Hay una responsabilidad que la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas probablemente querrían olvidar. Pero es imperativo para cualquier persona que ejecute algo más grande que un propietario único. Esta es su responsabilidad mantener registros de sus empleados. Si bien esto podría no ser la parte más emocionante de dirigir un negocio, es importante.
Requisitos de retención de registros de empleados
Todos los gobiernos federales, estatales y locales tienen diversos requisitos cuando se trata de mantener documentación precisa sobre la contratación y otras funciones de recursos humanos para proteger tanto a los empleados como a las empresas. Como empresa, no mantener estos registros a la mano podría dejarlo abierto a demandas por despido injustificado o repercusiones similares sin ningún papeleo para defenderse. Estos son algunos de los requisitos que su empresa podría tener que cumplir cuando se trata de mantener registros de empleados.
$config[code] not foundMantener registros de contratación por un año
Cuando contrata para un nuevo puesto, los estatutos federales como la Ley de Estadounidenses con Discapacidades y el Título VII requieren que usted no sea discriminatorio en su proceso de contratación. Por lo tanto, debe conservar todas las solicitudes, hojas de vida y otra documentación del proceso de contratación durante al menos un año después de que se completó el trabajo en caso de que alguna de las partes que no recibió el trabajo decidiera presentar una demanda.
Mantener registros de nómina durante tres años
Los registros de nómina son esenciales para garantizar que los empleados reciban una compensación justa por las horas trabajadas y para asegurarse de que su empresa cumpla con los requisitos de horas extra y de salario mínimo. La ley exige que tenga estos registros a la mano de los empleados no exentos durante tres años. Sin embargo, los empleados también pueden optar por presentar demandas si consideran que se les debe un pago atrasado por las horas extra trabajadas. Por lo tanto, puede ser beneficioso para usted tenerlos a la mano hasta cinco años después de la terminación.
Mantener los formularios I-9 durante un año después de la terminación
Se requieren formularios I-9 para que las empresas demuestren que verificaron que un empleado es elegible para trabajar en los Estados Unidos. Por ley, se requiere que guarde estos formularios durante tres años después de contratar a un empleado o un año después de que el empleado sea despedido, cualquiera que sea la fecha que se presente más adelante. También es necesario que almacene estos formularios por separado de los registros de otros empleados.
Mantener el papeleo de separación durante cinco años después de la terminación
Mantener el papeleo relacionado con la terminación o separación también es esencial en caso de que tenga que enfrentar problemas de terminación errónea. Mantenga las cartas de renuncia y salga de los documentos de la entrevista a mano durante tres años después de que el empleado se haya ido y los documentos de separación durante cinco años.
Mantenga los informes de licencia FMLA durante tres años después de la terminación
El Acta de Permiso Médico Familiar está ahí para asegurar que los empleados elegibles reciban un permiso no remunerado donde su trabajo esté protegido en caso de un problema médico o familiar. Si un empleado presenta una solicitud de licencia FMLA, debe mantener esa información en sus registros durante al menos tres años después de que el empleado se haya separado de su negocio, independientemente de si la licencia fue otorgada o no.
Mantener los formularios de beneficios de jubilación durante seis años
Si proporciona beneficios de jubilación a los empleados, debe mantener esa información a la mano durante al menos seis años después de que el empleado se retire o sea despedido, de acuerdo con la Ley de seguridad de los ingresos de jubilación de los empleados. Además, los tribunales han determinado que es responsabilidad de la empresa probar que brindaron cobertura y beneficios suficientes en caso de que un empleado lo solicite, en lugar de la responsabilidad del empleado de demostrar que la cobertura fue insuficiente.
Mantener registros de pruebas de drogas durante cinco años
En algunos casos, la información de verificación de antecedentes y pruebas de drogas puede caer bajo el estándar de otra información de contratación. Sin embargo, si el trabajo está relacionado con el transporte, entonces debe llevar un registro de cualquier prueba de drogas realizada durante cinco años como parte de las normas de seguridad del Departamento de Transporte.
Mantener registros de impuestos de los empleados durante cuatro años
Cuando se trata de impuestos relacionados con los empleados, el IRS recomienda mantener los registros a la mano durante cuatro años en el caso de una auditoría. Esto debe incluir todos los salarios, pagos de pensión, información de propinas, formularios W-2 y W-4, y cualquier otra información relacionada.
Mantenga los registros de salud y seguridad de los empleados durante cinco años.
La Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo requiere que usted lleve y mantenga registros de las lesiones y enfermedades de los empleados que se hayan obtenido en el lugar de trabajo, con una breve descripción y cualquier otra información pertinente. Esto es para garantizar que los empleados reciban un entorno de trabajo seguro y que los problemas se manejen en consecuencia.
Mantenga la información del seguro de desempleo por hasta siete años
Los requisitos de registros de seguro de desempleo varían según el estado. Sin embargo, en algunos casos, es posible que deba conservar esos registros entre cuatro y siete años. Específicamente, Washington D.C. requiere que las empresas mantengan esos registros durante siete años.
Mantener contratos por hasta cinco años
Si trabaja con contratistas independientes o terceros, es posible que también deba cumplir con algunos requisitos estatales de mantenimiento de registros. En Virginia, las empresas deben mantener los contratos a mano durante cinco años después de que se haya alcanzado un acuerdo. Y algunos otros estados también tienen requisitos similares de entre tres y cuatro años.
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