El personal de administración de la oficina proporciona asistencia a los trabajadores de oficina. Mantienen registros y sistemas de archivo y a menudo están a cargo de la entrada de datos.Pueden mantener una base de datos de clientes o inventario y producir correspondencia para el correo, y leen y reenvían el correo al departamento correcto. El objetivo general de cualquier administrador de oficina es facilitar el trabajo de su supervisor.
Gestión de base de datos
En general, no se espera que un empleado de administración de la oficina construya una base de datos, pero se le pedirá que ingrese los detalles y que pueda recuperar registros que cumplan ciertos criterios en cualquier momento. También deben producir informes basados en información de la base de datos. Estos informes generalmente se transmiten a los miembros del personal superior o se presentan en una conferencia.
Preparando la correspondencia
La correspondencia puede ser una carta individual o un boletín informativo destinado a todos los clientes. El personal de administración de la oficina debe preparar notas y anuncios y enviarlos a todo el personal. Se espera que el personal de administración de la oficina se ocupe de las consultas por correo electrónico y, ya sea una respuesta, pase el correo electrónico al departamento correspondiente.
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Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingGestión de horarios
Reservar citas, planificar conferencias e informar al personal de los horarios tradicionalmente significaba anotar todas las citas en un diario central y enviar actualizaciones semanales o diarias al personal. Ahora, la mayoría de la programación se completa electrónicamente con programas de administración de datos como Outlook, iCal o Eudora. Esto permite que un miembro del personal de administración de la oficina actualice y publique varios calendarios de manera electrónica. Esto permite que otros miembros del personal revisen los calendarios simultáneamente, haciendo los ajustes necesarios.
Contestar telefonos
El personal de administración de la oficina responde los teléfonos y trata con los clientes o los transfiere a un departamento más adecuado para responder a sus consultas. También es deber del personal administrativo de la oficina registrar mensajes detallados junto con cualquier información de contacto de la persona que llama.
