Un gerente de proyecto, PM, es responsable de administrar los recursos y hacer las cosas a tiempo y dentro del presupuesto. El PM también es responsable de la gestión del cambio, porque los proyectos por naturaleza producen cambios, grandes o pequeños. Los proyectos varían en complejidad, tamaño y alcance, pero seguir un marco o un conjunto estándar de metodologías ayuda a llevar los proyectos a resultados exitosos y bien planificados. Se puede encontrar un ejemplo de un marco de gestión de proyectos en el cuerpo de conocimientos del Project Management Institute, a menudo denominado PMBOK.
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Tanto como el 90 por ciento del tiempo de un primer ministro se puede gastar en la comunicación. Durante las etapas de inicio y planificación del proyecto, las comunicaciones aclaran y confirman la carta, el alcance y los objetivos del proyecto. Durante la ejecución, las comunicaciones rastrean el estado y el rendimiento, y también identifican riesgos. Al cierre del proyecto, las comunicaciones informan a los interesados y patrocinadores de la finalización exitosa. Para hacer que todas estas comunicaciones sean más efectivas y eficientes, el PM desarrolla y distribuye los planes de comunicación al principio del proceso. Estos planes están diseñados para abordar las actualizaciones de estado, para mantener informados a los miembros del equipo, los patrocinadores y otras partes interesadas, y para obtener aprobaciones según sea necesario a lo largo del proyecto.
Gestión de expectativas
La comunicación es también un aspecto crítico de la gestión de expectativas. El PM establece las expectativas para los patrocinadores, los miembros del equipo, los proveedores y los clientes del proyecto. Al establecer las expectativas, el PM debe crear un entorno imparcial para facilitar los objetivos del proyecto. Las responsabilidades de la gestión de expectativas incluyen el suministro de información clara y honesta a todos los interesados. Las comunicaciones deben estar diseñadas para presentar la información de manera clara, precisa y transparente. Una responsabilidad constante para el PM implica mantener un alto grado de ética e integridad desde el inicio del proyecto hasta el cierre.
Programación y planificación
Un PM desarrolla una estructura de desglose del trabajo, WBS y una línea de tiempo que muestra las tareas y los hitos del proyecto. La WBS divide un proyecto grande en entregables manejables que pueden ser rastreados hasta su finalización. Software de gestión de proyectos o diagramas básicos de Gantt, gráficos de barras utilizados para mostrar el programa maestro del proyecto y las asignaciones de recursos. El PM debe identificar los factores de riesgo y trabajar con los miembros del equipo para determinar las estrategias necesarias para mitigar esos riesgos. En la etapa de ejecución del proyecto, el PM administra los recursos para el cronograma.
Gestión del rendimiento
El objetivo de un PM es entregar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto. Para cumplir con este objetivo, el PM gestiona y supervisa el rendimiento del equipo y del proyecto. El monitoreo de las tareas actuales con miras al futuro es importante para asegurarse de que todos los recursos, como los miembros del equipo, el equipo y los materiales, estén disponibles cuando sea necesario para respaldar el programa maestro. A medida que los proyectos se mueven a través de la fase de ejecución, el PM supervisa las asignaciones de recursos y los costos del proyecto para identificar si todos los entregables están dentro del cronograma y cumplen con los parámetros de rendimiento. Si se identifican problemas, el PM toma medidas para volver a encarrilar el proyecto.
