Al iniciar su pequeña empresa, es poco probable que haya pensado mucho en configurar un sistema telefónico, si es que lo pensó en absoluto.
No está solo en esto: de las más de 25 listas de verificación de inicio que vimos en línea mientras investigábamos este artículo, solo uno de los sistemas telefónicos que figuran en la lista estaba bastante lejos en términos de prioridad.
Esto no es terriblemente sorprendente. Más de las tres cuartas partes de las pequeñas empresas iniciadas en 2013 tenían cuatro o menos personas. Con un equipo tan pequeño, usar teléfonos móviles individuales tiene sentido.
$config[code] not foundSin embargo, a medida que las empresas crecen, tanto en términos de empleados como de clientes, se hace evidente la necesidad de un sistema telefónico más sofisticado y asequible. Después de todo, odiarías perder una sola llamada, ¿verdad?
Y ahí es donde el sistema de teléfono virtual entra en escena.
¿Qué es un servicio telefónico virtual?
Durante décadas, los sistemas de telefonía comercial han ofrecido más que un teléfono en cada escritorio. Desde el correo de voz hasta el enrutamiento de llamadas, el desvío de llamadas y las llamadas de conferencia, los sistemas telefónicos modernos han transformado la forma en que las empresas se comunican con sus clientes, socios y dentro de sus propios muros.
Sin embargo, para muchas pequeñas empresas, el precio de un sistema telefónico interno era prohibitivo. Aparte del equipo en sí (incluidos los teléfonos), el costo de administrar, solucionar problemas y mantener un sistema fue alto.
A fines de la década de 1990, sin embargo, se presentó una nueva solución: los servicios de telefonía virtual. Al igual que las aplicaciones en línea que utiliza en la nube, estos servicios permitieron a las pequeñas empresas obtener más funciones por menos dinero asumiendo todos los costos de hardware, administración y mantenimiento y distribuyéndolos en varias empresas. Además, las empresas que usan servicios de telefonía virtual pueden usar sus dispositivos telefónicos existentes, ya sea que estén conectados a la pared o al móvil.
¿El resultado? Las pequeñas empresas ahora tenían acceso a servicios telefónicos robustos a un precio mucho más bajo.
16 formas en que un servicio telefónico virtual puede ayudar a su empresa
Desde su introducción, los servicios de telefonía virtual han aumentado continuamente su oferta de servicios. Para ayudarlo a captar la amplitud de lo que está disponible, consulte las funciones más comunes, así como algunas de las más comunes, a continuación.
Características comunes de un servicio telefónico virtual
Aquí hay una muestra de las funciones más comunes que ofrecen los servicios de telefonía virtual:
- Números de teléfono - Anuncie un número principal o cree tantos números locales de marcación directa y vanidad 800 como necesite (advertencia: más números pueden significar un costo más alto). Por lo general, puede configurar el identificador de llamadas que desea usar para que la persona a la que llama vea el nombre de su empresa.
- Recepcionistas virtuales y menús de autoservicio. - Reciba a las personas que llaman con un saludo profesional y luego envíelos en su camino u ofrezca un menú con opciones que incluyen un directorio de extensión, así como ubicación y horario comercial.
- Mantener musica - ¡Incluso puedes elegir el tuyo!
- Enrutamiento de llamadas - Ayude a su interlocutor a llegar a la persona adecuada con las reglas de automatización que puede cambiar sobre la marcha. Determine quién recibe la llamada usando funciones como colas grupales y timbres simultáneos y haga que sus llamadas salgan a la carretera con las funciones de "Sígueme" que desvían todas las llamadas a su dispositivo móvil. Incluso puede configurar reglas de detección para que se le envíen llamadas importantes mientras que las llamadas menos importantes se envían al correo de voz.
- Otras funciones del teléfono - La mayoría de los servicios telefónicos virtuales ofrecen transferencia de llamadas, estacionamiento de llamadas, identificador de llamadas, llamada en espera y no molestar. Algunos incluso anuncian a la persona que llama (es decir, le piden a la persona que llama que diga su nombre, la grabe y luego la reproduzca por usted antes de aceptar la llamada) y el bloqueo de llamadas.
- Haz clic para llamar - Permita que sus clientes lo llamen haciendo clic en el botón de un sitio web.
- Conferencia telefónica - Es como una fiesta en línea donde haces el trabajo.
- Faxes - Recibir faxes y recibirlos por correo electrónico.
