El tiempo es uno de los activos más preciados para los dueños de negocios. Pero con tanto tiempo desperdiciando tareas en su lista de tareas pendientes, debe tomar el control de su trabajo o lo controlará usted. Afortunadamente, la tecnología puede ayudar.
$config[code] not foundAquí hay 10 tareas de pérdida de tiempo comunes para automatizar y liberar tiempo:
Ordenar correos electrónicos
Antes de comenzar a responder a los correos electrónicos, es útil organizarlos. Uno de los mejores movimientos de eficiencia que puede hacer es usar las funciones de etiqueta, etiqueta y / o carpeta en su programa de correo electrónico. De esa manera, puede abordar los correos electrónicos importantes primero y los menos importantes más tarde (o tal vez nunca). También le ayuda a "enviar" por lotes los correos electrónicos para mejorar su eficiencia.
Por ejemplo, algunos mensajes pueden requerir una respuesta inmediata mientras que otros pueden esperar. O quizás desee centrarse en los correos electrónicos relacionados con un proyecto específico a la vez. Esas situaciones son perfectas para las carpetas etiquetadas.
Las plataformas de correo electrónico como Gmail pueden clasificar automáticamente los correos electrónicos en carpetas, de acuerdo con las reglas que usted designe. Por ejemplo, los boletines semanales pueden ir a una carpeta. Los correos electrónicos de los clientes pueden enviarse a una carpeta de prioridad o etiquetarse como "importante".
Respondiendo a correos electrónicos
Una vez que sea el momento de responder a los correos electrónicos, es probable que haya algunas respuestas que sean iguales o al menos similares. Por ejemplo, puede enviar respuestas similares a las consultas de clientes potenciales o del público en general.
En esos casos, puede ahorrar mucho tiempo utilizando respuestas enlatadas en Gmail o plantillas de correo electrónico en Outlook.
Publicación en redes sociales
Participar personalmente en las redes sociales es importante, y no debes omitirlo. Sin embargo, eso no significa que tenga que hacer cada cosa manualmente.
Al publicar actualizaciones generales, enlaces o contenido similar, programar aplicaciones como Buffer y Hootsuite puede ayudarlo a ahorrar tiempo al programar las publicaciones para que se publiquen durante toda la semana. En lugar de ir y venir entre sitios y aplicaciones, administras todo desde un panel.
Las plataformas de blogs como WordPress y los sitios de comercio electrónico como Etsy también ofrecen opciones para publicar automáticamente nuevos enlaces o productos en los sitios de redes sociales.
Finalmente, si prefieres curar el contenido de terceros para tus seguidores, un servicio como fuentes sociales de $ 99 y publica contenido en tus cuentas sociales, según tus instrucciones. Eso lo liberará para trabajar en la estrategia social, en lugar de los detalles de ejecución.
Programación de citas
¿Alguna vez ha ido de un lado a otro para programar citas con varias personas ocupadas, luchando por encontrar una fecha y hora que funcionen en todos están calendarios Puede ser frustrante.
Si programa muchas citas, podría pasar horas cada año en esta tarea de desperdicio de tiempo. En su lugar, ¿por qué no implementar una aplicación de programación en línea como ScheduleOnce?
Simplemente conecte su calendario existente a la aplicación. Una buena aplicación de programación se integrará con calendarios populares como los calendarios de Outlook y Google. Luego invite a terceros a conectarse en línea para ver qué hay disponible en su agenda, y elija fechas y horarios convenientes para ellos.
Algunas personas inteligentes incluso incluyen un enlace a su calendario en línea directamente en las firmas de sus correos electrónicos, lo que elimina un paso más del proceso.
Evitará perder el tiempo y comparar correos electrónicos. Programar reuniones nunca fue tan fácil como con una aplicación de programación.
Envío de facturas recurrentes
Si factura a clientes o clientes por la misma cantidad cada mes, es fácil automatizar eso. Algunos programas de contabilidad como Xero pueden configurarse para generar y enviar por correo electrónico las facturas recurrentes regulares. Algunos sistemas también envían recordatorios de seguimiento si la factura no se paga a tiempo.
O quizás tenga clientes con acuerdos recurrentes de facturación con tarjeta de crédito, como por ejemplo para suscripciones. En ese caso, use algo como Freshbooks o PayPal para cargar la tarjeta del cliente cada mes.
Muchas pequeñas empresas lamentablemente son laxas en el envío y el seguimiento de las facturas. La automatización ahorra tiempo, por supuesto. También hace que sea menos probable que esta tarea importante caiga a través de las grietas.
