Los eventos memorables no suceden. Organizar y celebrar un evento requiere planificación. Ya sea una conferencia, un seminario o un día de agradecimiento al cliente, y si tiene tres semanas para planificar o un año entero, el éxito de su evento está en los detalles. Hemos recopilado 42 consejos de planificación de eventos para pequeñas empresas de parte de expertos, incluidos algunos de los organizadores de los premios anuales para pequeños empresarios.
$config[code] not foundPlanificación de eventos para pequeñas empresas: qué hacer primero
1. Decidir sobre su público objetivo antes que nada. El primer paso, antes de hacer cualquier otra cosa, debe ser definir claramente quién es su público objetivo. A partir de esto, todas las demás decisiones caerán en su lugar en términos de formato, contenido, precios, ubicación, etc. Este enfoque estructurado también lo ayudará a mantenerse enfocado en lograr objetivos específicos y no permitir que el alcance sea demasiado amplio o diluido.
2. Haga una lista de detalles, todo lo que incluye iluminación y transporte público, contenido y refrigerios. Cuando decides tener un evento, todo importa. Desde el contenido del programa y la iluminación hasta el transporte y el estacionamiento, todo cuenta. Y su público lo atribuirá todo a usted y … a su marca. Hacer una lista te asegurará que no pases por alto las cosas.
3. Tener un propósito comercial claro para la celebración del evento. Antes de comenzar a planificar un evento exitoso, tenga claro por qué lo hace en primer lugar, ya que cada decisión posterior debe respaldar su objetivo principal. ¿Es la generación de plomo? ¿Es para crear conciencia de su empresa o de un producto en particular? ¿Es desarrollar lealtad del cliente? ¿O simplemente quieres ganar dinero (lo cual también está bien)? Y asegúrese de que el equipo esté al tanto del propósito, para que no tenga "alcance creep".
4. Tenga cuidado con otros eventos de la industria al programar. Consulta el calendario. Asegúrese de no programar su evento en o muy cerca de días festivos o vacaciones populares. Es igual de importante verificar otros eventos a los que los asistentes a los que van dirigidos vayan.
5. Sea flexible con los cambios de tamaño, ubicación y otros detalles. A medida que entra en el proceso de planificación del evento, puede encontrar que su evento cambia de tamaño, ubicación y muchas otras formas de las que originalmente imaginó. Esto es natural y está perfectamente bien siempre y cuando no pierdas de vista la razón por la que estás haciendo todo este trabajo en primer lugar. Es necesaria cierta flexibilidad.
6. Conozca sus limitaciones. Todos sabemos que el objetivo es lanzar un gran evento en vivo. Para ese fin, también tenemos que ser conscientes de lo que podemos o no podemos hacer de manera realista, ya sea en el presupuesto … o en el tiempo. Si decides lanzar un evento en vivo dentro de una semana, planifica un asunto más íntimo. Si es un gran evento, prepárese con varios meses de anticipación. Si el presupuesto es pequeño, es posible que tenga que contrarrestar con creatividad y mucho trabajo de bricolaje.
7. Crea objetivos INTELIGENTES. Siempre comienza con la estrategia. Al igual que en la construcción de cualquier negocio, los grandes eventos comienzan con una estrategia sólida, reflexiva y mensurable. Los eventos en vivo son una forma increíble de compartir su marca, conectarse con su mercado objetivo, obtener comentarios sobre su producto (¡y más!), Pero necesita saber lo que está tratando de lograr. Sigue con los objetivos INTELIGENTES y describe lo que buscas. Luego, asegúrese de proceder en línea con alcanzar estos objetivos.
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Presupuesto: Cómo pagar tu evento
8. Desarrolle un “plan de financiamiento” para su evento y estime los números. Sepa cómo va a pagar el evento. La mayoría de los eventos son financiados por patrocinios, ventas de boletos, presupuestos internos de mercadeo, o una combinación de los tres. Cuando crees tu presupuesto para el evento, deberás estimar cuánto dinero puedes recaudar de forma realista en cada área. Antes de reservar su lugar o firmar un contrato, es una buena idea comenzar a firmar patrocinadores primero o vender boletos anticipados para asegurarse de que haya suficiente interés en su idea para financiarlo.
