Nota del editor: Nos complace mucho ofrecerle esta columna invitada del escritor invitado Dan Hoffman. A principios de este año tuve el placer de presentar a Dan Hoffman en mi programa de radio, y el programa despertó mucho interés. Dan explica los beneficios de VoIP y cuándo tiene sentido para su negocio.
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VoIP, abreviatura de Voz sobre Protocolo de Internet, es una tecnología que traduce la voz en pequeños paquetes de datos, envía estos paquetes a través de conexiones de datos de banda ancha en lugar de las líneas telefónicas tradicionales, y los traduce de nuevo en voz una vez que llegan a su destino. El Grupo Radicati pronosticó recientemente que el 74 por ciento de todas las líneas telefónicas corporativas usarán VoIP en los próximos tres años. Para los propietarios de negocios que dan el salto a VoIP desde los servicios de sistemas telefónicos tradicionales, la capacidad de enviar tráfico de voz a través de redes de datos se traduce en importantes beneficios.
¿Qué tiene de genial VoIP?
Muchos propietarios de negocios equiparan la VoIP con el ahorro de costos, en gran parte debido a las campañas publicitarias generalizadas que promocionan las ofertas de VoIP del consumidor. Sin embargo, las llamadas más baratas son solo una pequeña parte de la historia para el mercado empresarial, que exige capacidades de sistemas telefónicos bastante diferentes. Para el mercado empresarial, la inversión inicial en equipos y los recursos técnicos continuos necesarios para instalar y administrar con éxito un sistema telefónico basado en IP pueden ser sustanciales y costosos, dependiendo de la implementación. Comprender completamente el impacto de VoIP más allá de los ahorros mensuales de larga distancia requiere una evaluación integral de los beneficios, costos y opciones asociadas con VoIP.
Además de la inversión inicial, muchas pequeñas y medianas empresas son reacias a implementar sistemas telefónicos VoIP porque tienen recursos técnicos internos y experiencia limitados, y carecen de acceso al amplio personal de TI que disfrutan las empresas más grandes. Además, las pequeñas y medianas empresas a menudo no pueden arriesgar la confiabilidad y los problemas de calidad que afectan al servicio de telefonía VoIP del consumidor entregado a través de la Internet pública.
Sin embargo, muchas compañías están de acuerdo en que los beneficios de VoIP superan sustancialmente sus costos. Con VoIP, puede reconfigurar fácilmente su sistema telefónico en una computadora sin contratar a un técnico externo para reprogramar manualmente el sistema telefónico y acomodar los movimientos, adiciones o cambios de los empleados. Agregar nuevos empleados y mover estaciones de trabajo se convierte en un proceso simple y rentable, creando una organización ágil y más ágil.
Los trabajadores remotos, los teletrabajadores y los ejecutivos que viajan también aprecian las capacidades de uso remoto de VoIP. Ya sea que estén en casa o en un aeropuerto, los trabajadores externos pueden usar extensiones virtuales para conectarse al sistema telefónico de la oficina desde cualquier ubicación remota con acceso a Internet de banda ancha. Los trabajadores remotos y que viajan también pueden usar un teléfono habilitado para IP, o softphone (software especial instalado en una computadora portátil o PC para que funcione como un teléfono) para hacer y recibir llamadas como si estuvieran trabajando en el escritorio de su oficina.
"Al igual que una PC, puedo conectar y reproducir teléfonos tanto dentro como fuera de la oficina y realizar movimientos, adiciones y cambios sin necesidad de envío de servicio", dice Jeff Edelstein, vicepresidente de tecnología de la información en Lazare Kaplan, uno de los principales centros de corte de diamantes. empresa. Edelstein cambió a un sistema telefónico basado en IP cuando su compañía se mudó a su sede corporativa en la ciudad de Nueva York.
VoIP también permite una conexión perfecta entre las múltiples oficinas de una empresa a través de una sola recepcionista, un operador automático y un sistema de correo de voz. Las empresas con múltiples oficinas también pueden usar llamadas internas de cuatro dígitos entre ubicaciones. Por ejemplo, Lazare Kaplan tiene oficinas en todo el mundo, en lugares como Israel, Japón, Bélgica y África, y mediante el uso de un sistema de teléfono VoIP, los empleados evitan los costosos cargos internacionales. Estas características ayudan a dar a las empresas una presencia coherente para los componentes internos y externos.
