Las reuniones de negocios a través de conferencias de audio y video se han convertido en una parte integral de cualquier organización. Se acabaron los días en que solo los gigantes de TI solían comprar software de colaboración en línea para realizar reuniones de negocios a través de Internet.
Hoy en día, incluso las pequeñas empresas se están dando cuenta de los beneficios de usar herramientas de colaboración para conferencias web.
El resultado es la muerte lenta de las reuniones cara a cara, de las que ya vimos evidencia hace unos cuatro años.
$config[code] not found- Cisco Systems canceló su capacitación en ventas en 2009.
- Apple se retiró de sus futuros Macworlds.
- Muchas compañías incluso han reducido la fuerza de su equipo en el departamento de eventos y reuniones, seguido por un fuerte aumento en las reuniones virtuales.
Con la adopción de herramientas y software para reuniones en línea, puede ahorrar entre el 50 y el 80 por ciento de los costos, que de lo contrario se gastan en habitaciones de hotel, alquiler, transporte, empaques y exhibiciones de marketing. Organizar eventos virtuales puede costarle tan poco como $ 10 por día en lugar de una inversión de $ 200 a $ 1,000 para un evento físico.
Esto significa que obtienes lo mismo por menos.
Sin embargo, el simple hecho de tener una herramienta de conferencia web no garantiza el éxito en la realización de reuniones en línea.
Hay dos maneras de mirarlo.
- Primero, su herramienta de reunión en línea debe ser bendecida con todas las características cautivadoras y necesarias para una audioconferencia y videoconferencia sin problemas.
- Segundo, el contenido de la presentación debe ser lo suficientemente atractivo como para continuar una sesión interactiva.
Debe tener la plataforma adecuada para organizar reuniones en línea con todas las funciones de colaboración probables, así como adoptar estrategias de presentación de contenido bien estructuradas para mantener a las personas por un período de tiempo más prolongado.
A menos que estos dos aspectos estén bien atendidos, las reuniones virtuales no pueden tener éxito. Aquí hay una lista de consejos de conferencias web que también le pueden resultar útiles.
Cómo gestionar tanto los requisitos
Ganar negocios en reuniones en línea se trata de cómo hacer que las comunicaciones sean más fáciles y fluidas entre sus clientes y sus pares.
Solo ayúdelos a colaborar sin problemas en todo lo que quieran proponer, discutir, revisar o lograr en la comodidad de su propia oficina o incluso de su hogar. Y estás en casa.
Dado que la naturaleza de los compromisos e interacciones durante las reuniones en línea depende completamente de las estrategias de presentación, las expectativas de negocios y el enfoque del contenido entre los participantes, depende de ellos cómo pueden hacer el mejor uso de las herramientas y los recursos disponibles.
Cuanto más específico, resumido y orientado a la acción presente en una reunión, más alto podrá lograr los objetivos comerciales de todos y, por lo tanto, cerrar acuerdos rápidos.
Ahora llegando al requisito principal, es seleccionar la herramienta correcta. No puede comprometerse con ninguna de las funciones premium que los proveedores líderes pueden ofrecerle. De hecho, no hay escasez de buenas herramientas de conferencia web en el mercado.
La siguiente cosa importante en su lista de verificación es cuánto mejor califica una herramienta de reunión en línea y elige una adecuada para su negocio. Si bien muchos de nosotros somos conscientes de la importancia de realizar reuniones a través de VoIP y por teléfono, existen mejores formas de optimizar su uso.
En este artículo, echaremos un vistazo a todas esas 5 posibilidades.
Haga la colaboración más sencilla, realizable e interesante en cualquier momento y en cualquier lugar
Su software de reunión en línea debe tenerlos todos:
- Compatibilidad total con todos los navegadores populares como Chrome, Firefox y Safari que usan los participantes, para que nadie se sienta aislado
- Soporte para hospedar presentaciones interactivas, demostraciones de productos y revisiones de productos, o incluso revisar contratos comerciales juntos … todo para la conveniencia de su cliente
- Capacidad para registrar, archivar y reutilizar los resultados de las reuniones internamente en los equipos y la organización, a fin de analizar mejor los requisitos y comentarios de los clientes
- Una forma más inteligente de cargar sus propios medios o agregar imágenes a su pizarra desde Flickr, de modo que pueda compartir rápidamente contenidos multimedia con los participantes como referencias, incluso cuando la reunión está activa
- Soporte para administrar todo tipo de interacciones (presentar, compartir, discutir, editar y generar ideas) en tiempo real y en forma natural, así como la flexibilidad de revisar el análisis de la pizarra más adelante para una perspectiva detallada.