9. Cree un presupuesto de gastos y ahorre dinero a través de donaciones de patrocinadores "en especie". Los eventos tienden a costar más de lo que piensa el propietario promedio de una pequeña empresa - Principalmente en lo que respecta al lugar y la comida y bebida. Recuerde que también debe pagar todos los permisos y licencias que necesitará. (Aquí es donde un planificador de eventos puede ayudarlo a evitar dolores de cabeza). Haga una lista completa de todos los gastos y luego resalte las áreas donde cree que los patrocinadores pueden jugar un papel para ofrecer algo "en especie". Cuanto más trabaje con otras marcas y socios para organizar sus eventos, más puede ahorrar.
10. Considere el financiamiento colectivo como una nueva opción para recaudar dinero para un evento. Si es la primera vez que ejecuta eventos, use plataformas de financiación colectiva para reducir el riesgo. Al publicar sus eventos en estas plataformas, los asistentes deberán comprometerse a obtener entradas para el evento. Si el número mínimo de asistentes requerido no se cumple, el evento no se lleva a cabo.
Marketing: conseguir que la gente asista
11. Necesitará un plan de marketing DETALLADO. Crea un plan de marketing para el evento. Cuanto más organizado esté, más profesional será su evento.
12. Sea incansable en sus esfuerzos o su evento fracasará. Si no quieres estar solo en tu evento … entonces mercado, mercado, mercado, mercado … y un poco más de mercado.
13. Defina buenas razones para que las personas se presenten. ¿Cuál es el sorteo para los asistentes? Debe definir QUÉ está haciendo en el evento que traerá a esos asistentes objetivo a la puerta. Para un producto de consumo, podría ser una fiesta con demostraciones y regalos de entretenimiento y productos. Para una multitud de negocios puede ser contenido educativo o un orador experto muy conocido y emocionante. Sea lo que sea, no pierdas la conexión con el motivo por el que quieres que esta audiencia en particular se ponga a la par.
14. Establezca por escrito por qué su mercado objetivo debería asistir, no asuma que los beneficios son obvios. Cuando promocione un evento, asegúrese de decirle a su mercado objetivo lo que aprenderán, con quién se reunirán y por qué deberían estar allí. No asumas que tus amigos se lo dirán a sus amigos. Si está utilizando oradores, entrégueles una copia publicitaria para que puedan promocionar el evento a sus audiencias.
15. Aprende a hablar con los medios. Los periodistas están muy ocupados y siempre en la fecha límite … no tienen tiempo para escuchar un discurso de venta. Hágales saber que existe la información y, para futuras historias, que usted es un experto en ese campo. Incluye esa información cuando llegues.
16. Usa los hashtags de Twitter.. Twitter es excelente para promocionar eventos y para crear un sentido de comunidad en línea alrededor de un evento. Establece un hashtag único desde el principio. Busque en Twitter primero para asegurarse de que no esté en uso. Coloque el hashtag directamente en el sitio web del evento y, si usa el botón Tweet para compartir en el sitio, coloque el hashtag directamente en la palabrería prefabricada. Cuando las personas tuitean, promueve el evento automáticamente en Twitter.
$config[code] not found17. Utilice pre-eventos sociales en línea para promover el evento principal.. Para aumentar el interés en su evento, intente celebrar un Google Hangout o un chat de Twitter unas semanas antes del evento principal. Invite a algunos de sus oradores a participar en el evento social en línea. Dé una vista previa de lo que vendrá en el evento principal, haciendo una discusión sobre lo que los oradores cubrirán, o resalte las actividades. Genera anticipación.
18. Comprar publicidad en redes sociales. La compra de publicidad en las redes sociales a menudo es pasada por alto por pequeños eventos. Las plataformas de publicidad social (sobre todo, Facebook, LinkedIn y Twitter) ofrecen opciones de orientación en profundidad que pueden ayudar significativamente a llegar a nuestro público objetivo en nuestra ubicación geográfica. La buena noticia es que no se requieren grandes presupuestos y la venta de boletos se puede medir fácilmente.
