Una carrera como planificador de conferencias le ofrece la oportunidad de viajar a destinos interesantes mientras trabaja en una amplia variedad de actividades comerciales. Puede trabajar como miembro del personal interno de una corporación, organización sin fines de lucro o compañía de reuniones y eventos, o ejercer su oficio como consultor independiente. Gran parte del trabajo de un planificador de conferencias viene después de que se planea el evento; La organización y la atención al detalle son rasgos clave de los profesionales de reuniones exitosas.
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Los planificadores de conferencias ayudan a desarrollar reuniones, incluso cuando el cliente tiene ideas detalladas. En la reunión de planificación inicial, el planificador analiza los objetivos del cliente; estos objetivos pueden incluir generar ganancias, crear un beneficio de reclutamiento y retención de miembros o recompensar a los miembros activos o profesionales clave de la industria con espacios para hablar. El equipo de planificación analiza las ubicaciones que podrían atraer a la mayoría de los asistentes, las mejores fechas, un tema para la reunión, el historial de eventos pasados, la agenda y las necesidades logísticas.
Presupuesto
Después de la reunión inicial, un planificador de conferencias crea el primer borrador del presupuesto, incluidas las proyecciones detalladas de ingresos y gastos. Una vez que el cliente ha aprobado el presupuesto, el planificador avanza en la negociación y reserva del lugar, así como proveedores y proveedores. La negociación de tarifas de habitaciones, tarifas de catering, precios audiovisuales y otros gastos es una responsabilidad clave de un planificador de conferencias. La capacidad de encontrar las mejores ofertas y reducir estos costos es un punto de venta clave para muchos profesionales de reuniones. En algunos casos, el planificador está autorizado para firmar contratos en nombre del cliente; en otros casos, el planificador los prepara para la revisión y firma del cliente.
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Una vez que los contratos están en su lugar, el planificador administra los muchos detalles asociados con la conferencia. Esto incluye mercadeo, registro, identificación de credenciales, reserva de salas de oradores, venta de anuncios, stands y patrocinios, organización de comidas y bebidas, creación de actividades para niños y cónyuges, y organización de eventos externos como torneos de golf y tenis. Este trabajo requiere un seguimiento y seguimiento considerables, y el trabajo detallado es una responsabilidad primordial del planificador de conferencias. Olvidarse de ordenar credenciales, por ejemplo, puede dañar toda la reunión.
Ejecución
Durante el evento, el planificador de la conferencia está a menudo en el sitio, y se presenta temprano para reunirse con el personal del sitio. El planificador supervisa la configuración de la sala de seminarios, el área de stand de feria comercial, el mostrador de registro y las áreas de comida y registra todos los envíos al lugar. El planificador de conferencias debe estar disponible a todas horas para manejar cualquier problema que surja. Los planificadores experimentados siempre tienen planes de respaldo listos en caso de un problema. Si el cliente paga por comida y bebida por el número de asistentes, el planificador confirma los números de asistencia con el gerente de catering en cada evento.
Seguir
Después del evento, el planificador revisa todo lo que sucedió durante la conferencia y prepara un informe posterior a la conferencia. El planificador revisa y aprueba todos los contratos, encuesta a los asistentes y compila los resultados, y envía facturas para cualquier stand, publicidad, patrocinio o registro que aún no se haya recopilado. Es importante destacar que el planificador se reúne con los clientes para discutir su evaluación del evento.
