Seamos realistas, facturar a los clientes es un dolor. Mantenerse al día con las facturas pendientes y las solicitudes de pago requiere mucho tiempo, por decir lo menos. Esta revisión de FreshBooks, una de las principales soluciones de facturación y seguimiento financiero, es para cualquier propietario de una pequeña empresa que necesite controlar la parte del negocio de "asegurarse de que le paguen".
Facturación con Freshbooks
La inscripción en FreshBooks es fácil, rápida y gratuita. No se requiere tarjeta de crédito, lo que siempre ayuda a reducir la fricción de registro. Puede probar el software durante 30 días de forma gratuita y luego decidir sobre un plan pagado o un plan para siempre gratis. Por supuesto, el plan gratuito es limitado, pero puede funcionar para su negocio. Los planes pagados comienzan en $ 19.95 por mes. Con más de cinco millones de usuarios, la compañía tiene un historial establecido.
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FreshBooks comenzó como una herramienta para gestionar la facturación, cobros y seguimiento de ingresos. La compañía se ha expandido a lo que ellos llaman una plataforma de contabilidad en la nube.
Para ser claros, Freshbooks no es un paquete contable tradicional completo. Por ejemplo, las funciones de gastos tienen más que ver con la importación de los pagos de gastos que ha realizado a través de cuentas bancarias, de PayPal o de tarjetas de crédito, para que pueda realizar un seguimiento y ejecutar informes en Freshbooks. El software no está realmente diseñado para permitirle ingresar gastos directamente en él, realizar un seguimiento de las cuentas por pagar, manejar la nómina u otras funciones avanzadas de pago de gastos.
Sin embargo, para empresas muy pequeñas, como emprendedores en solitario o una empresa sin complicaciones como una pequeña empresa de diseño web con un puñado de clientes, lo que ofrece Freshbooks puede ser bastante suficiente para sus necesidades de "contabilidad".
Aproximadamente la mitad de las pequeñas empresas en los Estados Unidos son negocios de una sola persona o asociaciones como el equipo de marido y mujer. La mayoría de ellos no necesitan un paquete completo de contabilidad de doble entrada en el sentido tradicional. Necesitan que sus clientes les paguen a tiempo. Es posible que necesiten hacer un seguimiento de sus horas para generar facturas precisas. Necesitan ejecutar informes para ver si están obteniendo ganancias y para impuestos. Es posible que ya tengan buenos registros sobre sus pagos de gastos (muchos de los cuales ya pueden configurarse como pagos de cuentas electrónicos recurrentes o débitos automáticos, de todos modos). Por lo tanto, es posible que no tengan la necesidad de ingresar gastos y facturas por separado en un sistema contable, ya que eso solo agregaría complejidad.
Y cuando se toman en cuenta características como el seguimiento de tiempo y la integración con otras plataformas y soluciones de software, Freshbooks ofrece mucho valor. Sage 50, por ejemplo, tiene una herramienta adicional, al igual que MailChimp, Gmail, Zendesk y otros con Freshbooks.
Creación de una factura
Permítame saltar directamente al núcleo de lo que la mayoría de los dueños de negocios afirman que es su mayor problema: crear y rastrear una factura. Como ve en la pantalla de abajo, completa los detalles y, bueno, FreshBooks genera la factura. Lo más probable es que lo envíe por correo electrónico, pero es posible casi cualquier otra forma de enviar una factura.
Estoy seguro de que cuando "Deliver by Drone" esté disponible, FreshBooks lo tendrá. Nota: este no es un avión no tripulado militar, por cierto, pero un número creciente de nuevas empresas están probando cómo entregar paquetes por medio de quadcopters de control remoto. En serio.
Lo que realmente me gusta:
- Las facturas se pueden crear en un teléfono móvil, en una tableta o en una computadora. Tienen aplicaciones para iPad, iPhone y Android.
- FreshBooks imprimirá una factura y la enviará por correo postal por una pequeña tarifa. Esto es excelente para esa factura única para un cliente que no es digital.
- Gran enfoque en la facturación y seguimiento del tiempo. Saben lo que quieren sus clientes y hacen que sea más fácil hacer esas cosas.
Lo que me gustaría ver:
Hay una cuenta de nivel gratis para siempre, pero no puede resolver lo que eso implica una vez que comienza la prueba gratuita de 30 días. Es un punto pequeño: estoy seguro de que lo dejarán en claro después del juicio. Para el registro, puede tener tres clientes en el plan siempre libre. Por lo que puedo decir, puede cambiar esos clientes y facturar a otros nuevos, pero el número máximo es tres.
FreshBooks es un sistema de una sola entrada y no tiene un libro mayor general tradicional. Eso funciona para muchos dueños de negocios, para quienes el pago de gastos es bastante sencillo. Si se enfoca en hacer un seguimiento preciso del tiempo y mantener su proceso de facturación en un sistema en buen estado, FreshBooks es el paquete que debe revisar.
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