Los empleadores pueden ofrecer a los empleados una forma de pagar ciertos costos personales antes de impuestos a través de cuentas de gastos flexibles (FSA).
El uso de estas cuentas significa que los montos que los empleados contribuyen a las FSA no se incluyen en la compensación sujeta a impuestos para fines de impuestos federales.
1. Diferentes tipos de cuentas de gastos flexibles
Una FSA se puede configurar para ciertos propósitos:
$config[code] not found- Cuentas de gastos flexibles de salud: Los empleados pueden utilizar estas cuentas para cubrir los gastos médicos que no pagan los seguros u otros planes de salud (como las cuentas de ahorro de salud). En la medida en que los costos médicos se pagan a través de los desembolsos de estas cuentas de gastos flexibles, el empleado no puede tomar una deducción detallada por ellos.
- Cuentas de gastos flexibles para el cuidado de dependientes: Estas cuentas se pueden usar para pagar los costos de cuidado infantil o de cuidado a largo plazo. La exclusión de los ingresos por contribuciones a estas cuentas de gastos flexibles debe coordinarse con el crédito para el cuidado de dependientes; los gastos reembolsados de la FSA no pueden utilizarse para calcular el crédito.
2. Se aplican límites de dólares
Las cuentas de gastos flexibles pueden configurarse como acuerdos de reducción de salarios que se financian completamente con las contribuciones de los empleados de sus cheques de pago. La ley impositiva limita cuánto pueden aportar los empleados anualmente a sus cuentas de gastos flexibles.
Las contribuciones de la FSA de salud para 2015 y 2016 están limitadas a $ 2,550. El límite del dólar está sujeto a aumentar si hay suficiente inflación. Los planes pueden adoptar un traspaso limitado, de modo que hasta $ 500 no utilizados en el año en curso se pueden transferir al próximo año. La prórroga no incide en la aportación anual. Por ejemplo, digamos que un empleado tiene $ 600 de contribuciones para 2015 no utilizadas hasta el 31 de diciembre de 2015. Suponiendo que el plan lo permita, puede llevar más de $ 500 a 2016; también puede aportar $ 2,550 a su FSA para 2016 (el total disponible para pagar los gastos médicos de bolsillo es de $ 3,050).
Las contribuciones de la FSA para el cuidado de dependientes están limitadas a $ 5,000 anuales. El límite del dólar no está sujeto a la indexación por inflación. No se permite la transferencia de cantidades no utilizadas.
3. Restricciones en los cambios de medio año
Por lo general, los empleados deben comprometerse a sus contribuciones de reducción de salario para el inicio del año. Sin embargo, ciertos eventos permiten a los empleados cambiar las contribuciones. Ejemplos de tales eventos incluyen:
- Matrimonio, divorcio o separación legal, o la muerte de un cónyuge
- Nacimiento, adopción o muerte de un niño
- Estado laboral del empleado, cónyuge del empleado o dependiente (por ejemplo, comenzar o cesar un trabajo, una huelga o cierre patronal, o una devolución de una licencia no remunerada)
- Un cambio en el lugar de residencia del empleado, cónyuge o dependiente
- Tener derecho a Medicare o Medicaid
- Obtención de un fallo o decreto que ordene a alguien que brinde manutención médica
Depende del plan permitir que un empleado cambie las contribuciones; El plan debe especificar eventos de activación. El cambio en las contribuciones por parte de un empleado debe ser consistente con el evento, tal como reducir las contribuciones por la muerte de un cónyuge.
4. Impuestos de nómina
Las contribuciones de los empleados a las cuentas de gastos flexibles no solo reducen sus salarios sujetos al impuesto a la renta; También reducen los salarios para fines de impuestos de empleo. Así, los empleados y los empleadores ahorran en los impuestos FICA y FUTA. Sin embargo, el tratamiento del impuesto a la renta del estado puede variar de la regla federal. Por ejemplo, en Nueva Jersey, las contribuciones de los empleados todavía son parte de la compensación sujeta a impuestos sujetos a los impuestos estatales sobre la renta.
Para fines de presentación de informes, las contribuciones de la FSA no aparecen en los formularios W-2 de los empleados ni en la declaración de impuestos trimestral del empleador, Formulario 941. Sin embargo, están enumerados en el Formulario 940 para los impuestos FUTA. Las contribuciones no están sujetas a impuestos FUTA.
5. Costo para los empleadores
Las cuentas de gastos flexibles son financiadas por las contribuciones de los empleados. Los empleadores no hacen contribuciones a las cuentas de los empleados.
El único costo para los empleadores es administrativo. Dependiendo de la cantidad de empleados con FSA, un empleador puede supervisar el plan internamente con poco o ningún costo administrativo adicional. Una vez que aumenta el número de empleados (algunos sugieren más de 10 empleados), puede ser necesario utilizar un administrador externo, lo que conlleva un costo. La razón: piense en cómo manejar los reembolsos: revise las reclamaciones enviadas por los empleados y desembolsándoles fondos por los costos permitidos.
Conclusión
Las cuentas de gastos flexibles son un atractivo beneficio para los empleados. Los propietarios de pequeñas empresas deben considerar implementarlos ahora para 2016 y más allá para que los empleados puedan comprometerse con sus contribuciones para el próximo año si desean participar. Hable con su asesor fiscal y, si es necesario, con un experto en beneficios.
Foto de Bill a través de Shutterstock
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