"Necesitamos hablar sobre el presupuesto del proyecto …"
$config[code] not foundNinguna frase puede infundir temor en el corazón de los gerentes junior y senior, como un correo electrónico urgente para discutir el presupuesto.
Si es gerente de proyectos, sabe muy bien lo difícil que puede ser mantener los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto. Entre el cambio en el alcance del proyecto, las demandas poco realistas de los clientes y los contratiempos inesperados, la gestión de un proyecto muchas veces se siente como arrear gatos.
Si encuentra que su equipo supera el presupuesto (incluso si el presupuesto inicial parecía estar completamente dentro del campo de juego), el problema podría no estar en su equipo, su liderazgo o su cliente, sino en las herramientas que está usando. Sí, estoy hablando de la costosa (y confusa) plataforma de gestión de proyectos que está utilizando.
Elegir la herramienta de gestión de proyectos en línea incorrecta puede configurar su negocio para una serie de problemas. Es una de las formas más comunes en que las empresas pueden terminar gastando algo de dinero serio sin siquiera darse cuenta. ¿Tiene dificultades para elegir el software de gestión de proyectos adecuado o no está seguro de si su plataforma actual es la adecuada para las necesidades de su equipo?
Cuidado con las siguientes banderas rojas:
Bandera roja n. ° 1
La planificación de proyectos y el trabajo ad-hoc no utilizan la misma plataforma.
Los gerentes de proyecto pasan el 90 por ciento de su tiempo comunicándose. ¿No debería su software de gestión de proyectos facilitar este proceso?
Al seleccionar un sistema de gestión de proyectos, opte por una plataforma que facilite el seguimiento de todos los aspectos de sus proyectos desde un solo sistema. De esta manera, cuando aparezcan las tareas ad-hoc, podrá agregarlas a la misma plataforma del proyecto, lo que facilitará el seguimiento de la carga de trabajo y la disponibilidad de cada miembro del equipo.
Identifique fácilmente qué miembros tienen más tiempo en su programación y cuáles están comprometidos en exceso para cambiar la carga de trabajo a medida que cambian las prioridades y la disponibilidad.
Bandera roja no. 2
No hay una incorporación estandarizada.
Cuando está administrando un equipo virtual, el primer paso para el éxito es estandarizar el proceso de incorporación.
Ponga a todos en la misma página desde el principio con un tutorial básico para usar la nueva plataforma. Establezca las expectativas de disponibilidad con una guía de comunicación y una hoja de información de contacto.
Las mejores plataformas de gestión de proyectos incluyen herramientas de chat virtual y programas de mensajería interna. El uso de la misma herramienta de chat que se incluye con el software de gestión de proyectos significa que puede ajustar instantáneamente las tareas, agregar notas a diferentes trabajos o cambiar los plazos sin abandonar el programa.
Bandera roja n. ° 3
Utiliza un servicio para la gestión de proyectos y otro para compartir archivos en la nube.
Sí, DropBox y Google Docs son geniales, pero me parece que cuando estoy administrando un proyecto importante, es mucho más fácil mantener todos los archivos en la misma ubicación que las listas de tareas y las reuniones de colaboración / compartimiento de pantalla.
Mi equipo incluye un número de versión en cada nombre de archivo y las iniciales de la última persona para realizar cualquier modificación en el archivo. De esta manera, si hay una pregunta sobre el contenido o lo que se cambió, al instante sé a quién contactar. Esto ayuda a evitar que los archivos se entierren en una cadena de correo electrónico y que las ediciones se dupliquen.
Independientemente de la convención de nomenclatura de archivos que elija, instale un sistema desde el primer día para administrar y rastrear los archivos y manténgalos en un solo lugar.
Bandera roja n. ° 4
No hay espacio para discusiones colaborativas o reuniones virtuales.
El software de administración de proyectos ofrece más que solo rastrear tareas y almacenar archivos.
Cuando está ejecutando un equipo virtual, las reuniones regulares pueden ser un desafío. Dicho esto, sin una comunicación clara, todo el proyecto podría desmoronarse. Elija un día y hora (como los lunes a las 10 a.m. y los jueves a las 2 p.m.) para tener una sesión de registro de estado semanal del proyecto.
Sea considerado con los miembros del equipo que viven en diferentes zonas horarias; Las reuniones del mediodía son generalmente más fáciles para que todos "asistan". Tener un día y hora específicos programados de manera sistemática por adelantado mantiene a todos en la misma página y el proyecto avanza.
Bandera roja n. ° 5
Un montón de campanas y silbidos, sin embargo, no hay suficiente funcionalidad de núcleo.
Al seleccionar una plataforma de gestión de proyectos, es tentador elegir la que tenga las características más sofisticadas.
Asegúrese de que la funcionalidad central respalde estas campanas y silbidos. Ya sea que se trate de una integración completa con Gmail y DropBox, la transformación de un solo clic de correo electrónico a la tarea del proyecto o la mensajería instantánea dentro de un área de trabajo compartida, elija las funciones adecuadas para su equipo virtual.
Wrike, Zoho Projects y Clarizen son tres opciones populares basadas en la web para la colaboración de proyectos que ofrecen características similares. Antes de comprometerse con una sola plataforma, llévelos a una prueba de manejo para determinar cuál se adapta mejor a sus necesidades.
Línea de fondo
Los proyectos completados no se materializan por pura fuerza de voluntad. Gastar demasiado dinero en costosas plataformas de gestión de proyectos que no hacen el trabajo no solo perjudica los resultados de su empresa, sino que también reduce la productividad y prolonga los plazos.
Vuelva al camino con una plataforma de administración de proyectos que rastrea tareas, descripciones generales, almacena archivos, ofrece una visión general de los miembros del equipo y brinda reuniones virtuales / mensajería instantánea fáciles desde el mismo lugar.
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