19. Usa YouTube para promocionar tu evento. YouTube es el segundo motor de búsqueda en todo el mundo después de Google. Subir videos de nuestros eventos anteriores o entrevistas con nuestros oradores / artistas es una excelente manera de convencer a los posibles asistentes a hacer clic en comprar. El video proporciona señales visuales importantes que impactan fuertemente en nuestro proceso de toma de decisiones. Con los eventos siempre sentimos el riesgo de no saber qué pasará, el video alivia esa tensión.
20. Crea un impresionante video promocional de bajo presupuesto.. Un poco de creatividad con algunos carteles, un clip de música sin royalties y una buena cámara de video para teléfonos inteligentes creará un video divertido para ayudar a difundir lo que está por venir. Aquí hay un buen ejemplo de video, que hizo eso con un presupuesto muy reducido, para promover un evento para pequeñas empresas.
21. Involucrar a los bloggers locales. Sé inteligente con los bloggers. Involucrar a los bloggers locales para participar en el evento suele ser una gran estrategia para ganar audiencia antes, durante y después del evento. Los bloggers suelen contar con un amplio alcance y no suelen seguir las reglas de los medios tradicionales.
22. Aprovechar las plataformas de registro de eventos como Meetup. Utiliza las plataformas existentes. Si este es tu primer intento de organizar un evento y te faltan las habilidades para promocionarlo, consulta Meetup.com. Además de ofrecer una suite para administrar eventos en línea, Meetup es un excelente referente para una audiencia relevante en su área. También cuenta con capacidades de registro y gestión de RSVP que son particularmente útiles si no tiene experiencia.
23. Utilice el registro en línea. La forma más fácil de asustar a la gente es tener un registro analógico (fax, giro bancario o solo en la puerta). Ofrezca registro en línea para asegurar la mayor cantidad de asistentes lo antes posible, lo que ayudará a pronosticar los números y liberar el presupuesto pronto.
24. Inscríbase en sitios que atienden a su grupo. Una vez que sepa a quién quiere asistir, el siguiente paso es ponerse frente a ellos. Hay sitios web que se especializan en publicar eventos a nivel nacional (por ejemplo, Meetup, Lanyrd) y localmente, así que comience allí e investigue cuáles son los más apropiados para incluirlos en la lista.
25. Ofrezca incentivos a los socios locales para promoverlo. Los comunicados de prensa que se envíen a los medios de comunicación relevantes lo ayudarán a generar un rumor en las noticias y podría considerar que los medios (en línea y fuera de línea) se involucren como socios. Reciben exposición en su evento a cambio de publicarlo. Si no quieren involucrarse en ese nivel, acércate a ellos con la idea de organizar una competencia para que sus lectores ganen boletos.
26. Facilita a tus oradores el dar a conocer a sus seguidores. Si tiene algún experto / orador presente, anímelos a dar a conocer su asistencia a sus seguidores de redes sociales / suscriptores de correo electrónico.
27. Dar incentivos anticipados a las aves. Los boletos de inscripción anticipada a una tarifa más barata son una excelente manera de obtener inscripciones tempranas, dando a las personas un incentivo para actuar ahora en lugar de esperar y olvidar.
Equipo: ¿Quién va a ayudar?
28. Delegar responsabilidades. No importa el tamaño de su negocio, siempre trate de delegar responsabilidades. Por lo general, tener una persona a cargo de cada detalle no funciona bien. Siempre que sea posible, deje que las personas tomen el control de las áreas que más disfrutan. Por ejemplo, deje que los amantes de la comida de su empresa se encarguen de los detalles del catering. Cuanto más alguien disfrute de sus responsabilidades, más probabilidades habrá de cumplirlas con éxito.
29. Seguimiento, y seguimiento de nuevo. Check in temprano y con frecuencia. Aunque nadie quiere estar microgestionado, asegúrese de que los empleados y los proveedores cumplan con sus obligaciones de eventos. Mientras la gente sepa que usted espera actualizaciones de vez en cuando, es menos probable que se frustren cuando llama o envía un correo electrónico para una.