Automatizar los informes de tráfico del sitio web
Una de las mejores maneras de aprender cómo atraer más tráfico de sitios web, es comprender mejor el tráfico existente. Necesita saber qué funciona hoy y qué no. En otras palabras, debe tener un buen control de lo que buscan los visitantes, cómo llegan a su sitio y qué hacen una vez que llegan allí. Es importante revisar esto periódicamente para medir si está progresando.
Pero el análisis de grandes cantidades de datos de Google Analytics lleva tiempo. Y usted podría posponer las cosas.
En su lugar, tómese el tiempo una vez para configurar informes de estadísticas clave. Luego, haga que esos informes se envíen por correo electrónico a usted y / u otras personas de su equipo una vez a la semana. Puede enviarlos como PDF o como hoja de cálculo CSV.
Estos informes de tráfico recurrentes de Google Analytics ahorrarán un tiempo tremendo a largo plazo. En lugar de visitar el panel de Google Analytics y revisar los datos manualmente (cuando lo recuerde), recibirá un informe todas las semanas que podrá consultar rápidamente o cubrir en reuniones de equipo.
Manejo de comunicaciones de soporte al cliente
Las pequeñas empresas tienden a llegar a un punto en el que el manejo de los problemas de los clientes a través del correo electrónico se vuelve difícil de manejar. Usted termina copiando y pegando información de correos electrónicos en otros sistemas de software, como el sistema de entrada de pedidos o la base de datos de contactos.
Peor aún, las comunicaciones importantes se entierran en la bandeja de entrada de un empleado. Los demás miembros de la empresa no tienen visibilidad, a menos que recuerde enviar correos electrónicos manualmente a sus compañeros de trabajo para mantenerlos informados.
El software de la mesa de ayuda como Groove puede ser un salvavidas. La mesa de ayuda o los sistemas de venta de boletos llevan las comunicaciones del cliente a un lugar central, notificando automáticamente a todos los miembros correctos del equipo.
Luego, vaya uno mejor: use una herramienta como Zapier para integrar las comunicaciones de soporte al cliente con otros sistemas que usa. Use Zapier para enviar una comunicación a su software de contabilidad (por ejemplo, para actualizar la información de contacto del cliente). O bien, envíelo a su sistema de gestión de proyectos (por ejemplo, si se necesita un mantenimiento especial de la cuenta).
Al integrarse con otros sistemas, evitará la entrada de datos duplicados, o peor, los efectos de pérdida de tiempo de confusión y errores.
Automatización de correos electrónicos de marketing de seguimiento
Los programas de automatización de marketing como Infusionsoft pueden ayudar a los equipos pequeños a ganar apalancamiento. Puede configurar campañas de marketing con una serie de comunicaciones para cada paso.
Por ejemplo, digamos que un cliente potencial llega a su sitio web y llena un formulario para descargar su documento técnico gratuito. Puede enviar una serie de comunicaciones de seguimiento para nutrir a ese cliente potencial, sin tener que iniciar manualmente los correos electrónicos cada vez. Eso es apalancamiento!
Rellenar formularios en línea
Siempre que intente suscribirse a una nueva plataforma en línea, servicio, boletín o cualquier cosa que requiera registro, es probable que complete un formulario.Llenar un formulario aquí o no es un gran problema. Pero juntos se suman a una de las tareas de desperdicio de tiempo en su vida.
Los programas de software como Roboform pueden rellenar automáticamente estos formularios. No tendrás que ingresar la misma información una y otra vez.
Copia de seguridad de sus datos
Sus datos son uno de los activos más importantes que tiene su empresa. Es por eso que las copias de seguridad regulares son tan importantes. Pero la gente olvida o simplemente no se toma el tiempo para completar esta tarea regularmente.
Los servicios basados en la nube como Carbonite y Dropbox ofrecen soluciones que automáticamente realizarán copias de seguridad de sus archivos en la nube.
Con Google Drive y Microsoft OneDrive, puede designar que todos sus documentos sean predeterminados para guardarlos automáticamente en la nube. Y también puede configurar copias de seguridad automáticas localmente a través de Windows o Apple Time Machine.
Automatice estas 10 tareas de desperdicio de tiempo y luego encuentre 10 más para automatizar. Unos pocos minutos liberados aquí y allá eventualmente suman horas. Esas son horas que puedes usar para relajarte y disfrutar la vida.
Cansado en la foto de trabajo a través de Shutterstock
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