Díganos si esto suena familiar. Necesita que todos asistan a una reunión importante o que participen en una llamada de conferencia, lo que significa que todos estarán lejos de sus escritorios durante unas horas. La reunión es importante, pero también lo es el trabajo que la reunión interrumpirá.
Hay formas en que puede abordar ambas necesidades en el trabajo. A continuación, se incluyen consejos sobre cómo celebrar reuniones mientras se mantiene la producción en curso, al mejorar la eficiencia, la automatización y el uso de la tecnología.
$config[code] not foundEficiencia
- Revise sus procesos internos. Es posible que tenga algunas tareas que forman parte de su rutina diaria y que puede prescindir de ellas. Una vez que sepa cuáles son, puede separar las tareas importantes de las que ya no son necesarias.
- Delegar. Asegúrese de comunicarse con su equipo sobre lo que pueden hacer para ayudar a simplificar los proyectos. Sepa lo que puede hacer usted mismo y lo que requerirá refuerzos.
- Tomar descansos. Esto puede parecer contradictorio, pero a veces es necesario dejar de trabajar para seguir trabajando. Como dice Forbes: “Cuando es sedentario, la enzima lipoproteína lipasa (LPL), responsable de descomponer la grasa en el torrente sanguíneo y convertirla en energía, disminuye significativamente, lo que hace que las células de grasa se acumulen. En resumen, la falta de movimiento es igual a una disminución de la energía ".
- Planee su día alrededor del almuerzo. Muchos de nosotros somos más agudos en la mañana, así que aproveche ese tiempo para el trabajo que requiere un análisis y pensamiento profundos. Escriba informes y números de contracción tan pronto como se siente. Después del almuerzo, cuando haya reabastecido su combustible, céntrese en las cosas que requieren que interactúe y comparta ideas, como reuniones y llamadas de conferencia.
- Hacer una lista. Ponga todo lo que necesita hacer en orden de prioridad y el tiempo que tomará. Al marcar cada tarea, puede descubrir qué horas del día son las más productivas.
Automatización
- Automatizar tareas de redes sociales. Hootsuite es probablemente el más conocido, pero también hay muchas otras aplicaciones y herramientas de medios sociales. Por ejemplo, Buffer le permite programar publicaciones de acuerdo con un patrón específico. Entonces, si quisiera, por ejemplo, publicar los días de semana a las 10 a.m., Buffer puede ayudarlo a hacerlo. Otra plataforma, Dlvr.it, le permite sincronizar su sitio con Facebook, Twitter y LinkedIn.
- Crear plantillas para documentos de uso común. Digamos que usted envía el mismo tipo de factura o carta todas las semanas. Puede ahorrar tiempo creando una plantilla para esto, y luego solo tiene que completar los nombres, fechas y números apropiados.
- Usa calendarios en línea en la nube y compártelos. Sentarse en reuniones puede llevar tiempo, pero también puede programar reuniones. Al dejarles saber a sus colegas y clientes lo que va a hacer y cuando lo va a hacer, puede guardar una gran cantidad de correos electrónicos y llamadas de ida y vuelta.
- Automatizar el seguimiento de clientes y tareas similares. Después de revisar los procesos internos, es posible que haya una cantidad de tareas de pérdida de tiempo recurrentes que puede automatizar en 30 minutos o menos.
- Cree respuestas de correo electrónico "enlatadas" para correos electrónicos que requieran la misma respuesta una y otra vez. De esa manera, no tendrá que escribir el mismo correo electrónico cada vez que responda. O mejor aún, si le hacen la misma pregunta una y otra vez, cree una página de preguntas frecuentes o un documento y publíquelo en línea o envíelo a sus colegas, de modo que las respuestas estén disponibles y se reduzcan los requisitos de comunicación.
Tecnología
- Coloque listas de verificación en la nube para que pueda llevarlas consigo y compartirlas.. Forgett te permite compartirlos o mantenerlos en privado, e incluso te permite agregar gifs animados. Y Checkli tiene muchas de las mismas características y le permite crear versiones en PDF de sus listas.
- Familiarízate con las macros (también conocidos como atajos). Los programas como Microsoft Word tienen macros como una función incorporada que les permite a los usuarios realizar tareas rutinarias automáticamente. Es fácil crearlos y personalizarlos. Algunos son bastante fáciles (control i para cursiva). Una vez que tengas un control sobre ellos, ahorrarás tiempo mientras escribes. Para obtener más información sobre la creación de macros para Microsoft Word, visite la página de soporte de Microsoft Office. Y en el espíritu de esta pieza, guarde esta información como un documento y compártala con sus colegas y personal para ayudarlos a racionalizar sus necesidades.
- Si desea aprender cómo hacer plantillas en Word, Excel o Powerpoint, lo mejor que puede hacer es ver lo que Office tiene que decir.. Además, este artículo es útil porque se centra en la colaboración en equipo.
- Utilice software de contabilidad para agilizar las tareas de facturación y facturación. No es necesario generar facturas manualmente para los clientes a los que se les factura la misma cantidad cada mes por el mismo servicio.
- Utilice etiquetas, carpetas y etiquetas en su bandeja de entrada de correo electrónico. Esto ayuda a ordenar y organizar los elementos y, lo que es más importante, ayuda a recuperar rápidamente los mensajes.
En sus reuniones suceden cosas importantes, y no es una buena idea entrar en ellas preocupadas por lo que se perderá. Siguiendo algunos de estos consejos sobre cómo celebrar reuniones, podrá reducir algunas tareas más pequeñas en la oficina para poder concentrarse en las más grandes en la sala de juntas.
Imagen de la reunión a través de Shutterstock
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