La etiqueta telefónica adecuada es esencial para presentar una imagen profesional y mantener una oficina funcionando sin problemas. Obtener los matices correctos es importante, ya que una llamada telefónica generalmente representa el primer encuentro de un cliente con la empresa. Estas mismas reglas no escritas también se aplican a las relaciones con los compañeros de trabajo, donde una persona grosera puede interrumpir fácilmente un entorno armonioso. Aprender las reglas básicas de la etiqueta telefónica de la oficina ahora le ahorrará vergüenza más tarde.
$config[code] not foundAnunciarse de inmediato
No deje a las personas que llaman adivinando su identidad al responderlas. Responda con su nombre completo y el saludo formal de la empresa, si su empleador lo requiere. Por ejemplo, una recepcionista de la recepción podría decir algo como: "Buenos días, habla Jane Doe, ¿en qué puedo ayudarlo?" Nunca coma ni mastique chicle mientras habla por teléfono. Si la persona que llama está dejando un mensaje, repita los detalles en voz alta, para que sepa que los entiende. Anote la hora y la fecha de cada llamada antes de entregar la hoja de mensaje.
Frenar su altavoz
Restrinja los teléfonos con altavoz a configuraciones privadas como llamadas de conferencia, donde es fácil contener niveles de volumen detrás de puertas cerradas. Manténgalos fuera de cubículos o espacios abiertos para evitar molestar a los compañeros de trabajo. Al hacer negocios, asegúrese de que todas las partes sepan que está usando un altavoz y obtenga su acuerdo antes de comenzar. Una vez que finaliza una reunión, asegúrese de haber desconectado realmente el altavoz para evitar que los no participantes escuchen los comentarios ocasionales que usted u otras personas hagan.
Video del dia
Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingZanja los auriculares
Mantenga los auriculares o los auriculares Bluetooth en su escritorio cuando los deje por un período de tiempo prolongado, como usar el baño o tomarse un descanso personal en un área común. De lo contrario, los compañeros de trabajo tendrán dificultades para llamar su atención, ya que no tendrán idea de si está tomando una llamada.Usar audífonos o audífonos cuando no los está usando también es grosero, ya que sugiere que no está dispuesto a relacionarse con otras personas.
Bajar el volumen
Nunca pierdas de vista lo que te rodea mientras estás al teléfono. Habla en voz baja y en tono de conversación en todo momento, pero baja la voz si los compañeros de trabajo muestran una mirada irritada, aconseja Barbara Pachter, entrenadora de carrera entrevistada en el artículo de Business Insider de octubre de 2013 "Ocho reglas de etiqueta telefónica que todo profesional debería saber". Siga las reglas similares para dispositivos como teléfonos celulares. Déjelos vibrar para evitar interrumpir las funciones de trabajo y elija tonos de llamada normales. Los compañeros de trabajo no pueden compartir su amor por el abrasivo hip-hop o el speed metal, por ejemplo.
Cuida tus correos de voz
Indique su nombre, título e instrucciones para las personas que llaman en los saludos del correo de voz. Siga las pautas de usuario de su empleador. Por ejemplo, la Universidad del Pacífico requiere que los empleados actualicen regularmente sus saludos, por lo que las personas que llaman no se preguntan si un trabajador todavía está de vacaciones. Sea breve en sus mensajes de voz, ya que es posible que el destinatario no tenga tiempo para escuchar más que los detalles básicos. Sin embargo, diga su número de teléfono lentamente para que la persona que llama no vuelva a reproducir su mensaje una y otra vez.
