Elegir un sistema de comunicación empresarial para su empresa no es una tarea fácil.
Si es un solopreneur que trabaja desde su casa o un negocio en crecimiento con una oficina y personal completos, su sistema de comunicación empresarial es lo que le da acceso a sus clientes, proveedores y cualquier otra persona con la que deba ponerse en contacto.
Aquí hay una lista de consejos para elegir un sistema de comunicación empresarial que ayudará a su empresa a prosperar.
$config[code] not foundComprender la importancia crítica de las comunicaciones
Elegir un sistema de comunicación empresarial no es algo que deba tomarse a la ligera. Así que no solo elija un proveedor porque tiene un nombre reconocible o fue la primera compañía con la que se encontró. Investigue para asegurarse de obtener el mejor valor y las funciones que su empresa necesita.
Ser capaz de comunicarse desde cualquier lugar
En la actualidad, pocos propietarios de pequeñas empresas se limitan a hacer negocios desde un solo lugar. Y con un sistema de comunicación en la nube, ofrecido por algunos proveedores de VoIP como Nextiva, puede acceder a su sistema de comunicación empresarial desde una variedad de dispositivos. No tienes que quedarte en tu oficina.
Encuentre un proveedor con buen soporte
La atención al cliente es uno de los factores más importantes que deberá tener en cuenta al elegir un proveedor de comunicaciones. Entonces, hable con otros dueños de negocios, lea reseñas y realice una investigación en línea para averiguar qué proveedores tienen el mejor soporte para sus sistemas.
Concéntrese en cómo quiere que se le brinde ese apoyo
Más específicamente, debe averiguar exactamente cómo los proveedores que está considerando ofrecen asistencia y asegurarse de que se ajusten a sus preferencias. Yaniv Masjedi, vicepresidente de marketing de Nextiva, dijo en una entrevista telefónica con Small Business Trends: “A algunas personas les gusta recibir soporte por teléfono y algunas personas prefieren comunicarse con usted a través de Twitter, Facebook, chat en vivo o correo electrónico. Entonces, si prefiere comunicarse con una compañía de una manera particular, investigue y pregunte a las personas de la compañía ", dijo.
Pregunte dónde se basan los representantes de servicio
Para aquellos que prefieren recibir atención al cliente por teléfono, Masjedi dice que la ubicación de los agentes suele ser un factor importante. Si desea asegurarse de que sus representantes de atención al cliente se encuentren en los EE. UU. O en un área geográfica en particular, pregunte específicamente al hacer su investigación.
Llame a su departamento de servicio al cliente
Una de las mejores maneras de obtener toda esta información es llamar directamente a las compañías. Puede usar esto para recopilar información, pero también tener en cuenta su propia experiencia. Masjedi dice: "Llame a su departamento de servicio al cliente y vea cómo es. ¿Está esperando en espera por mucho tiempo o contestan el teléfono de inmediato? "Lo último que quieres experimentar es esperar en espera por 45 minutos cuando tienes un problema con tu sistema de comunicación".
Busque una buena idea de los servicios disponibles
El mercado para los sistemas de comunicación empresarial se ha expandido en los últimos años debido a la nueva tecnología. Así que hay muchas opciones para elegir. Una vez que haya llamado y preguntado acerca de un proveedor en particular, haga lo mismo con otras compañías y luego compárelas.
Comparar precios incluyendo opciones de negocios asequibles
A medida que el mercado se ha expandido, también lo han hecho las opciones de precios. Los servicios de VoIP ofrecen opciones que a menudo son más accesibles para las pequeñas empresas. Y como con cualquier decisión comercial, el precio debe ser parte de su determinación.
Tómese un tiempo para descubrir los costos ocultos
Pero no solo debe tomar el precio de cada servicio a su valor nominal. Algunos proveedores ofrecen precios iniciales o solo ofrecen ciertos precios si usted firma un contrato a largo plazo. Mire esos factores antes de elegir la opción de precio más bajo.
Leer comentarios y buscar señales de advertencia
Las revisiones pueden ser una gran fuente de información sobre diferentes compañías. Realice una búsqueda rápida de sus mejores opciones y busque señales de advertencia si las personas tienen inquietudes sobre el soporte o la confiabilidad.
Comprenda las necesidades de su empresa
Con tantas características y tipos de planes diferentes, hay algo para prácticamente cualquier negocio. Eso significa que debe elegir el plan que mejor se adapte a su tipo de negocio. Si necesita opciones móviles, elija un plan que incluya esas características. Si desea que se incluya la capacidad de enviar faxes, elija un plan que incluya eso. Piense en las características que desea y compare los planes específicos de diferentes proveedores.
