Si es como otros propietarios de pequeñas empresas, es probable que haya pasado un tiempo cada vez mayor en reuniones en línea en los últimos años. Pero hay situaciones difíciles involucradas en este tipo de reuniones, en comparación con la reunión de la vieja escuela que se lleva a cabo alrededor de una mesa de conferencias o en la oficina de un cliente, es posible que desee recordar. Para asegurarse de ser cortés con todos los demás participantes de la reunión, aquí hay 50 consejos para la etiqueta de la reunión de negocios en línea.
$config[code] not foundConsejos de etiqueta de reunión de negocios en línea
Sólo programar reuniones necesarias
La primera regla de las reuniones, incluso en línea, es que deben cumplir un propósito específico. Si es algo que puede enviar en un correo electrónico rápido o resolver de otra manera, que consume menos tiempo, no haga que su equipo dedique su tiempo a una reunión completa.
Invitar a personas esenciales
De manera similar, su reunión solo debe incluir a aquellos que son realmente esenciales para la conversación. Si invitas a alguien para quien la información no es realmente relevante, simplemente perderás el tiempo.
No invite a invitados inesperados
También debe dejar claro a todos los que asisten quiénes están en la lista de invitados. No quieres que nadie se sorprenda cuando comience la reunión.
Pregunte a la gente sobre la programación
Para las reuniones en línea, también puede ser una buena idea preguntar a los participantes esenciales sobre los horarios que funcionan para ellos en lugar de solo programarlos e invitar a otras personas.
Enviar una invitación oficial
Una vez que haya elegido una fecha y hora, puede enviar una invitación oficial a un programa como Google Calendar para que las personas tengan una manera fácil de reservar esa hora específica.
Confirmar si es necesario
Si ha programado una reunión con suficiente antelación, también puede confirmar rápidamente con las personas con las que se va a reunir aproximadamente un día antes para asegurarse.
Enviar una agenda específica
Antes de la reunión, por lo menos unos días o una semana antes, si es posible, envíe una agenda a todos los participantes detallando lo que cubrirá la reunión.
Ofrecer un horario establecido
También debe incluir horarios en su agenda para que los asistentes tengan la capacidad de planificar el resto del día.
Deje que la gente sepa qué esperar
Si necesita que las personas tengan documentos u otros materiales accesibles durante la reunión de la reunión, ya sea un documento importante o alguna información de contacto del cliente, déjelo en claro de antemano.
Asegúrese de que todos puedan acceder a las salas de conferencias en línea
Si está celebrando una reunión virtual, es una buena idea consultar con todos de antemano para asegurarse de que tengan acceso al programa que pretende utilizar. Hágales saber con tiempo suficiente en caso de que necesiten descargar una aplicación para poder asistir a su reunión.
Tener una prueba de antemano
También es una buena idea que pruebe su propia aplicación o programa de la reunión de antemano para asegurarse de que la reunión se desarrolle sin problemas.
Tener un nombre de usuario apropiado y una foto
Si está utilizando un programa como Skype para reuniones, asegúrese de que su nombre de usuario y foto sean adecuados para reuniones profesionales.
Confirmar zonas horarias
Con las reuniones virtuales, también debe tener en claro la zona horaria cuando está programando. No asumas que los nuevos contactos están en tu zona horaria.
Mostrar a tiempo
Ya sea que esté organizando la reunión o simplemente asistiendo como invitado, debe presentarse a tiempo. Siendo realistas, deberías estar un poco adelantado solo para estar seguro.
Llame si tiene un conflicto
Si tiene una emergencia o un conflicto que le hará perder una reunión o llegar tarde, debe informar al anfitrión o a los asistentes lo antes posible. Si su conflicto surge el día de la reunión, eso probablemente signifique que debe llamar a la persona para asegurarse de que reciba el mensaje.
Espere a que todos lleguen
Una vez que haya marcado o ingresado a su sala de conferencias en línea, dé la bienvenida a las personas a medida que se presentan, pero espere a que todos los que conoce estén antes de sumergirse.
Elija una ubicación tranquila
Aunque puede tener reuniones en línea desde cualquier lugar, es mejor elegir un lugar tranquilo donde no haya muchas distracciones o ruidos.
Establecer volúmenes de inmediato
Cuando todos aparecen en una conferencia en línea, pídales que saluden para probar el volumen, de modo que pueda hacer ajustes de inmediato si es necesario.
Vestir apropiadamente
Si está participando en una videoconferencia, debe tener en cuenta su aspecto. Puede que no sea tan importante como lo es para las reuniones en persona. Pero todavía tienes que parecer profesional.
Hacer presentaciones
Si ha invitado a personas que quizás no se conozcan a una reunión en línea, asegúrese de presentarlos personalmente o de darles la oportunidad de presentarse al comienzo de la reunión.
Recordar nombres
Ya sea que te encuentres con alguien por primera vez o por séptima vez, recuerdas nombres y realmente los uses cuando saludar a la gente puede hacer mucho.
Permanecer en el tema
Durante la reunión, es posible que, de vez en cuando, tengas conversaciones secundarias. Pero asegúrese de llevar siempre la conversación al objetivo principal y vigile el reloj para poder ser cortés con el tiempo de todos.
Hablar en voz alta
Cuando hable durante una reunión, asegúrese de enunciar y hablar lo suficientemente alto para que todos lo escuchen.
No interrumpas a otros
Y cuando otros hablan, siempre déjalos terminar antes de ofrecerte un pensamiento propio.
