Solo hay ocho horas en el día laboral tradicional, y para que su negocio siga siendo lo más rentable posible, necesita aprovechar al máximo esas horas. La productividad se define normalmente como la cantidad de trabajo, o la cantidad de tareas que usted y sus empleados pueden hacer dentro de un período de tiempo determinado.
Las empresas intentan optimizar esto contratando más trabajadores talentosos, comprando mejores herramientas y equipos, y mejorando los procesos internos. Pero, ¿cuántas de esas horas diarias se desperdician y qué hace que sus empleados las desperdicien?
$config[code] not foundTop Time Wasters en el trabajo
Aunque las organizaciones y los individuos varían, estas son las pérdidas de tiempo más comunes que deberá vigilar:
1. Correo electrónico
¿Cuántos correos electrónicos parecen zumbar una y otra vez, sin información significativa contenida en ellos? Pasas innumerables minutos al día vadeando información innecesaria, como todos tus compañeros de trabajo, y además, tus remitentes originales están dedicando aún más tiempo a escribir esos correos electrónicos. La mayoría de los empleados son descuidados con la forma en que organizan, escriben y envían correos electrónicos, y en última instancia, esto agrega horas de tiempo perdido por día.
La corrección de este problema comienza con su comprensión. Utilice una herramienta de análisis de correo electrónico como Gmail Metrics para analizar el uso del correo electrónico de su empresa y elaborar un plan de acción para mejorarlo.
2. Redes sociales
No debería sorprender que sus empleados estén usando las redes sociales en el trabajo, ya sea leyendo las noticias o enviando mensajes a sus amigos y familiares. Según un estudio reciente, dos tercios de los empleados estadounidenses inician sesión en las redes sociales al menos una vez por día mientras trabajan, y el 20 por ciento de los encuestados pasa una hora o más de su jornada laboral en las redes sociales.
Teniendo en cuenta que el sesgo de autoinforme puede estar en juego aquí, los números pueden ser incluso más altos que esto. Lo que es peor, no hay una manera fácil de prevenir esto. Puede bloquear los sitios web de redes sociales en Internet de su empresa, pero será difícil impedir que los empleados utilicen sus dispositivos personales para acceder a las redes sociales.
3. Reuniones
Las reuniones pueden no parecer inicialmente una pérdida de tiempo. Pueden parecer componentes vitales del éxito de una empresa. Pero son peligrosos por muchas razones, incluido el hecho de que incluyen a varias personas al mismo tiempo y generalmente requieren un tiempo de preparación antes de la reunión. Como ejemplo ilustrativo, considere un caso de estudio por Bain, de una compañía grande (sin nombre), donde una sola reunión semanal terminó costándole a la compañía 300,000 horas hombre por año.
Los números se acumulan rápidamente, especialmente cuando las discusiones de la reunión pueden reemplazarse por correo electrónico o cuando se incluye a personas que no necesitan asistir. Tener sus reuniones bajo control, al reducir su número total y el tiempo de su reunión, puede ayudarlo a evitar este desperdicio. Las reuniones, para muchas organizaciones, son un mal necesario, por lo que, en lugar de eliminarlas, puede trabajar para que sean lo más productivos posible. Asegúrese de tener una agenda clara antes de cada reunión.
4. Hablar y enviar mensajes de texto
La comunicación no relacionada con el trabajo es otra causa importante de tiempo perdido en el trabajo. Los empleados chismean y conversan con sus compañeros de trabajo, y pasan el tiempo hablando y enviando mensajes de texto en sus teléfonos, probablemente con amigos y seres queridos. De acuerdo con una encuesta de Harris, "hablar y enviar mensajes de texto" por teléfono fue la principal causa de pérdida de tiempo de auto-reporte, con el 50 por ciento de los encuestados afirmando que es una causa de pérdida de tiempo. La segunda causa más alta fue el chisme, con el 42 por ciento de los encuestados que lo admitieron de manera regular.
Nuevamente, considere el sesgo de autoinforme aquí, lo que significa que los números reales pueden ser aún más altos. Este es otro modo de pérdida de tiempo que es difícil de corregir. No desea impedir la comunicación de los empleados, o podría dañar la dinámica de trabajo en equipo y la moral de su organización. Tampoco puede confiscar fácilmente los teléfonos de sus empleados cuando entran a trabajar.
¿Por qué perder el tiempo no siempre es malo?
Después de leer este artículo, puede considerar que la pérdida de tiempo es una de las principales preocupaciones de su empresa. Es posible que tenga la tentación de comenzar a vigilar a sus empleados, controlar su uso de los medios sociales y dispositivos personales y asegurarse de que sigan siendo lo más productivos posible. Sin embargo, no se aventure en la microgestión. Los estudios muestran que la microgestión de sus empleados tiene un efecto negativo en la productividad y también reduce la moral.
Además, algunas pérdidas de tiempo pueden ser productivas a largo plazo. Por ejemplo, tomar un descanso de cinco minutos en las redes sociales podría ayudar a los empleados a aliviar el estrés y sentirse más cerca de sus familiares y amigos. El enfoque apropiado, entonces, es estar al tanto de estos posibles desperdicios de tiempo y protegerse contra ellos, pero no demasiado estrictamente.
La productividad puede ser un juego de números, pero no todo sobre la efectividad de los empleados puede reducirse a números.
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