Los asistentes administrativos (o asistentes, como también se les llama) brindan el apoyo administrativo y logístico que una oficina necesita para funcionar. Las responsabilidades básicas dependen de la descripción del trabajo, pero en general, los empleadores prefieren candidatos con conocimientos de computación con habilidades de comunicación superiores, un agudo sentido organizativo y capacidades avanzadas de multitarea. Los gerentes no siempre están disponibles para supervisar cada parte de un proyecto, por lo que la capacidad de trabajar de forma independiente también es importante.
$config[code] not foundRequerimientos básicos
Los requisitos iniciales dependen del trabajo. Las posiciones de nivel de entrada generalmente están abiertas para graduados de secundaria con básico Oficina, informática y gramática inglesa. habilidades. Las clases sobre estos temas están disponibles en los colegios comunitarios y escuelas técnicas locales. Estas instituciones también atraen a los solicitantes de secretaría médica y legal que necesitan aprender la jerga específica de la industria, señala la Oficina de Estadísticas Laborales. Muchas agencias de colocación temporal ofrecen capacitación similar; sin embargo, los empleadores generalmente prefieren una licenciatura para puestos de secretariado ejecutivo.
Coordinación y Programación
Desde atender teléfonos hasta actualizar calendarios de eventos, los asistentes administrativos están íntimamente involucrados en cada actividad organizativa significativa de una oficina. Enrutar el correo entrante y los faxes a la persona apropiada es parte del trabajo, como lo son las citas de reserva y las reuniones de personal. Los asistentes en organizaciones más grandes como colegios o agencias públicas también suelen servir de enlace entre sus jefes y los diversos departamentos de las organizaciones.
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Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingCorrespondencia y Comunicaciones
Editar y redactar notas, informes y otros documentos de oficina es otra tarea clave que los gerentes asignan a los asistentes administrativos. Los trabajos de nivel superior vienen con responsabilidades más complejas. Por ejemplo, los asistentes ejecutivos pueden realizar investigaciones y preparar presentaciones y hojas de cálculo.y se puede esperar que los asistentes del distrito escolar compongan, editen y produzcan materiales para publicaciones departamentales, divisionales y escolares, además de boletines, códigos, boletines informativos y programas de desempeño.
Relaciones con los clientes
Discreción y buen juicio Son cualidades esenciales para los ayudantes administrativos, que sirven como la cara pública de su empleador. Este rol a menudo implica responder preguntas y ayudar a los clientes insatisfechos. Por ejemplo, se esperaría que un asistente en la oficina de una compañía de administración de propiedades registre los detalles de la queja de un inquilino y ayude a resolver su problema. Los ayudantes necesitan habilidades superiores de resolución de problemas y resolución de conflictos para enfrentar tales situaciones.
Mantenimiento de registros y gestión de datos
Un asistente administrativo mantiene la memoria institucional de una organización a través de sus habilidades de gestión de bases de datos y mantenimiento de registros. En un distrito escolar, por ejemplo, un asistente puede coordinar y mantener archivos e índices. Por el contrario, una asociación de propietarios puede esperar que los asistentes organicen y gestionen la correspondencia general, las facturas, los llaveros, los recibos de efectivo y las órdenes de trabajo, así como los documentos internos de la organización. En organizaciones más grandes, los asesores pueden administrar almacenes o bibliotecas corporativas.