- Mensaje de voz - Piensa más que la simple habilidad de recibir un correo de voz. Muchos servicios de telefonía virtual enviarán una grabación de sus correos de voz a su dirección de correo electrónico donde podrá reproducirlos inmediatamente.
- Administración de cuentas - Cambie, administre y supervise su sistema telefónico con un panel de control en línea fácil de usar. No hay sistemas complejos para administrar y ningún hardware para tratar.
Características no comunes de un servicio telefónico virtual
- Asistente en vivo - No hay nada mejor que tener una persona en vivo para contestar el teléfono de su empresa. Algunos servicios telefónicos virtuales le permiten ofrecer esa experiencia sin tener que contratar a una recepcionista.
- Transcripciones de correo de voz - Es bueno tener una grabación de cada correo de voz que se te envía por correo electrónico, sin embargo, no puedes escuchar uno durante una reunión. Eso es cuando un correo de voz transcrito, su mensaje en texto, realmente es útil.
- Flip de llamada - ¿Necesitas salir de la oficina cuando estás en medio de una llamada? El cambio de llamada le permite transferir la llamada a su dispositivo móvil para que pueda seguir hablando mientras viaja.
- Web y videoconferencia - Algunos servicios de telefonía virtual ofrecen la capacidad de alojar web y videoconferencias según sea necesario.
- Integración - La integración de su servicio de teléfono virtual con aplicaciones de uso frecuente le permite configurar procesos eficientes. Por ejemplo, con RingCentral, puede enviar faxes entrantes a carpetas de Box específicas y habilitar "hacer clic para llamar" desde la solución de servicio al cliente de Zendesk.
- Grabacion de llamada - Si necesita grabar una llamada, ya sea con fines legales o de capacitación, algunos servicios telefónicos virtuales ofrecen esa función.
La decisión de voz sobre IP (VOIP)
Los servicios telefónicos virtuales se pueden ofrecer de dos maneras:
- Servicio de telefonía tradicional que utiliza un PBX (intercambio de sucursales privadas) que usa las mismas líneas que usan su hogar y sus teléfonos celulares; o
- VOIP, un método que enruta sus llamadas a través de Internet.
Si bien el VOIP a menudo es menos costoso, hay dos datos importantes que se deben considerar antes de elegir un servicio telefónico virtual que utilice ese enfoque:
- Confiabilidad - VOIP requiere una conexión a internet estable y fuerte. Si eso no está disponible, verás llamadas confusas y caídas.
- Servicios de emergencia - Los servicios de emergencia están completamente integrados con los servicios telefónicos tradicionales que utilizan un PBX pero no con los servicios de VOIP. Eso significa que los servicios como el 911 no pueden rastrear llamadas de VOIP, una restricción severa si alguna vez tiene problemas. Si bien este problema se está abordando, sigue siendo una preocupación real.
Lista de servicios telefónicos virtuales
Para ayudarlo a encontrar un servicio telefónico virtual que se adapte a sus necesidades y presupuesto, hemos compilado la lista a continuación para comenzar.
Nota: las características y los precios varían ampliamente entre los servicios, así que asegúrese de hacer su investigación.
- 8×8
- AccessDirect
- llamada aérea
- Teléfonos de la alianza
- Correo de voz estadounidense
- Broadvoice
- eVoice
- Freedom800
- FreedomVoice
- Saltamontes
- Haloo
- Jerga
- Kall8
- Línea 2
- MightyCall
- Siguiente
- Una caja
- Onsip
- Ooma
- com
- Cabina telefónica
- RingCentral
- Sonetel
- co
- Entrada
- Talkroute
- Telzio
- UniTel Voice
- VirtualPBX
- VoiceNation
- VoiceShot
- VOIPstudio
- Vonage
- Vonjour
- WorkEasy
- Zaplee
Conclusión
En algún momento, muchos propietarios de pequeñas empresas se encontrarán considerando un servicio telefónico virtual.
No siempre es el tamaño de la empresa lo que impulsa la búsqueda de una solución, sino la conveniencia y la capacidad de "parecerse a una empresa más grande" que brindan estas soluciones.
Antes de comenzar a buscar, familiarícese con las funciones enumeradas anteriormente y luego utilice la lista de servicios telefónicos virtuales para iniciar la búsqueda.
Empresaria en la foto del teléfono a través de Shutterstock
3 comentarios ▼
