A medida que las pequeñas empresas cambian y crecen, la capacidad de escalar rápidamente hacia arriba o hacia abajo se convierte en una necesidad. Agregar nuevos empleados, por ejemplo, requiere que la compañía adapte su sistema telefónico para satisfacer la necesidad de más líneas.
Eso es más difícil de lograr utilizando los sistemas de telefonía tradicionales en las instalaciones debido a los mayores costos de instalación y mantenimiento, la necesidad de hardware en el sitio y la dependencia en el soporte de TI. Un sistema telefónico basado en la nube, por otro lado, permitiría a las pequeñas empresas administrar los servicios de comunicación de una manera menos costosa, más ágil y ágil.
$config[code] not foundLos siguientes puntos, extraídos de un intercambio de correo electrónico entre Small Business Trends y Aaron Charlesworth, vicepresidente de marketing de productos en Vonage, describen los beneficios que las pequeñas empresas pueden obtener al cambiar de los sistemas PBX tradicionales a la tecnología VoIP basada en la nube.
Beneficios de un sistema telefónico basado en la nube
1. Sistema de comunicaciones totalmente integrado
Un informe de la firma de investigación Gartner señala que la integración de las comunicaciones de una empresa con sus aplicaciones diarias para procesos de negocio y flujos de trabajo ayuda a aumentar la eficiencia.
Las herramientas de negocios que operan en la nube son fáciles de implementar, lo que permite a los empleados mantenerse conectados, ya sea que estén en la oficina o en movimiento.De esta manera, la nube proporciona una presencia empresarial constante y ayuda a aumentar la productividad con un acceso perfecto a las herramientas de CRM, correo electrónico, mensajería instantánea, voz y videoconferencia.
2. Control sobre los modos de comunicación
Un sistema operado en la nube coloca a las empresas en el asiento del conductor, permitiéndoles elegir las funciones que necesitan, con acceso para activarlas o desactivarlas fácilmente.
Además, las soluciones en la nube brindan a los empleados acceso en cualquier momento y lugar a través de un teléfono inteligente, un teléfono de escritorio o un teléfono virtual a todas sus funciones de llamadas. Aún mejor, pueden tener acceso en tiempo real a su software empresarial crítico.
3. Características de la línea superior de negocios
Un sistema telefónico basado en la nube le daría a las pequeñas empresas acceso a los tipos de aplicaciones de red que normalmente se encontrarían en corporaciones más grandes. Estas incluyen características tales como un asistente virtual, una operadora automática, las soluciones "Nunca se pierda una llamada" o "Centro de llamadas".
4. Movilidad y facilidad de uso.
El lugar de trabajo de hoy en día es cada vez más móvil, y las pequeñas empresas necesitan poder operar desde múltiples ubicaciones.
Con un sistema basado en la nube, los empleados de pequeñas empresas tienen acceso a funciones que les permiten iniciar sesión desde cualquier lugar para poder acceder a ellos mientras están en movimiento, lo que les brinda a los empleados que se enfrentan al cliente y generan ingresos un mayor control sobre su productividad.
5. Gestión del tiempo y eficiencia.
Los portales de clientes basados en la web permiten al personal de TI administrar su sistema de manera más eficiente. Con información sobre la instalación, la configuración del servicio, las notificaciones de problemas, la capacitación, la facturación y el análisis de llamadas, este acceso completo al sistema y la cuenta de un cliente les permite gastar menos recursos en la gestión de proyectos y centrarse más en el trabajo que se suma a los resultados.
Además, las soluciones en la nube se pueden integrar fácilmente con otras aplicaciones basadas en la nube, proporcionando a los empleados móviles acceso a todas las características y funcionalidades que necesitan para trabajar con la misma eficiencia que si estuvieran en la oficina.
6. Flexibilidad para escalar hacia arriba (y hacia abajo)
A medida que una empresa crece, también lo hace la necesidad de contratar nuevos empleados, abrir nuevas oficinas y nuevos clientes a bordo. Esto requiere un sistema de comunicaciones que pueda escalar hacia arriba o hacia abajo, según sea necesario.
Con un sistema telefónico basado en la nube, las empresas pueden agregar tantas extensiones como necesiten para adaptarse a un mayor volumen de llamadas o, si es necesario, simplemente llamar para desactivar estas extensiones adicionales. A diferencia de los sistemas tradicionales, las empresas solo pagan por las extensiones que necesitan mientras las necesiten.
7. Continuidad del negocio.
Trabajar con un sistema telefónico "en la nube" permite a las empresas mantenerse conectadas con sus clientes sin importar el entorno. Es probable que un sistema de comunicaciones basado en la nube no se vea afectado por factores externos como el clima severo u otros problemas que pueden impedir que los empleados lleguen a la oficina.
Con un sistema basado en la nube, las empresas pueden mantener una presencia constante y acceder a las herramientas necesarias para que las cosas funcionen sin problemas.
8. Mejor servicio al cliente
Con la función Recepcionista virtual (VR) o Operadora automática, las empresas pueden dirigir fácilmente las llamadas a varios departamentos e incluso crear saludos exclusivos para un departamento determinado.
Por ejemplo, una empresa podría configurar un saludo festivo por adelantado (a través del portal administrativo) y configurarlo previamente para volver al saludo no festivo en una fecha específica. También podría agregar un mensaje de espera sobre promociones especiales o preguntas frecuentes.
9. Nuevas características de servicio añadidas fácilmente
Durante las temporadas ocupadas, algunas empresas agregarán funciones de llamadas premium para aumentar la eficiencia de la recepción de llamadas y maximizar el personal. Los grupos de llamadas, por ejemplo, permiten que las llamadas entrantes suenen en múltiples extensiones.
Las colas de llamadas proporcionan una "sala de espera dinámica" para las personas que llaman que permiten a las empresas personalizar la experiencia en espera y administrar mejor el volumen de llamadas. Ambos ayudan a disminuir los correos de voz, las llamadas perdidas y las señales de ocupado, permitiendo el servicio al mayor número posible de personas que llaman.
10. Ahorro de costos
Los ahorros en costos son otro beneficio del sistema telefónico basado en la nube. Trasladar las telecomunicaciones de las plataformas PBX a la nube puede ser menos costoso en comparación con las tarifas de servicio mensuales en comparación con las de un sistema tradicional, ayudando a reducir costos y, en última instancia, aumentar la rentabilidad.
Foto del teléfono en la nube a través de Shutterstock
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