Los deberes de un administrador varían entre las industrias; Sin embargo, algunos deberes son similares en todos los ámbitos. Una función clave de un administrador de oficina es contribuir a la organización general de la oficina. Los administradores apoyan a sus gerentes en un rol de asistente y cubren las tareas del día a día, lo que les permite concentrarse en las tareas más críticas de la empresa.
Suministros
Un administrador se asegura de que la oficina funcione sin problemas, especialmente para el ejecutivo al que informan directamente. Como administrador, usted estará a cargo de algunas tareas de limpieza, como asegurarse de que los suministros de oficina estén completamente equipados. Las cosas tales como pedir papel, cartuchos de tinta y bolígrafos pueden ser parte de su responsabilidad. Además de los suministros, también puede servir como "comprador" y ser responsable de las diligencias no relacionadas con su trabajo. En algunas industrias, se le puede pedir que haga mandados personales, no relacionados con el trabajo, para su jefe.
$config[code] not foundProgramación
Los ejecutivos a menudo están inundados de reuniones para asistir. Como administrador, una de tus tareas será organizar el horario de tu jefe. Usted coordinará las reuniones para su jefe y se asegurará de que no haya ninguna reunión con doble reservación.Una vez que se haya programado una reunión, también será responsable de llamar a la otra parte y confirmar que puedan reunirse. Si su jefe tiene que viajar por trabajo, también puede ser responsable de reservar sus arreglos de viaje.
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Dado que los ejecutivos son miembros clave de una empresa, muchas llamadas entrantes se dirigirán a ellos. Los administradores estarán a cargo de revisar las llamadas telefónicas y asegurarse de que solo las personas que realmente necesitan hablar con un ejecutivo tengan permiso para hacerlo. Además de las tareas telefónicas, a los administradores se les puede pedir que lean y respondan a algunos de los correos electrónicos generales que recibe un ejecutivo. Las tareas de comunicación manejadas por el administrador hacen la vida más fácil para el ejecutivo.
Productividad y Orden
Un administrador siempre debe estar pensando en maneras de hacer que la oficina sea más eficiente. Esto podría significar desarrollar una nueva forma de responder a los correos electrónicos, encontrar alternativas más baratas que mantengan bajos los costos de oficina o incluso crear un cuadro de asientos que limite las distracciones de los empleados. Si hay algún problema que pueda limitar la productividad de la oficina, el administrador debe tomar medidas para corregir el problema. Por ejemplo, si una impresora o computadora tiene problemas, el administrador llamará a un técnico para resolver el problema.
