Cada vez más proveedores están introduciendo plataformas en la nube y ofertas de software como servicio (SaaS) para reunir a las personas en línea.
Sin embargo, no permita que los términos de la industria como "Plataformas en la nube" y SaaS lo confundan. Todo lo que esto significa es que las personas están utilizando aplicaciones de software basadas en la Web para trabajar juntas.
El propósito de estos sistemas de software de colaboración es imitar el entorno de trabajo que teníamos desde la primera oficina organizada.
$config[code] not foundPiense en el entorno de trabajo que las personas han estado usando desde que la oficina organizada se convirtió en un lugar común. Ahora lo vemos mejor en películas antiguas (o en episodios de Mad Men): cada departamento en un piso diferente, filas de secretarias sentadas en máquinas de escribir IBM Selectric, ejecutivos junior en cubículos, personas mayores en oficinas.
En mis primeros días en AT&T, estábamos constantemente reorganizando a las personas para que todos los miembros de los equipos de cuentas nacionales se sentaran uno al lado del otro. Incluso colgamos carteles del equipo desde el techo. Las reuniones se llevaron a cabo en cualquier momento y, para compartir un documento, simplemente coloqué una carpeta de archivos en el escritorio de un colega.
Hoy el ambiente de trabajo ha cambiado dramáticamente. Más gente trabaja de forma remota desde su casa. Tenemos equipos virtuales, más consultores y personal subcontratado. El aumento de los precios del gas y las situaciones económicas harán de la oficina virtual una necesidad aún mayor.
Cada uno tiene una descripción diferente de la oficina virtual. Llevo dirigiendo empresas virtuales desde los años 80. Recuerdo que me emocionó tener una cuenta de correo electrónico de MCI y me di cuenta de que no tenía que lidiar con el correo de voz para comunicarme con la gente.
Desde entonces he tenido mucha experiencia con lo que funciona y lo que no. Permítame compartir los requisitos que creo que las aplicaciones de software deberían tener para ayudar a las personas a trabajar juntas en la "oficina virtual" de hoy:
Simplicidad y familiaridad.
Las personas naturalmente resisten (algunos dicen que odian) al cambio. La interfaz de una aplicación de software tiene que parecerse a lo que la gente está muy familiarizada. También debe ser lo más intuitivo posible.
Esto puede parecer básico, pero si miras a los jugadores en el espacio de colaboración en este momento, solo unos pocos lo han hecho muy bien. Algunas aplicaciones de software son tan ajenas a las funciones y difíciles de usar que, después de algunos intentos, se da por vencido rápidamente para descubrir solo lo básico. Para cruzar el abismo y hacerse dominante en el mercado, la experiencia del usuario debe ser familiar y simple.
Presencia / chat
Siento que la "presencia" y la capacidad de comunicarse de forma inmediata y directa es el aspecto más importante. Conocer el estado de todas las personas con las que está trabajando es la piedra angular de un sistema exitoso.
En el modelo de oficina convencional más antiguo podríamos echar un vistazo a través de la habitación o inclinarnos sobre la pared del cubículo para conversar sobre el clima o el lanzamiento de un nuevo producto. La alternativa de hoy es el chat instantáneo o la conferencia telefónica. Los servicios como VOIP o servicios gratuitos de llamadas de conferencia han hecho que las conferencias ad hoc sean rápidas y fáciles de configurar.
Control / intercambio de archivos y colaboración en tiempo real
En el corazón de los negocios están los documentos y archivos. Son tanto un producto de trabajo como un proceso de trabajo. Con el aumento exponencial de los consultores, la subcontratación y las comunidades asociadas, la capacidad de aplicar niveles significativos de autoridad documental es uno de los imperativos cruciales de hoy.
En los viejos tiempos, podía controlar esto fotocopiando solo ciertas páginas para ciertos destinatarios, o limitaría la lista de distribución. Hoy en día, en una buena aplicación de software de colaboración, puede asignar diferentes niveles de autoridad con unas pocas pulsaciones de tecla.
Agregue una pista de auditoría detallada para seguridad, control, conveniencia y análisis forense y tendrá los ingredientes de un sistema de gestión de archivos y documentos viable. La colaboración en tiempo real y la tecnología push automatizan la mayoría de estas tareas de administración. En combinación, estas herramientas de administración hacen obsoletos, y eliminan, la necesidad de adjuntos de correo electrónico.
Al principio mencioné la resistencia de la gente al cambio. Existen muchas soluciones potencialmente poderosas en el mercado para el control de documentos, la copia de seguridad de archivos y la colaboración. El desafío al que todos se enfrentan es (1) ser fácil de usar y (2) minimizar la necesidad de un cambio en el comportamiento. Para la adopción masiva, debe imitar la forma en que las personas trabajan hoy y automatizar tantas funciones como sea posible, no tratar de alterar radicalmente sus patrones de trabajo.
Conferencia
La conferencia es una categoría amplia, tiendo a pensar en ello en grupos.
- Mostrar y contar eventos Son sesiones programadas que tienen un presentador designado y una audiencia grupal. Hay una serie de productos en el mercado ahora que manejan esto muy bien con diferentes modelos de precios y niveles de funciones / funcionalidades, por ejemplo, Webex.
- Yo creo eso intercambio ad hoc Es una de las características más utilizables en el mundo de la colaboración. La capacidad de compartir instantáneamente una pantalla o un producto de trabajo sin configuración es lo más cerca que podemos llegar a "inclinarse sobre el muro cúbico". Hay dos formas de hacer esto: (1) productos que permiten el intercambio instantáneo de pantallas (generalmente en una base de uno a uno, o (2) productos que permiten compartir y actualizar documentos en tiempo real entre múltiples usuarios. Los uso extensivamente y los encuentro de gran valor en la "Oficina Virtual"
Cambio
Cada generación que ingresa al lugar de trabajo trae diferentes conjuntos de habilidades y sesgos. La primera empresa de software real para la que trabajé tenía un sistema de correo electrónico de mainframe propio. El CFO tendría a su asistente administrativo imprimiendo copias impresas de sus correos electrónicos. Él escribiría las respuestas a mano, y ella tenía que ser la que debía escribir su mensaje y enviar el correo electrónico de respuesta.
Por ridículo que parezca ahora, en aproximadamente una década, la idea de que mantuvimos las aplicaciones de software y los archivos en nuestra PC local sonará igual de ridícula.
Mientras tanto, necesitamos una solución híbrida para acomodar nuestros hábitos de trabajo. Acelere el uso de la nube para aplicaciones y datos, pero dé a las personas la opción de trabajar desde sus escritorios.
Al hacer que el trabajo en línea sea más fácil y más conveniente, el escritorio tradicional se volverá tan funcional como sus amígdalas: aún allí, pero no es necesario.
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Sobre el Autor: George Langan es el CEO de eXpresso Corporation, un servicio de software colaborativo. George trae a la mesa una amplia experiencia en el manejo de negocios de software. Su blog se puede encontrar en:
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