Una nota que contiene las malas noticias sobre los recortes presupuestarios es tan estresante para la persona que tiene que escribirla como lo es para los empleados que la reciben. Pero hay maneras de manejar la elaboración del tipo correcto de memo para esta tarea infeliz, e implica tener en mente cualidades como el tono, la franqueza y la empatía. Enfréntate a las malas noticias directamente en tu memorándum, explica lo que sucederá a continuación y recorrerás un largo camino hacia una aceptación razonada de esta situación negativa.
$config[code] not foundInstrucciones
Explica lo que está sucediendo tan pronto como puedas en la nota. Comience con el reconocimiento de que las noticias que va a entregar no son bienvenidas. Luego exponga las razones de los recortes presupuestarios, y hágalo de una manera calmada y racional.
Describa qué significan los recortes presupuestarios para los empleos de los empleados. Esa es la pregunta más grande que tendrás y debes abordarla desde el principio. Indique qué departamentos de su empresa se verán afectados por los recortes y cuántos puestos de trabajo habrá en la línea.
Evite usar lenguaje enojado, condescendiente o burlón en cualquier parte de su nota. Respeta a tus empleados diciendo la verdad y de manera compasiva. Pero no te disculpes ni escribas excesivamente sobre lo molesto que te sientes. Es probable que sus empleados vean tales comentarios como poco sinceros.
Expresar interés en la retroalimentación. Informe a sus empleados cómo pueden contactarlo con preguntas sobre los recortes presupuestarios. Trate de anticipar el tipo de preguntas que harán, y esté preparado para dar respuestas creíbles y concisas.
Agradezca a los empleados por su tiempo, no solo por leer el memorándum, sino también por su arduo trabajo y compromiso en el trabajo. Evita la falsa compasión. En cambio, muestra empatía y preocupación. Bríndeles apoyo al incluir información en su nota sobre asesoramiento y otras formas de asistencia a los empleados que puedan estar disponibles.
Dirigir a los empleados a recursos humanos para obtener más información sobre los recortes presupuestarios. Si bien ese departamento debe informar a los empleados sobre acuerdos tales como la indemnización por despido, el seguro y la colocación laboral, evite enviar empleados para responder preguntas orientadas a la preocupación. Es su responsabilidad hacer que los empleados se sientan más cómodos y deberían acudir a usted con esas preguntas.
Incluya todos los documentos adjuntos que pueda tener con respecto a los recortes presupuestarios. Después de firmar su nota con un compromiso de disponibilidad para cualquier pregunta, también puede agregar una posdata que dirige a los lectores a gráficos y otra información estadística que respalde la decisión de recortar el presupuesto. Esto puede ayudar a los empleados a comprender mejor la razón de la mudanza.
Propina
Para evitar los rumores, escriba el memo lo antes posible. Los rumores sobre las malas noticias inminentes pueden crear problemas de moral que distraen y que deben abordarse rápidamente.
Revise su nota cuidadosamente para detectar cualquier error de gramática, idioma o ortografía. Los errores mancharán la seria importancia de su anuncio.