Haz que la sala de reuniones se vea grandiosa y cara
Sí, mirar y sentir importa mucho.
Cuanto más interesante y atractiva sea la sala de reuniones y la sala de espera para los clientes, mejor será la impresión para su marca.
Agregar el logotipo de una empresa, usar colores de marca y pancartas atractivas para los anuncios, puede hacer que su cliente piense que ha aplicado un diseño personalizado para tratar la reunión como algo especial y serio.
En conjunto, es una experiencia de marca que sus clientes llevarán a sus próximas reuniones.
Eso, quizás con una buena retroalimentación puede ayudarlo a cerrar un trato crucial.
Con los paquetes de plantillas de marca, puede crear temas de reunión únicos para cada uno de los departamentos o grupos dentro y fuera de la organización, y así conservar la identidad corporativa de su marca.
Habilitar el uso compartido de escritorio y el control de pantalla remoto
Una de las formas más fáciles y efectivas de aumentar la participación de la audiencia es compartir el control entre los participantes.
El control remoto de la pantalla brinda libertad a los compañeros de trabajo, clientes, invitados y visitantes en la forma en que desean seguir adelante con sus propios lanzamientos y presentaciones.
Con las opciones para compartir el escritorio, los equipos pueden colaborar en programas en vivo como videos de demostración de productos, revisión de documentos, presentaciones corporativas de Power Point, cuadros de hojas de cálculo o cualquier proyecto en curso. Obtienen un mejor control sobre sus sesiones individuales y mantienen las discusiones abiertas para vistas de 360 grados.
Ubicación, zona horaria, número de asistentes … nada puede ser una barrera para que otros escuchen su mensaje y lo actúen.
Habilitar el poder de la sesión de chat privada y moderada
Se supone que las reuniones en línea deben ser naturales, interactivas y confidenciales a veces.
Las discusiones privadas durante una reunión web en curso ayudan a aclarar muchas preguntas que de otra forma no se resolverían.
$config[code] not foundEn una reunión de grupo, es obvio que no todos los miembros entienden cada uno de los temas de discusión al mismo ritmo. Muchas veces, los asistentes se quedan con preguntas desatendidas que resultan en confusiones y problemas importantes.
Los malentendidos y las consultas más breves pueden llevar a un desacuerdo sobre un objetivo comercial común. Esos vacíos de comunicación necesitan una respuesta rápida durante la reunión en sí, o de lo contrario es difícil llegar a un consenso. Y ese es el objetivo final de cualquier reunión de grupo.
La opción de chat privado asegura que un asistente reciba comentarios y reacciones en tiempo real sobre una agenda en particular o un elemento de acción de otro asistente sin molestar a otros en la sala de reuniones. Esto ayuda a los asistentes a entender los comentarios y las acciones de los demás en privado y de una mejor manera. Esto lleva la colaboración en línea a una mayor altura.
El chat rápido uno a uno hace que las conversaciones sean confidenciales, por lo que los problemas se resuelven de manera rápida y silenciosa sin interrumpir la sesión común.
Aplicar la traducción de idiomas para conversaciones globales
Las perspectivas de negocios, socios y compañeros pueden ser de cualquier parte del mundo. Por lo tanto, las comunicaciones empresariales globales pueden estar en cualquier idioma.
Por lo tanto, la preferencia de idioma no debe ser una barrera en las conferencias en línea, especialmente cuando los asistentes son hablantes nativos.
Necesita una plataforma de reunión en línea que permita a los miembros elegir entre 50 idiomas diferentes que prefieren traducir, todo en tiempo real. Esto elimina las barreras de comunicación y permite que la conversación fluya en el idioma nativo del hablante.
Como anfitrión de una reunión en línea, debe asegurarse de que cada miembro pueda aplicar la preferencia de idioma con un simple clic en el botón "Traducir".
La conversación de chat multilingüe también puede ser útil para la capacitación de clientes y los equipos de apoyo. Con el servicio de traducción de chat instantáneo, los clientes pueden hacer preguntas, moderar aplicaciones y hacer más durante demostraciones de productos en su idioma nativo. Esto aumenta su posibilidad de cerrar más negocios y retener clientes felices.
Por último, pero no menos importante, su plataforma de reuniones en línea debería funcionar independientemente de la ubicación geográfica, el sistema operativo y la zona horaria.
Si su plataforma de reuniones en línea existente aún no ha incorporado todas estas características esenciales, es el momento adecuado para buscar una alternativa. Las buenas herramientas de colaboración en línea no solo mejoran la productividad de su equipo, sino que también crean una impresión de su marca para otros.
Foto de la reunión a través de Shutterstock
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