Cuando dirige una pequeña empresa, no tiene el lujo de contar con un departamento de TI a tiempo completo para ayudarlo a recuperarse rápidamente. Tampoco puede darse el lujo de improvisar un programa de respaldo y esperar que funcione cuando los chips están caídos. Es por eso que, para mis clientes de pequeñas empresas, recomiendo pensar en cómo lidiar con un desastre de datos antes de que suceda. (Y confía en mí, lo hará.)
Estas son las cuatro pautas en las que debe pensar hoy, mientras que todas sus PC y aplicaciones funcionan sin problemas y su nivel de estrés es bajo:
Sepa lo que valen sus datos.
Si su sistema de punto de venta accionado por PC emite una copia impresa por cada transacción, es posible que pueda recuperarse con bastante facilidad si pierde sus datos de ventas en línea por un día o dos, solo con volver a ingresar la información de ventas. Pero si tiene un negocio de pedidos por correo de gran volumen, querrá asegurarse de que los detalles de cada venta se almacenen localmente y se realicen copias de seguridad externas, en tiempo real. Saber cuánto puede perder le ayudará a decidir qué tipo de sistema de respaldo necesita.
Encuentre un especialista en reparación / recuperación en el que pueda confiar.
Cuando manejé mi propio negocio local de reparación de PC hace unos años, me sorprendió la cantidad de personas que me llamaron por primera vez después de un desastre de datos. Estaban abrumados por el pánico, y su negocio se había paralizado (y sus ingresos se habían reducido a cero) mientras intentaban averiguar qué hacer a continuación. El mejor momento para contratar a un especialista en reparación de computadoras / recuperación de datos es antes de que ocurra un desastre. Asa a un candidato potencial de la forma en que entrevistaría a un nuevo empleado importante. Asegúrese de que esa persona entienda cómo funciona su negocio y sea capaz de adaptar sus servicios a sus necesidades. Y asegúrese de verificar las referencias cuidadosamente, preferiblemente hablando con clientes con negocios similares a los suyos.
Tener un plan de desastre de datos.
No existe tal cosa como un plan de copia de seguridad y recuperación de talla única, como tampoco existe una pequeña empresa genérica. ¿Qué harás si un rayo fríe la placa base de tu PC? ¿Cómo recuperará un disco duro defectuoso que daña los archivos de datos de su programa de contabilidad? ¿Está preparado si un ladrón se aleja con el cuaderno que contiene la base de datos de su cliente y los registros de facturación? Un consultor competente debe poder ayudarlo a adaptar un sistema que se adapte a sus necesidades comerciales, manteniendo un stock de piezas de repuesto para sistemas críticos, configurando rutinas de copia de seguridad dentro y fuera del sitio e implementando funciones de seguridad (como el cifrado de unidad BitLocker) para evitar que intrusos y ladrones accedan a datos confidenciales.
Hacer ejercicios regulares de recuperación de datos.
La otra cara de cada plan de respaldo es un plan de recuperación. La Ley de Murphy garantiza que algunos sistemas críticos fallarán en el momento más inoportuno posible, y lo último que querrá hacer en esas condiciones estresantes es revisar frenéticamente un manual que descubra cómo recuperar sus datos perdidos. Peor aún es descubrir que los archivos que realmente necesitas nunca fueron respaldados y se perdieron para siempre. Un buen socio de reparación / recuperación puede ayudarlo a probar su sistema de respaldo con regularidad para asegurarse de que puede recuperar rápidamente los datos que necesita cuando los necesita. Y asegúrese de que sus empleados sepan a quién llamar y qué hacer (y qué no hacer) si un sistema informático crucial deja de funcionar correctamente.
Siempre me impresionan los ingeniosos sistemas que los empresarios inteligentes diseñan para mantener sus datos cruciales siempre disponibles. Un amigo, que dirige una empresa de consultoría internacional que factura a precios asombrosos por hora, compra dos computadoras portátiles idénticas y mantiene una imagen reflejada de los archivos de datos y programas en cada una. Si una de las computadoras portátiles falla, la segunda puede ser puesta en servicio tan pronto como FedEx pueda entregarla. Cuando mi padre dirigió una cadena de tintorerías, cada una con su propio sistema de punto de venta, sus empleados pusieron cintas de respaldo todas las noches, y esas cintas se incluyeron en el mismo sobre que contenía los recibos del día.
Su sistema de preparación para emergencias no tiene que ser tan complejo (o tan caro). Lo importante es tener un plan.
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Sobre el Autor: Ed Bott es un periodista de tecnología galardonado con más de dos décadas de experiencia en la redacción de medios de comunicación tradicionales y publicaciones en línea, que incluye periodos como editor de la edición de PC Computing en los EE. UU. Y editor de PC World. Escribe la Experiencia de Windows de Ed Bott y también escribe una columna en ZDNet.
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