Evite hablar de inmediato
Cuando se plantea una pregunta a todo el grupo, puede evitar las interrupciones incómodas esperando un segundo para hablar. Si otros lo hacen de inmediato, espere su turno. Si nadie habla, estás listo.
Pregunte antes de compartir pensamientos largos
Si tiene una idea o un pensamiento largo para compartir, pregunte si está bien hacerlo de antemano, en caso de que se esté quedando corto de tiempo. Siempre puede redondearlo en un correo electrónico más tarde o compartir en otra reunión.
Silencio cuando no estás hablando
Para evitar que los ruidos de fondo se conviertan en una distracción para los demás, simplemente enmudece cuando no hable durante un tiempo considerable.
Escucha cuidadosamente
Además, mientras otros hablan, asegúrate de que realmente escuchas. No querrás perderte algo y luego plantearlo en una pregunta más tarde.
Demuestra que estás escuchando
También deberías mostrarle a la gente que estás escuchando cuando hablan, si estás en una videoconferencia. No solo entierres tu cabeza en tus notas. Míralos y practica la escucha activa.
Cuidado con el humor
Si siente la necesidad de usar el humor durante las reuniones, solo asegúrese de que sea apropiado para su audiencia. Esto es mucho más fácil cuando solo hablas con miembros cercanos del equipo. Pero tenga más cuidado cuando se reúna con clientes o personas que no conoce bien.
Proporcionar copias de documentos esenciales
Si hace referencia a algún documento importante durante su reunión, envíe esos elementos a los participantes de la reunión antes o durante para que puedan tenerlos como referencia.
Estar preparado con materiales de presentación
Y si necesita algún equipo para hacer una presentación, asegúrese de que todo esté en buenas condiciones de funcionamiento de antemano para que no pierda el tiempo intentando que funcione.
Conoce a tu audiencia
Al preparar su presentación u otros elementos de la agenda, también es importante que tenga en cuenta a su público y le brinde un mensaje específico. No pierdas el tiempo de las personas con lanzamientos que no son relevantes. Y no use un tono o tema que probablemente no atraiga a las personas exactas con las que se está reuniendo.
Pon tu teléfono lejos
También debe mantener su teléfono silenciado durante las reuniones para que no se interrumpa.
Evitar los hábitos nerviosos
En algunos casos, es natural que los participantes de la reunión practiquen hábitos nerviosos como hacer clic en bolígrafos o pegar chicles. Pero haz un esfuerzo consciente para evitarlos durante las reuniones profesionales.
No comas mientras hablas
También debe evitar comer durante las reuniones en línea. Así que tómate un refrigerio de antemanoY solo bebe agua cuando sea el turno de otra persona para hablar si es necesario.
Tener un tiempo establecido para preguntas
También es una buena idea tener un tiempo establecido para que las personas hagan preguntas si usted es el líder de la reunión. Y si está asistiendo, asegúrese de ubicar esa oportunidad en la agenda para que sepa cuándo plantear los puntos.
No domines la sección de preguntas
Cuando esa sección de preguntas llegue, puedes hacer una o dos preguntas. Pero no domines la conversación. Dale a los demás una oportunidad también.
Oferta de crédito para ideas
Si está mencionando algo durante una reunión que no fue su idea inicialmente, asegúrese de darle crédito al creador. Si no lo haces, la gente asumirá que fue idea tuya.
Discutir asuntos personales después de la reunión
Si surge algo durante una reunión de grupo que realmente solo es relevante para usted y otra persona, tómese un tiempo para discutirlo más tarde en lugar de ocupar el tiempo de todos los demás.
No llames a la gente
También es posible que a veces se encuentre con situaciones en las que un miembro de su equipo comete un error que impacta negativamente en su reunión. Pero no use el tiempo de reunión para darles una conferencia. Llame a una reunión privada con esa persona después para discutir si es necesario.
Mantén tu humor
Y no importa con quién estés tratando, no pierdas la paciencia durante una reunión.
Dar descansos para reuniones largas
Si está organizando una reunión que durará unas pocas horas o más, incluya descansos programados en su agenda para que la gente pueda comer algo, revisar sus teléfonos y usar el baño.
Terminar a tiempo
A lo largo de la reunión, vigile el reloj para asegurarse de terminar la reunión cuando dijo que lo haría.
Dale a la gente la oportunidad de irse
Si, por casualidad, no tuvo la oportunidad de discutir todo lo que quería en el tiempo asignado, puede preguntar a las personas si les gustaría quedarse y terminar la reunión. Pero dé a las personas la oportunidad de salir a tiempo si tienen compromisos previos.
Gracias a todos por asistir
Si llamó a la reunión, asegúrese de dar las gracias a todos los que asistieron antes de irse.
Ser consciente de otras lenguas y culturas
En algunos casos, también puede encontrarse con personas de diferentes orígenes y culturas. Por lo tanto, esté atento a su idioma y costumbres lo mejor que pueda antes de reunirse.
Seguimiento con notas
Después de la reunión, es una buena idea compartir algunas notas o recordatorios con las personas por correo electrónico. O si no tiene nada específico para seguir, envíe una nota rápida de agradecimiento.
Evite compartir información de la reunión con otros
Cuando se trata de reuniones, los elementos discutidos deben permanecer dentro del grupo de asistentes, a menos que se haya explicado claramente lo contrario. Así que no compartas detalles con otras personas que no asistieron.
Completa cualquier objeto de acción.
Y si se ofreció como voluntario para completar cualquier tarea después de la reunión, asegúrese de realizar un seguimiento de esos elementos con prontitud.
Video conferencia de fotos a través de Shutterstock
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