El 18 de mayo, el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos (DOL, por sus siglas en inglés) anunció actualizaciones finales de las exenciones de horas extraordinarias de la Ley de Normas Laborales Justas.
Las nuevas reglas de tiempo extra (conocidas como la "regla final") aumentan el umbral salarial necesario para calificar para la exención de tiempo extra de $ 455 por semana ($ 23,660 por año) a $ 913 por semana ($ 47,476 por año) y afectan a 4.2 millones de trabajadores.
Además, el requisito de compensación anual total necesario para cumplir con la exención del empleado altamente compensado (HCE) aumentará de $ 100,000 por año a $ 134,004.
$config[code] not foundCualquier empresa que emplee trabajadores con salarios por debajo del nuevo umbral deberá considerar su mejor curso de acción o enfrentar el pago de miles de personas con salarios más altos. También podrían estar sujetos a demandas de empleados por incumplimiento de la regla. Ningún negocio está exento, independientemente de su tamaño.
Además de los cambios en el umbral salarial, las nuevas reglas de horas extraordinarias:
- Actualice automáticamente el umbral salarial cada tres años, basado en el crecimiento salarial a lo largo del tiempo, aumentando la previsibilidad;
- Fortalecer las protecciones de horas extras para los trabajadores asalariados que ya tienen derecho a horas extras;
- Modifique la prueba de la base salarial para permitir que los empleadores utilicen bonos y pagos de incentivos no discrecionales (incluidas las comisiones) para satisfacer hasta el 10 por ciento del nuevo nivel de salario estándar;
- Brindar mayor claridad a los trabajadores y empleadores.
La regla final entra en vigencia el 1 de diciembre de 2016.
Con respecto a los cambios, Mike Trabold, director de cumplimiento con Paychex, un proveedor de servicios de tecnología de recursos humanos, en una central telefónica con Small Business Trends, dijo:
“Históricamente, para individuos en ciertas categorías de trabajo (incluyendo ejecutivo, administrativo y profesional), había un umbral salarial de larga data de $ 23,660 al año. Si tenía un empleado en una de esas categorías … que supera ese límite, no tenía que pagar esas horas extras individuales si esa persona era un empleado exento.
“Lo que sucedió a lo largo de los años fue la creciente preocupación de muchos de los grupos de defensa de los empleados por el hecho de que el número de $ 23,660 era demasiado bajo, y las consecuencias prácticas de esto eran personas que podrían haber sido gerentes de un restaurante y ganar $ 25,000 al año. Pero debido a que fueron designados como exentos, no eran elegibles para horas extras. Así que teníamos personas que trabajaban entre 50 y 60 a 70 horas a la semana y no eran elegibles para las horas extras ”.
Para abordar las preocupaciones de los grupos de defensa, el gobierno de Obama elevó el umbral salarial a $ 47,476 por año, más del doble del límite existente, dijo Trabold.
Opciones de pago para empleados tras el cambio de nuevas reglas de horas extra
Los empleadores tienen que tomar algunas decisiones cuando se trata de pagarles a los empleados según las nuevas reglas de tiempo extra, según Trabold.
"El ejercicio que están atravesando muchos empleadores ahora es que tienen personas en ese umbral entre lo que era actualmente y lo que será ahora", dijo. "Tendrán que tomar una decisión sobre si aumentar el salario de esas personas por encima del umbral de $ 47,476, para que no sean elegibles para las horas extras, o tendrán que designarlos como trabajadores por hora y pagarlos". a ellos por horas extras si trabajan más de 40 horas a la semana ".
Limitar a los empleados a no más de 40 horas por semana podría ser un desafío y resultar en una pérdida de productividad, dijo Trabold.
"Eso podría afectar al empleador porque muchas personas que actualmente están exentas desde un punto de vista práctico están trabajando más de 40 horas a la semana", dijo. "Es posible que tenga un cuerpo de trabajo que actualmente se está realizando y que tendrá que encontrar la manera de abordar una vez que las nuevas reglas entren en vigor".
9 maneras en que los empleadores pueden prepararse para la regla final
Trabold proporcionó la siguiente lista de verificación para ayudar a los empleadores a prepararse antes de que las nuevas reglas de tiempo extra entren en vigencia el 1 de diciembre de 2016.
1. Determine el impacto de la regla final en su negocio
Los empleadores deben familiarizarse con los cambios en las reglas para determinar su situación de tiempo extra.
Trabold dijo que una investigación reciente realizada por Paychex encontró que uno de cada cinco empleadores no estaba al tanto de la regla final, y el 55 por ciento no creía que se aplicara a ellos.
2. Realizar una auditoría
Realice una auditoría de los empleados que puedan verse afectados. Trabold aconsejó comenzar con una revisión básica del personal actual, el estado exento y los niveles de compensación.
Los empleados actualmente clasificados como exentos de las protecciones de horas extraordinarias de la Ley de normas laborales justas deben cumplir con la prueba de deberes para su exención, así como el umbral salarial.
