Basecamp está a menudo en la parte superior de las listas cuando se trata de una herramienta de gestión de proyectos colaborativa basada en la web. Siempre me ha gustado su simplicidad y el hecho de que es necesario poco entrenamiento en el software real para que las cosas se muevan. Al mismo tiempo, he encontrado que a menudo se equivocan por simplificar demasiado, y hay algunas características que realmente me gustaría tener en mi kit de herramientas. Dicho esto, tampoco estaba buscando adoptar una herramienta compleja como MS Project.
$config[code] not foundRecientemente escuché sobre WorkZone, que se supone que ofrece un poco más de flexibilidad, y pensé que lo intentaría. Para cortar el derecho a la alerta de spoiler, me quedé impresionado. Si bien la curva de aprendizaje es un poco más pronunciada que la de Basecamp para los administradores, las características adicionales valen la pena. Aún mejor, los administradores tienen la capacidad de desactivar las funciones que no quieren usar, manteniendo la curva de aprendizaje lo más corta posible para los miembros del equipo.
WorkZone: Lo básico
La interfaz de WorkZone es simple para el uso diario de los miembros de su equipo. El menú superior está libre de desorden e intuitivo de entender:
Los administradores pasarán un poco de tiempo en "Configuración", pero la mayoría de los miembros del equipo realizarán la mayor parte de su trabajo desde la pestaña "Rastreador de proyectos". Entrarán en esa página tan pronto como inicien sesión, y es deliciosamente simple de ver.
En la parte superior izquierda, ven esto:
Como puede ver, pueden cambiar fácilmente las vistas para ver una lista de tareas en las que está trabajando todo el mundo, verlo como un diagrama de Gantt, ver una lista de productos o ver cualquier actividad reciente que el equipo haya realizado.
La lista de tareas ocupa un lugar central, y se explica por sí misma, como muestra esta captura de pantalla:
Puede ver fácilmente quién es responsable de qué, y cuándo vencen los proyectos y sus tareas. La columna de estado le permite saber si algo se ha quedado atrás.
Los globos de comentarios rojos en la columna de PROYECTO / TAREA que se muestra en la imagen de arriba, le permiten saber que hay nuevos comentarios que ver. Para ver los comentarios, todo lo que tiene que hacer es hacer clic en la tarea para abrirlos y verlos:
Esta interfaz deja en claro cuándo hay nuevos comentarios en el sistema y simplifica la adición de comentarios a tareas, proyectos y documentos cuando tiene sentido. Los usuarios reciben actualizaciones por correo electrónico cuando se agregan comentarios para garantizar que no se pierdan los mensajes.
También verá un botón azul de "correo electrónico" en casi todas las pantallas que puede usar para mantenerse en contacto. Si lo configura como administrador, los usuarios también recibirán alertas automáticas por correo electrónico sobre las próximas tareas y más. (Llegaremos a eso en un minuto).
Algunos pueden quejarse de que esta interfaz está un poco reducida, pero en realidad me gusta de esa manera. Elimina el desorden de las redes sociales y se centra en las dos cosas más importantes: quién está hablando y de qué hablan.
Esta pantalla también dirige a los usuarios directamente a cualquier documento que necesiten, e información de proyectos o tareas.
Una vez que hayan completado una tarea, todo lo que tienen que hacer es volver a la Lista de tareas, hacer clic en el cuadro en la columna de estado y marcarlo como completo:
Lo que realmente amo de todo esto es lo simple que es la interfaz. Se necesitaría poca o ninguna capacitación para enseñar a su equipo a usar esta interfaz.
La otra sección clave para su equipo es la pestaña "informes". Si tuviera una queja con WorkZone, sería que la barra lateral parece un poco más intimidante de lo que realmente es. Estos informes le brindan la misma información que puede encontrar en la Lista de tareas, pero facilitan la revisión de la información para encontrar algo específico.
Esta área de informes es una de las características que algunas otras plataformas realmente podrían usar, pero que han descuidado por temor a saturar su interfaz. Personalmente creo que vale la pena el intercambio.
La característica más útil aquí es la "Lista de tareas pendientes" que los miembros de su equipo pueden usar para ver qué tienen por delante. Esta es la misma información que obtienen de la lista de tareas, pero específicamente para ellos.
Si lo habilitas, también pueden usarlo para ver en qué otros miembros del equipo están trabajando.
Los informes de este tipo son los que hacen que WorkZone sea especialmente útil cuando se trata de un gran número de personas y proyectos, donde comienza a ser difícil determinar quién está haciendo qué y cuándo. Y si te estás preguntando sobre el precio, comienza en $ 200 por mes.
Beneficios de esta herramienta de gestión de proyectos
Entonces, en el panorama general de las cosas, ¿para qué es útil WorkZone?
En general, diría que WorkZone es más adecuado para emprendedores y gerentes que desean algo relativamente simple, pero que buscan algunas capacidades más que otras plataformas de colaboración que han reducido sus interfaces. Por ejemplo:
- Dependencias de tareas - WorkZone le permite programar tareas para que si las fechas límite no se cumplen, las tareas subsiguientes avanzan. Esto es una de las cosas que falta en Basecamp en su arsenal.
- Subtareas - Si bien la administración nunca debe volverse loca con las subtareas, la incapacidad de crearlas es un defecto de diseño para muchos de nosotros en la administración. Hay algunas tareas que no puedes planificar correctamente sin dividirte en objetivos más pequeños.
- Vistas de proyectos cruzados - La lista de tareas puede ser simple, pero no limita su vista a un solo proyecto a la vez. El software creado con un enfoque de proyecto único es realmente solo útil para nuevas empresas y no siempre es la mejor opción para una empresa, incluso una pequeña, que tiene varios proyectos en los que trabajar a la vez.
- Seguimiento del tiempo - WorkZone hace que sea relativamente fácil ver dónde se está utilizando el tiempo y quién lo hace, de modo que puede asignar los recursos en consecuencia. No sustituye a una aplicación de seguimiento de tiempo como Toggl, pero es bueno tener el seguimiento de tiempo completamente integrado con su software de gestión de proyectos.
Juntándolo todo, no necesariamente haría la controvertida afirmación de que WorkZone es mejor que Basecamp, pero diría que es una mejor opción para los empresarios y gerentes que están lidiando con algo bastante complicado, pero que aún desean una colaboración simple y colaborativa. Interfaz en su herramienta de gestión de proyectos.
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