Escribí en mi última columna sobre el nuevo lector de libros electrónicos de Amazon Kindle y dije:
$config[code] not found"Todos hemos estado esperando ansiosamente que los pronósticos de la 'oficina sin papel' se hagan realidad, sin embargo, esta promesa parece ser una ilusión que es más escurridiza que nunca".
Pero quizás la oficina sin papeles está a la vista. Sí, he escuchado a quienes continúan diciendo que la oficina sin papel sigue siendo un sueño. Pero creo que la clave aquí es apuntar y trabajar hacia el progreso en deshacerse del papel, no la perfección para lograr ese objetivo final. El sistema de gestión de datos correcto puede combinar la practicidad del papel con la velocidad de la nueva información y tecnología.
Como empresarios y propietarios de pequeñas empresas, queremos eliminar la cantidad de papel que utilizamos porque simplemente requiere demasiado tiempo (y dinero) para producir, organizar y reclamar. Si lo hace, podría ahorrarle a su compañía mucho dinero y también ayudarlo a ganar más dinero.
Con la actual proliferación de información, Necesitamos que la información esté disponible para nosotros y para otros a la velocidad del mundo de hoy.
Eche un vistazo a la forma en que se manejan los papeles y archivos en su negocio.
Si eres como yo, me atrevería a sugerir que lo que encuentres no te hará feliz.
Es posible que tenga la oficina más organizada del mundo, sin embargo, el tiempo que lleva sistematizar su registro y mantener este método de organización se traduce en dólares reales, horas que podrían gastarse en I + D y marketing.
¿Emplea un sistema de archivo de "pilas", manteniendo las cosas en ordenadas pilas para que sepa exactamente dónde está todo? Piense en el desorden físico que esto causa, así como en la culpa que siente porque siempre está sintiendo la necesidad de "atravesar" estas pilas, para asegurarse, al menos, de que no haya olvidado algo.
Si los archivos en papel están enterrando su oficina, "no tener papeles" puede ser una buena opción. Pero, ¿qué significa exactamente ir sin papel para su negocio? Implica tomar la decisión de hacerlo y no dar marcha atrás. Significa obtener todos esos archivos escaneados en la computadora y capacitar al personal para usar los archivos digitales.
Ahora, los documentos que solían enviarse de un asociado a otro o de su empresa a un cliente o cliente en perspectiva se pueden ver donde sea necesario. Su empresa puede ahorrar muchas horas y un sinfín de dólares en productividad y eficiencia solo.
La realidad es que su oficina siempre usará papel. El término "sin papel" es un estándar demasiado alto para alcanzar. Algunas personas necesitan imprimir cosas para leerlas. Imprimirás cosas para llevar contigo y mostrárselas a otras personas. No todas las presentaciones se pueden adaptar a PowerPoint. No te desharás de esas impresoras.
Pero se deshará de los archivadores, o al menos algunos de ellos, a medida que escanea los archivos en su computadora y crea nuevos archivos en la computadora, y la necesidad de organizarlos constantemente.
Aquí hay 4 cosas a tener en cuenta al pasar sin papel:
1. Al escanear archivos, un escáner de documentos dedicado es vital.
2. Al guardar archivos, la mejor y más aceptada forma universal es en formato PDF o en formato de documento portátil. Este es un formato estable que mantiene el archivo exactamente como se ve en el papel. Puede leerse en línea o imprimirse, ocupa poco espacio y es fácil de crear con el software disponible de Adobe.
3. Si está digitalizando sus archivos, necesitará un disco duro dedicado a guardar su nuevo "gabinete de archivos" y un buen sistema de respaldo de datos. Los profesionales técnicos sugieren tener dos discos duros portátiles. Realice una copia de seguridad de una a la otra cada semana y lleve la copia de seguridad a un lugar externo como, por ejemplo, una caja de depósito bancaria.
4. Si no tiene sus computadoras en una red de área local (LAN), deberán estar conectadas para que todos puedan acceder a los archivos. Configurar una red inalámbrica cuesta alrededor de $ 25-50 por computadora, más $ 75-100 dólares para el "hub" o enrutador central para cuatro computadoras.
La mayoría de las personas no tienen problemas para ver archivos digitales y mantenerlos. Con lo que usted y sus empleados pueden tener problemas es acostumbrarse al nuevo sistema de gestión de registros e información. Pon a todos a bordo en cuanto a los protocolos de archivo. ¿Cómo se deben etiquetar los directorios? ¿Cómo se deben nombrar los archivos? Es esencial que todos usen los mismos estándares. Decida cuáles serán e imprima copias para todos. Hacer una copia disponible en la red de la empresa.
Ir sin papeles es una cuestión de elección: es un estilo de vida consciente y una decisión de estilo de trabajo. Es una que, cuando está completamente comprometida, puede aumentar su productividad, eficiencia y efectividad, así como reducir la cantidad de desperdicios que cada uno de nosotros produce.
¿Has tomado la decisión de ir sin papel?
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