La gestión de registros permite a las empresas conservar y maximizar el valor de la información almacenándola correctamente, protegiéndola y asegurando que esté disponible y accesible en el futuro. Un administrador de registros desempeña un papel importante para garantizar que la información como un activo en una empresa sea segura y esté bien administrada. Los solicitantes requieren una especialización universitaria en administración de bibliotecas y archivos, o un campo estrechamente relacionado. El trabajo también requiere pensamiento crítico, habilidades de resolución de problemas y la capacidad de monitorear y coordinar activamente grandes volúmenes de información.
$config[code] not foundDiseño e implementación de sistemas de gestión de registros.
Las empresas generan una gran cantidad de información relacionada con ventas, marketing, recursos humanos y stock. Sin un sistema de gestión adecuado, la identificación, el almacenamiento, la circulación y la eliminación de registros puede ser un desafío difícil y tedioso. Los administradores de registros supervisan el diseño y la implementación de los sistemas de administración de registros impresos y electrónicos, como el almacenamiento de los archivos de los empleados en orden alfabético. Un administrador de registros también puede diseñar un sistema de referencia para ayudar a los usuarios a acceder a los registros y garantizar que los empleados guarden registros impresos en un formato electrónico u otro sistema de respaldo antes de deshacerse de ellos.
Supervisar la implementación de la política
Un administrador de registros define y clasifica los registros según su accesibilidad y relevancia para las partes interesadas internas y externas. Por ejemplo, los accionistas pueden tener acceso al informe financiero anual de la empresa pero no a los datos de los empleados. En una organización gubernamental, el gerente garantiza que el público solo acceda a la información que no comprometa la seguridad o las innovaciones del estado. Un administrador de registros también describe procedimientos a través de los cuales los empleados entregan registros a partes externas, como auditores, agencias federales y accionistas.
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Un gerente de registros diseña e implementa programas de capacitación y concientización para informar a los empleados sobre cómo manejar los registros de acuerdo con las políticas y pautas de la compañía. Se encarga de que los empleados entiendan las políticas de administración de registros, como la confidencialidad, la precisión y la autenticidad. Si no se adhiere a las reglas establecidas, se producen consecuencias, que un gerente de registros explica a los empleados de su departamento. También es su responsabilidad llevar a los nuevos empleados a través de la orientación y definir el alcance de sus trabajos dentro del departamento de registros. El administrador de registros también identifica las necesidades de habilidades de los empleados, como la capacidad de implementar nuevas tecnologías en la gestión de registros electrónicos, y organiza soluciones de capacitación que mantienen sus habilidades actualizadas.
Registros de seguridad y almacenamiento
Otra responsabilidad importante de un administrador de registros es garantizar la seguridad y accesibilidad de los registros. El administrador supervisa el almacenamiento seguro de registros mediante la implementación de sistemas de seguridad. Por ejemplo, puede presupuestar e implementar la instalación de cámaras para monitorear la actividad en una biblioteca de registros. El administrador también puede garantizar que los empleados específicos tengan contraseñas para una base de datos para garantizar que solo el personal autorizado tenga acceso a los registros.
