Las notas de la reunión abordan el propósito de la reunión, los hechos relevantes y cómo los destinatarios deben responder a la información. Mantenga la nota lo más directa y concisa posible y envíela electrónicamente o colóquela en los buzones internos de correo de sus empleados. Una nota de reunión empresarial sólida ayuda a los gerentes, líderes de equipo y compañeros de trabajo a compartir información con los empleados sobre las próximas reuniones de manera oportuna y efectiva.
$config[code] not foundFormato Memo
Siga los procedimientos estándar para la comunicación comercial por escrito cuando formatee una nota de reunión: el espacio simple y la izquierda justifican el contenido, omita una línea entre los párrafos, ponga un espacio después de cada período y no haga sangría cuando comience un nuevo párrafo. Use encabezados específicos, como "Qué traer a la reunión" para ayudar a los destinatarios a identificar información importante, y proporcione listas numeradas y viñetas para que puedan localizar rápidamente la información que necesitan, recomienda el Laboratorio de Escritura en Línea de la Universidad de Purdue. Deje un margen de 1.5 pulgadas en la parte superior, a menos que use membrete y deba aumentar el margen, y escriba la palabra "MEMORANDUM" en mayúsculas en negrita en la parte superior de la página, recomienda la Universidad de Loyola en Nueva Orleans.
Detalles y materia
Proporcionar información específica sobre la reunión. No use notas de la reunión para discutir otros temas que no son relevantes para la reunión, recomienda la Universidad de Maryland University College. Incluya la fecha, la hora y el lugar de la reunión, el tema principal y quién dirige la reunión en el encabezado. Envíe la nota a los empleados individuales, a un departamento completo, a un equipo específico oa todo el personal, según sea necesario. Proporcione un breve resumen de lo que se tratará en la reunión e incluya instrucciones o archivos adjuntos si desea que los empleados lean o preparen los materiales antes de la fecha de la reunión. Mantenga su memo en una página o menos.
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Use lenguaje profesional cotidiano en su memo y evite la jerga, el sarcasmo o las bromas. Indique claramente cuándo, dónde y por qué está conduciendo la reunión, y no intente impresionar a los destinatarios con palabras de vocabulario extravagantes. Sea directo y específico con los detalles e instrucciones de su reunión, manteniendo un tono cortés y cortés. Evita las emociones y apégate a los hechos básicos sobre la reunión.Según la Universidad de Loyola. Incluso si va a hablar sobre asuntos, conflictos o inquietudes de la empresa con carga emocional durante la reunión, su nota de la reunión necesita un tono sereno y neutral.
Maneras de enviar un memorando de reunión
Envíe una nota de la reunión de la misma manera que normalmente se comunicaría con los compañeros de trabajo y el personal. Por ejemplo, el director de una escuela primaria puede poner una copia impresa de la nota en el buzón de correo interno de cada maestro. O bien, podría enviar notas electrónicamente a las direcciones de correo electrónico del trabajo de los maestros. Solo envíe un memorando de mensaje de texto a sus empleados si ya les ha notificado con anticipación que planea corresponder de esa manera. Por lo general, los memos son demasiado largos para enviar mensajes de texto a menos que solo proporcione la fecha, la hora y la ubicación. Evite usar las cuentas de correo electrónico personales de los empleados para negocios, pero no dude en enviar notas de la reunión a las direcciones de correo electrónico del trabajo.