Los beneficios adicionales de los sistemas de telefonía IP son las redes consolidadas de voz y datos. Si bien los sistemas telefónicos analógicos requieren infraestructuras de voz y datos independientes, VoIP permite que una sola red convergente ejecute ambos tipos de aplicaciones, lo que reduce los costos de ancho de banda para las organizaciones.
¿Cuáles son mis opciones de VoIP?
La VoIP de clase empresarial viene principalmente en dos sabores: basados en locales y subcontratados. Al igual que un PBX tradicional o un sistema clave, un sistema de teléfono IP basado en las instalaciones reside en el sitio del cliente. En esta configuración, los clientes generalmente son responsables de comprar, instalar y mantener todo el equipo necesario y de negociar contratos locales, de larga distancia, de conferencia y de servicios de Internet de múltiples proveedores de servicios.
En contraste, con un modelo subcontratado, el cliente no tiene hardware físico en el sitio que no sea los teléfonos en cada escritorio y un enrutador administrado. Un único proveedor proporciona servicio a través de un PBX alojado, de un cliente compartido, a través de conexiones IP privadas, que generalmente son líneas T-1 o DSL. Los proveedores subcontratados suelen ofrecer servicios con todo incluido por una tarifa mensual fija, proporcionando el servicio de marcación por tonos, local, de larga distancia e internacional, conferencias, mantenimiento y soporte y acceso a Internet.
Las soluciones de sistemas de telefonía IP subcontratadas están ganando popularidad entre las pequeñas empresas, especialmente aquellas que carecen del personal interno y los recursos internos necesarios para operar un sistema tan complejo por su cuenta. La demanda anticipada de sistemas de telefonía VoIP externalizados es tan fuerte que la firma de servicios de asesoría, InfoTech Research Group, que se concentra en las necesidades de TI de las organizaciones medianas, predice que el 48 por ciento de los sitios de negocios pequeños y medianos usará una solución alojada para el 2010 Debido a que un tercero suministra instalación, actualizaciones, mantenimiento y soporte, el valioso personal interno es libre de enfocarse en asuntos estratégicos más importantes, como hacer crecer el negocio.
Las compañías que consideran soluciones de VoIP externalizadas también pueden trabajar en conjunto con consultores de TI o integradores de sistemas que entienden sus necesidades de red y datos. En estos casos, es importante que el consultor o integrador trabaje en estrecha colaboración con el proveedor de servicios de VoIP para que los problemas que surjan durante la integración se manejen con prontitud. "Recomendamos el sistema de teléfono IP subcontratado de M5 a muchos de nuestros clientes que buscan un nuevo sistema telefónico", dice Jayesh Punater, presidente, fundador y director ejecutivo de Gravitas Technology, una firma de servicios de TI que se especializa en los mercados de fondos de cobertura y de capital privado. "La externalización de la tecnología de la información y las comunicaciones permite a las empresas centrarse en hacer crecer sus negocios y satisfacer las necesidades de sus clientes en lugar de gastar valiosos dólares en el mantenimiento del equipo del sistema telefónico". ¿Estás listo para VoIP?
Los sistemas de telefonía VoIP ofrecen mayor flexibilidad y capacidades de mejora de la productividad que antes solo podían obtener las compañías Fortune 500. Ahora accesible a un público más amplio, la tecnología puede hacer que las pequeñas y medianas empresas sean tan confiables, accesibles y orientadas al servicio como sus contrapartes de empresas más grandes. Si aún no está claro si su negocio está listo para VoIP, responder las siguientes preguntas puede facilitar su decisión: Cuando esté listo para presentar su empresa a VoIP, asegúrese de trabajar con un proveedor de servicios competente y confiable en el que confíe. Conozca a todos los actores clave de la organización y hable con clientes existentes con requisitos similares a los suyos. Y si no tiene los recursos internos, consulte a un tercero calificado para evaluar la tecnología antes de hacer su selección. Sobre el Autor: Dan Hoffman es presidente y director ejecutivo de M5 Networks (www.m5net.com), con sede en Manhattan. Actualmente, la compañía proporciona su Sistema de teléfono IP de terceros a más de 450 pequeñas y medianas empresas en el área metropolitana de Nueva York. Dan puede ser contactado en correo electrónico protegido
