Uno de los mayores desafíos que puede enfrentar una organización es lograr que los empleados completen hojas de asistencia y hagan un seguimiento de su tiempo.
En una época de "Gran Hermano", con recelo y un mayor enfoque en la privacidad, algunos empleados pueden mostrarse reacios ante la idea de tener en cuenta su tiempo, mientras que otros pueden tener dificultades para enviar sus hojas de tiempo por completo.
Cualquiera sea la razón para implementar este proceso, ya sea para ser compatible con el gobierno o para comprender mejor sus costos, el resultado final es el mismo: sus empleados deben estar al tanto y hacer un seguimiento de su tiempo.
$config[code] not foundVeamos los pasos que pueden ayudar mucho a que los empleados completen las hojas de tiempo.
Explicar cómo viene con recompensas
Uno de los pasos principales para motivar a sus empleados es explicarles por qué es importante. Esto se puede hacer a través de un sistema de recompensas o un sistema de afirmación positivo / negativo.
Una empresa con sede en Brasil llegó incluso a instalar una máquina de cerveza que solo se abría una vez que todos habían enviado sus hojas de asistencia de manera correcta y puntual.
Pero si no va por la ruta de infusión de alcohol, una gran razón simple pero efectiva para que sus empleados completen sus hojas de asistencia es el beneficio masivo que les brinda personalmente. Se estima que todos los días, la economía de los EE. UU. Pierde 50 millones de horas facturables, o $ 7,4 mil millones.
¿Qué explica la pérdida? Según AffinityLive, una compañía de automatización de servicios profesionales, la pérdida es el resultado de métodos de seguimiento de tiempo deficientes. La empresa dice:
"Debido a la falta de avances tecnológicos y los malos hábitos en el seguimiento del tiempo, AffinityLive encontró que el 51 por ciento de los encuestados rara vez o nunca rastrea el tiempo dedicado a leer y responder correos electrónicos, y el 28 por ciento dijo lo mismo en las reuniones".
¿La solución? Affinity Live añade:
"Pasar de las actualizaciones semanales … de horas a las diarias … recuperaría $ 52,000 por profesional, por año en un tiempo facturable".
Como resultado, el paso más importante para ayudar a sus empleados a completar sus hojas de asistencia es ayudarlos a darse cuenta de que cuanto mejor hagan un seguimiento de su tiempo, más horas facturables tendrá su empresa.
A su vez, esas horas adicionales facturables equivalen a más ingresos de entrada y una mejor remuneración de los empleados en general. En cualquier caso, sus empleados se benefician directamente.
Hazlo facil
Este puede ser tan simple como mantener a sus empleados concentrados y en la tarea. Puede seguir los pasos de Iris, una compañía que implementó un programa en el que sitios como Facebook y Google quedaron totalmente bloqueados hasta que sus empleados enviaron hojas de asistencia completas.
Si bien estos métodos pueden parecer severos, son absolutamente efectivos para establecer un estándar de oro para el seguimiento simple y fácil de los empleados.
Otro paso importante es facilitar a sus empleados el completar sus hojas de asistencia con software automatizado actualizado que incluye interfaces de usuario limpias y simples. Demasiadas compañías confían en software anticuado o, peor aún, en métodos no computarizados para rastrearlos. Sin embargo, otras compañías usan sistemas que son tan específicos y granulares que un empleado necesita una leyenda para entender cómo clasificar su tiempo.
Para evitar estos problemas, intente automatizar el proceso tanto como sea posible. El software moderno de seguimiento del tiempo puede ser un activo invaluable para ayudar a los empleados y gerentes a optimizar y automatizar el proceso.
Idealmente, completar las hojas de tiempo no debería tomar más de unos pocos minutos al día.
Enlace las hojas de tiempo al pago
Puede parecer una solución simple, pero a veces las soluciones simples funcionan mejor. Cuando todo lo demás falla, deje en claro que el pago depende de las hojas de tiempo completadas.
Como destaca la profesional de recursos humanos Suzanne Lucas, hay que tener cuidado al usar este método:
"Es ilegal no pagar a alguien por el tiempo trabajado, y en algunos estados puede tener grandes problemas por demorar un cheque de pago, pero (consulte con un abogado en su estado) por qué no acaba de establecer una fecha límite y, si no la cumplen, ¿No te pagan esa semana hasta la próxima ronda de cheques de pago? Piense en lo que está tratando de motivarlos a hacer: llene las tarjetas de tiempo para que puedan ser pagadas ".
Sin embargo, si los empleados continúan teniendo dificultades para completar sus hojas de horas, Lucas aclara que el comportamiento "podría sugerir que el problema no está en los empleados desmotivados, sino en un proceso de hojas de tiempo que desalienta".
Al explicar por qué, dando el ejemplo, facilitando y vinculando las hojas de tiempo a los pagos, las organizaciones pueden hacer mucho para que los empleados completen las hojas de tiempo y, con suerte, ayudarles a apreciar los beneficios de hacerlo.
Foto de reloj de tiempo a través de Shutterstock
1 comentario ▼