Encuentre un sistema que se ajuste al tamaño de su negocio
También hay planes que se adaptan mejor a diferentes tamaños de negocios. Si tiene algunos empleados, es probable que no necesite un sistema configurado para cientos. Pero si tienes un equipo de tamaño decente, no te limites a seguir el sistema que tenías cuando trabajabas solo en casa.
Pero también buscar soluciones escalables
Pero aunque no quiera pagar más de lo que necesita, una solución que puede crecer con su negocio es una ventaja definitiva. Encuentra uno que te dé la posibilidad de agregar líneas o miembros del equipo. O, al menos, no te registres para un contrato a largo plazo si planeas superarlo dentro de ese plazo. Masjedi dice: “Muchas empresas comienzan siendo pequeñas y luego de unos pocos años tienen cientos de empleados. Por lo tanto, no desea un sistema telefónico diseñado para diez empleados o menos. Quieres un proveedor que te apoye a medida que crezcas ".
Aprende con qué frecuencia se proporcionan las actualizaciones
Con tanto crecimiento en la industria, no querrá perderse las nuevas características que podrían ser útiles solo porque está atrapado en un contrato. Antes de inscribirse para cualquier cosa, pregunte sobre las nuevas características en las que está trabajando la compañía y con qué frecuencia actualizan su tecnología.
No pase por alto las pequeñas características
Incluso las funciones pequeñas pueden hacer una gran diferencia cuando se trata de su sistema de comunicación empresarial. Por ejemplo, Masjedi dice que muchos de los clientes de Nextiva realmente aprecian la capacidad de cambiar mensajes salientes o retener fácilmente. Si tienes un pequeño motivo de mascota con tu sistema actual, o algo pequeño que desees poder hacer con él, pregúntalo al consultar a los proveedores. No hay detalle demasiado pequeño.
Toma tu sistema móvil
Los sistemas de comunicación móvil se están volviendo populares ahora que muchos de ellos están basados en la nube. Compañías como Nextiva incluso ofrecen aplicaciones móviles que los dueños de negocios pueden usar para atender llamadas desde cualquier lugar.
Busque opciones como una línea de negocios separada
Para ciertos empresarios, solo tener un número separado para las operaciones comerciales puede ser una gran ventaja. Masjedi dice que los abogados en particular tienden a apreciar la capacidad de hacer y recibir llamadas comerciales en una línea separada, incluso si en realidad están usando su teléfono celular personal, porque les permite evitar dar su número personal.
Explore cualquier característica nueva e innovadora
Existen innumerables formas de utilizar diferentes sistemas de comunicaciones. Entonces, si hay una característica o habilidad que te gustaría, probablemente hay un proveedor que la está ofreciendo. Por ejemplo, Masjedi dice que algunas empresas realmente aprecian la función vFax de Nextiva, que les permite enviar documentos virtuales como fax, incluso si no tiene una máquina de fax real.
Averigüe sobre Analytics
Los análisis pueden ser otra característica útil. Incluso si no los usa actualmente, pueden ayudar a su empresa de varias maneras. Así que es un factor que vale la pena analizar.
Recolecte los datos para hacer crecer su negocio
La información analítica puede proporcionarle datos que puede utilizar para expandir sus operaciones. Masjedi ofreció este ejemplo:
"Si eres una tintorería y cierras a las 5 todos los días, pero ves que las llamadas llegan por algún motivo los sábados hasta las 7, sabrás que quizás debas mantenerla abierta dos horas más los sábados, " él dijo.
Use llamadas grabadas para entrenar empleados
Muchos sistemas telefónicos también le dan la opción de grabar llamadas. Puede usar esta función para evaluar el servicio telefónico e incluso usar las llamadas para capacitar a los empleados y mejorar su servicio.
Aproveche la tecnología para optimizar su equipo
También puede utilizar la grabación de llamadas y el análisis para controlar los hábitos de los empleados. No querrás ver a los miembros del equipo gastando todo el día en llamadas innecesarias. Así que puedes usar los datos para asegurarte de que todos estén en la tarea.
No confíe en su proveedor para cada pequeña actualización
Otro beneficio principal de VoIP y servicios similares es que brindan a los usuarios la capacidad de actualizar partes de su servicio por su cuenta. Esto no significa que no pueda solicitar servicio o ayuda. Pero si solo desea actualizar su mensaje saliente o algo pequeño, puede hacerlo sin tener que quedarse en espera o llamar a un representante de la compañía a su ubicación. Entonces, si eso es algo que es importante para usted, busque un proveedor que le brinde la opción de administrar partes de su cuenta por su cuenta.
Pero asegúrese de que le ayudarán cuando lo necesite
Pero un buen servicio sigue siendo esencial para sus operaciones. Asegúrese de que su proveedor esté abierto y disponible para ayudarlo con cualquier cosa que pueda necesitar, no solo con un pequeño conjunto de opciones en el menú del teléfono pregrabado.
Foto de latas a través de Shutterstock
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