Los dueños de pequeños negocios son algunos de los trabajadores más duros. Luchas para llegar a fin de mes y para hacer un seguimiento de todo lo que sucede en tu empresa. Muchos pequeños emprendimientos se están ejecutando con pocos recursos y dependen totalmente de retener a sus valiosos clientes y clientes para que el dinero no entre por la puerta.
No solo eso, sino que los propietarios de pequeñas empresas saben cómo usar muchos sombreros (¡y se ven muy bien en ellos!). Es posible que en un minuto esté realizando llamadas de ventas, en el siguiente, realice la entrada de datos, desbloquee la copiadora, procese la factura de un cliente o solicite suministros de oficina. Lo haces todo.
$config[code] not foundLos propietarios de pequeñas empresas enfrentan tantas responsabilidades … ¡y luego están los gastos! Cualquier persona que se haya embarcado en los primeros años de una empresa nueva o haya administrado una pequeña oficina puede decírtelo: todo el presupuesto se analiza desde los clips hasta el software. Unos pocos cientos de dólares pueden significar la diferencia entre hacer la nómina y pagar el alquiler de la oficina (o incluso, pagar su propio alquiler).
No es de extrañar entonces, los propietarios de pequeñas empresas se sienten estresados y estirados. Es una gran responsabilidad, y aunque hay mucha alegría en dirigir una pequeña empresa y ser su propio jefe (¡hurra!) También hay mucha ansiedad. Si se pierde una fecha límite o el cliente se retira, puede cerrarlo.
Libérate de la locura de la hoja de cálculo
Muchos propietarios de pequeñas empresas elaboran sistemas de hoja de cálculo elaborados para realizar un seguimiento de todo. Después de todo, tiene que encontrar una manera de controlar a cada contacto del cliente, sus pedidos y documentos asociados con esos pedidos, fechas límite, objetivos del proyecto e hitos.
Luego están los calendarios: como propietario de una pequeña empresa necesitará cinco o seis calendarios diferentes (al menos). Un calendario de producción, un calendario para realizar un seguimiento de las ventas y citas con los clientes, su propio calendario, por supuesto, un calendario comunitario para coincidir y programar sus eventos con acontecimientos importantes … y la lista continúa.
Probablemente querrá configurar una hoja de cálculo para realizar un seguimiento de la última vez que envió por correo electrónico a los clientes y la última vez que actualizó su información de contacto, que deberá actualizarse en su sistema de correo electrónico. También querrá una hoja de cálculo de sus sistemas de correo electrónico, actualizaciones de redes sociales, análisis, programas de software y software de facturación, contabilidad y ventas. Oh … y, por supuesto, querrás hacer una hoja de cálculo de tus hojas de cálculo.
¡PARA LA LOCURA!
Usted necesita un programa de gestión de proyectos
Este software común de gestión de proyectos es solo para grandes empresas. Realmente, aunque es absolutamente crítico para las pequeñas empresas. Las grandes empresas pueden permitirse perder un cliente aquí y allá, pero las pequeñas empresas no pueden. Las grandes empresas cuentan con varias personas que gestionan y trabajan en una tarea, y todas pueden realizar un seguimiento de solo una parte del proyecto. Para los propietarios de pequeñas empresas, tienes que hacer un seguimiento de TODO.
Por eso, como propietario de una pequeña empresa, es fundamental contar con un excelente software de gestión de proyectos. Se trata de liberarte para hacer las cosas que necesitas hacer. Pasar horas tratando de hojear los archivos masivos de Excel para encontrar la respuesta a una pregunta simple puede ser enloquecedor y puede costarle tiempo y dinero. En los negocios, la tendencia hacia herramientas inteligentes de gestión de proyectos continúa y se está fortaleciendo.
El factor costo
Lo sorprendente del software de gestión de proyectos es que no es tan caro como podría pensar. Dependiendo de la cantidad de usuarios, puede acceder a muchos programas de forma gratuita y la mayoría por menos de cien dólares al mes.
Otra preocupación es el tiempo que puede tomar para "mover datos" y configurar el software. Encuentre un programa de administración de proyectos que se integre con los sistemas que ya tiene instalados y trabaje con sus calendarios y programas de contacto con clientes como Gmail y Google Calendar, MailChimp y Evernote. Una vez que se comprometa a usar un programa de gestión de proyectos, puede estar en funcionamiento literalmente al día.
Organizarse
Piense en el software de gestión de proyectos como un archivador, un calendario y una gran pizarra, todo en uno. Imagina que estás sentado en tu oficina, hace veinte años, rodeado de una tarjeta de presentación y un archivo Rolodex para cada cliente. Tiene copias en papel de cada documento que ha enviado. Usted tiene libros de contabilidad y archivos sobre archivos. Tiene una tabla grande para realizar un seguimiento de cada proyecto en su canalización y varios calendarios diferentes para realizar un seguimiento de las fechas de vencimiento de cada proyecto.
¿Te sientes abrumado todavía?
El excelente software de administración de proyectos ofrece acceso y organización a todos estos datos directamente en la palma de su mano o en la pantalla de su escritorio. Es un gerente de proyecto virtual, que le recuerda las fechas de vencimiento y los plazos, y le da un suave empujón cuando necesita comunicarse con alguien.
Como propietario de una pequeña empresa, la pregunta no debe ser si puede gastar tiempo y energía para utilizar un programa de gestión de proyectos, pero ¿cómo podría no hacerlo?
Foto de grupo de trabajo pequeño a través de Shutterstock
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