30. Los patrocinadores son miembros de la realeza, asegúrese de que lo sientan así. Si tienes patrocinadores - Trátalos como reyes. Financian su evento y le permiten hacerlo (si ese es su modelo de negocio). Sea muy claro antes del evento lo que obtendrán como patrocinadores.
31. Siempre subestimar la participación, para los patrocinadores. Si cree que puede obtener 100 asistentes, base su presentación de patrocinio en una estimación más baja - Especialmente si este es tu primer evento. Es mejor dar a los patrocinadores una agradable sorpresa que decepcionante.
32. Pregunte a las personas qué piensan, y esté preparado para recibir comentarios buenos o malos. Preguntar por las críticas. Si has hecho la mitad de un trabajo decente, obtendrás muchas felicitaciones. Di gracias, pero luego pregunta por la crítica y prepárate para ello.
33. Haz que un equipo de redes sociales especializado cubra tu evento. No te olvides de un equipo de redes sociales. Si bien no es imperativo para cada evento o industria, cada vez más eventos se centran en aprovechar el poder viral de su audiencia. Si tu audiencia está tuiteando, creando Facebook y tomando fotos en Instagram - debería hacer lo mismo y necesitará un equipo capacitado para ejecutar.
34. Busque proveedores que atiendan su nicho y estén dispuestos a participar.. Los mejores proveedores con los que puede trabajar son aquellos que están familiarizados con la cultura de la pequeña empresa. Busque proveedores que trabajen con pequeñas empresas con frecuencia o que se involucren en un nivel mayor que su rol.
Día del evento: quitándolo
35. Establezca las expectativas cuidadosamente - luego cumpla. Asegúrese de que la audiencia tenga una GRAN experiencia (no buena); y que les das lo que esperaban de asistir.
36. La actitud es contagiosa. Sus invitados en gran parte jugarán con su actitud y dinámica durante el evento. Predicar con el ejemplo y pasar un buen rato.
37. Deja que la reacción del público sea tu barómetro.. Lee a la audiencia durante el evento. Pregúntales a las personas cómo están. Si las cosas van bien, y si no lo son, lo sabrás.
38. Siempre pregúntese: ¿Qué importancia tiene esto para los asistentes? Asegúrese de que está ofreciendo contenido que sea relevante para más del 80% de la audiencia. El público debe alejarse con tácticas tangibles para mejorar su negocio y su carrera … y debe sentir la energía del orador. Hablar sobre su negocio y sobre lo que hace, sin ofrecer a la audiencia lo que ELLOS necesitan, es una pérdida de tiempo y dinero para todos.
39. Como maestro de ceremonias u orador - práctica. Usted conoce su negocio, pero no asume que sabe cómo hacer una presentación. Practique dando su presentación, respondiendo preguntas y manejando a miembros difíciles y confrontativos de la audiencia. Cuanto más preparado estés, mejor.
$config[code] not found40. Mira tu mejor. Mira la parte … siéntete cómodo pero avanza la moda. Incluso si usted es un contador o abogado, elija su traje o corbata más distintivo. La gente recuerda lo cómoda que estás en tu propia piel.
Plan de contingencia: qué hacer cuando las cosas van mal
41. Imagine el evento, paso a paso, y haga una lista de 2 columnas: lo que podría salir mal en una columna y su plan de contingencia en la segunda. Prepárate para lo inesperado. Tal vez el sistema de sonido falla. Tal vez su presentador principal fianzas. ¿Puedes hacer frente y seguir adelante?
42. Esté preparado para echar una mano para llenar cualquier vacío. Aunque la planificación anticipada es una excelente fórmula para el éxito, nunca es suficiente. Algo inesperado siempre surge. Por lo tanto, vale la pena poner un poco de grasa adicional para las circunstancias atenuantes. Esto se aplica a los arreglos de catering, los requisitos de impresión, el alojamiento para invitados, las previsiones meteorológicas, el entretenimiento y más.
Un gran agradecimiento a los expertos que contribuyen a los consejos de planificación de eventos para pequeñas empresas mencionados anteriormente:
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- Beth Silver, Directora General, Doubet Consulting Consejos 2, 11, 14, 15, 38, 39, 40
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