"Trabaje con sus equipos de contabilidad y recursos humanos para revisar su nómina e identificar a los empleados exentos con salarios actuales por debajo o muy cerca de los nuevos umbrales propuestos", dijo Trabold.
3. Rastrea el tiempo de los empleados exentos
Los empleadores deben comenzar a rastrear las horas de sus empleados exentos, aquellos que ganan por debajo del umbral de $ 47,476. Es fundamental que los empleadores tengan datos precisos por hora y un registro de auditoría claro para cuando sus empleados han trabajado por varias razones.
"Habrá muchos empleadores que, para administrar este gasto, moverán a las personas que actualmente están exentas a cada hora", dijo Trabold. "Eso puede tener mucho sentido en términos de administración de la economía, pero lo hará más importante, obviamente, ya que ahora son empleados por hora, para realizar un seguimiento muy preciso de su tiempo y las horas que trabajan para que se les pague correctamente. ”
Trabold también dijo que los empleadores deben hacer un seguimiento del tiempo que los empleados exentos dedican a trabajar desde su casa después de las horas de trabajo, ya que también sería compensable.
4. Determine qué empleados pasarán al estado no exento
Una vez que los empleadores identifiquen a los empleados exentos que se verán afectados por la regla, deberán decidir si aumentar sus niveles salariales para mantener el estado exento o hacer que el empleado pase al estado no exento.
"Los empleadores que opten por la transición de los empleados a un estado no exento tendrán que determinar la base para el pago (por hora o asalariado) y garantizar que cumplan con el requisito de salario mínimo para la cantidad de horas que se espera que trabaje el empleado", dijo Trabold. "También deben considerar si las horas extraordinarias serán necesarias y permitidas. La consistencia es crucial para mitigar la exposición a demandas por discriminación ”.
5. Desarrollar un plan
"Mire sus pagos históricos de horas extra y determine si es probable que sus costos aumenten debido a las horas trabajadas", dijo Trabold. “Lleve a cabo una planificación de escenarios con sus asesores y haga las siguientes preguntas: ¿Debe aumentar sus presupuestos para el personal esencial? ¿Debería considerar contratar más personal o revisar su modelo de compensación para empleados específicos?
Mirar el impacto de las nuevas reglas en el panorama financiero de la empresa colocará a los empleadores en una mejor posición para tomar la forma más apropiada de acción, dijo.
6. Actualizar las políticas de cronometraje
La actualización de los requisitos y procedimientos de mantenimiento de registros puede ser fundamental para garantizar el cumplimiento total, según Trabold.
"Revise sus métodos de seguimiento de tiempo y evalúe si hay necesidad de más automatización", dijo. "Si la nueva regla tiene un impacto significativo en la cantidad de empleados que necesitan realizar un seguimiento de las horas trabajadas, un método alternativo de seguimiento, como el software de tiempo y asistencia, puede adaptarse mejor a sus necesidades".
Trabold indicó que también era importante establecer políticas de empleados claras y escritas para registrar el tiempo trabajado y las horas extra.
7. Desarrollar procedimientos de capacitación.
Los empleadores deberán educar al personal sobre el procedimiento de aprobación de horas extras y horas extras de la compañía después de actualizar las políticas de mantenimiento de registros y horas extras.
8. Crear un plan de comunicación.
Se espera que la nueva regla sobre el pago de horas extras tenga un impacto en un número significativo de negocios este año. Para combatir las preguntas o inquietudes que surgen, Trabold aconsejó desarrollar un plan de comunicación para anunciar los cambios internamente.
"Las empresas deben comunicar claramente los cambios a las políticas y procedimientos con los empleados, asegurándose de que haya mucha transparencia sobre cualquier cambio y cuáles son las nuevas expectativas para los empleados", dijo.
9. Comience a prepararse ahora
Los empleadores con empleados que podrían verse afectados deberían tomar la iniciativa ahora para evaluar la posición de la empresa, observar cómo los diferentes escenarios afectarán sus resultados y determinar cómo avanzarán, para evitar las reclamaciones de salarios y otras cuestiones.
"Los empleadores deben comenzar a hacer planes ahora para asegurarse de que entienden lo que significa el reglamento porque la fecha de implementación no está muy lejos", dijo Trabold.
Aconsejó que los empleadores consideren trabajar con un consultor profesional de RR.HH. o socio de compensación para comprender mejor el impacto potencial de los cambios en las reglas y sus opciones para avanzar.
Imprima esta nueva lista de verificación de reglas de tiempo extra para mantener las consideraciones más importantes en primer plano:
¡Descárgalo ahora!
Recursos adicionales
Revise estos recursos para obtener más información sobre la regla final:
- Hoja informativa de la regla final del DOL
- Preguntas frecuentes de la regla final
- Resumen y resumen de la regla final (PDF)
- Guía de cumplimiento para pequeñas entidades: exenciones de "cuello blanco" (PDF)
Foto: Departamento de Trabajo de los Estados Unidos.
5 comentarios ▼
