Una recepcionista es a menudo la primera persona con la que se contactará en compañías más grandes, incluso cuando sepa quién es la persona con la que necesita hablar. Ella contesta el teléfono y es la primera cara que verá cuando visite la oficina en persona. Su comportamiento y comportamiento son un reflejo externo de la organización y su papel es crucial para darle una buena primera impresión de la empresa. Se asegura de que los invitados y los clientes se sientan bienvenidos y que los miembros del público en general puedan obtener la información que necesitan de manera oportuna.
$config[code] not foundPersonalidad agradable
La personalidad de una recepcionista es crucial para dar a los clientes e invitados las primeras impresiones positivas. Debe poder completar sus tareas, como contestar teléfonos, enrutar llamadas y saludar a los visitantes de manera cortés y profesional. Debe ser útil y considerado al responder a las consultas y proporcionar información precisa sobre la organización. Una sonrisa genuina es una forma simple, pero muy efectiva de mostrar una personalidad agradable y hacer que una primera impresión entusiasta dure. Al ser un punto de contacto de servicio al cliente, la recepcionista también debe aprender a controlar sus emociones y controlar su ira y sus niveles de estrés cuando trata con clientes difíciles. Siempre debe reaccionar con calma y diplomacia.
Comunicador fuerte
Ser un oyente activo, un comunicador claro y la comprensión de documentos escritos complejos son habilidades de comunicación que una recepcionista debe poseer. Ella necesita poder escuchar a los clientes con paciencia, comprender su solicitud confirmando los deseos del cliente y resolver el problema de manera apropiada. Al dar información y direcciones, debe usar términos claros y simples para que los invitados, clientes y colegas lo entiendan fácilmente. Al trabajar con una variedad de procesos y procedimientos, también necesita comprender la comunicación escrita de una variedad de documentos relacionados con el trabajo.
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Dependiendo del tamaño de la empresa y la complejidad del papel del recepcionista, puede tener un gran número de personas que dependen de su confiabilidad y capacidad para cumplir con múltiples obligaciones. Un fuerte sentido de organización, atención al detalle, independencia e iniciativa son cualidades que necesita una recepcionista organizada. Una recepcionista que asume múltiples responsabilidades y desafíos y cumple con todos sus plazos y requisitos de trabajo se conocerá como un trabajador confiable y confiable dentro de la empresa.
Experto
Una recepcionista debe conocer la información correcta para responder preguntas del público en general, clientes e invitados. Ser capaz de proporcionar información esencial sobre la compañía, sus actividades y la ubicación de los miembros del personal y los departamentos es un dato básico que toda recepcionista debe conocer. Además, dependiendo de las tareas requeridas de una recepcionista, debe poder utilizar una gama de herramientas de tecnología de oficina que le ayudarán a ser eficiente y completar sus tareas en el momento dado.
