayor cantidad de información de ellos. Sabrá lo que no funcionó, los factores que lo llevaron a sobrepasar el presupuesto y aprender de los errores.
4. Conozca siempre sus recursos disponibles
Una pieza crítica de cualquier plan de proyecto es crear su equipo. Esta tarea es más fácil cuando sabe exactamente quién está disponible (con las habilidades que necesita) y cuál será su horario durante la duración del proyecto. Si tiene un sistema de gestión de proyectos automatizado, los horarios de los empleados son evidentes y se anotarán todas las solicitudes de licencia. También sabrá las tareas en las que están trabajando otros empleados, por lo que puede evitar estirar demasiado los recursos o asignar un individuo a tareas para las que no están bien adaptados.
5. Supervisar constantemente el uso de recursos en relación con el presupuesto y la programación
Si compara el tiempo y los recursos invertidos en un proyecto con el porcentaje completado, puede ver qué proyectos están absorbiendo demasiados recursos para seguir siendo rentables. Esto le permite redistribuir los activos a los proyectos según sea necesario o incluso anular los proyectos que están demasiado lejos para beneficiar a su empresa. Siempre es mejor determinar los problemas desde el principio, y un sistema de seguimiento dinámico proporciona esa información. A veces es mejor reducir sus pérdidas y seguir adelante; los costos pueden salirse de control rápidamente, haciendo que su situación empeore.
Si bien es posible realizar un seguimiento de estos sistemas utilizando programas empresariales básicos (utilizamos Excel y QuickBooks desde el principio), los sistemas automatizados y programables reducirán en gran medida el tiempo y los errores de catalogación. Independientemente del método que elija utilizar, comience lo antes posible si aún no lo ha hecho. El crecimiento debe ser motivo de excitación, no de preocupación.
1
