Cómo aceptar minutos en una reunión

Tomar minutos en una reunión es una forma efectiva y útil de anotar puntos de acción, decisiones y consultas que se deben resolver durante una reunión de negocios donde las personas pueden estar demasiado involucradas en la discusión para tomar notas. Normalmente, hay un designado para tomar minutos, cuyo trabajo es tomar notas durante la reunión, organizarlos en un formato legible y enviarlos a los asistentes después de la conclusión de la reunión. En las reuniones formales, las actas de la reunión anterior deben ser acordadas y aceptadas en la transcripción de las actas de la reunión actual por los asistentes a la reunión.

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Aceptando minutos

Determine si un quórum está presente en la reunión actual. Un quórum se define como el número mínimo de miembros necesarios para aprobar una moción y tomar decisiones finales según los estatutos de la asociación o grupo. Sin quórum, no puede tener lugar una reunión oficial.

Lea, o haga que el secretario de la asociación, junta o grupo, lea las actas en voz alta de la reunión anterior, tome nota de los asistentes y todas las acciones que se produjeron.

Discuta los minutos de la reunión anterior, haciendo correcciones antes de la aprobación. La discusión debe ser objetiva y amigable, no abrir viejos debates o conflictos.

Solicite una moción desde el piso. El presidente o el presidente de la junta, el grupo o la reunión solicitan una moción para aceptar las actas de la reunión anterior como leídas o con los cambios discutidos, según se indique. La moción puede ser realizada por cualquier miembro de la mesa de votación y deberá ser secundada por otra persona. Los minutos anteriores deben ser aceptados antes de que la reunión actual pueda continuar.

Pida a todos los asistentes que voten para aceptar las actas. Esto se hace a través de una demostración de manos, por voz o por el presidente que pregunta a cada asistente individualmente. Anote en el acta de la reunión en curso que se ha aceptado la anterior.

Tomando minutos

Obtenga una copia de la agenda de la reunión, para determinar qué se discutirá. Esto delineará el flujo de los minutos a ser tomados. Bajo las Reglas de orden de Robert, como un tema de la agenda, las actas de la reunión anterior deben leerse y aceptarse antes de que comience la reunión.

Siéntese junto a la persona que está presidiendo la reunión para aclarar a medida que avanza la reunión. Use una grabadora para capturar los procedimientos y verificar las notas una vez que finalice la reunión.

Escriba el título de las actas, anotando la fecha, la hora y el lugar de la reunión, así como los nombres de cada asistente a la reunión.

Tome notas mientras continúa la reunión, tomando nota de cada tema del programa que se está discutiendo. Registre los nombres de aquellos que hacen mociones, así como si son adoptados o rechazados. Escriba cómo se tomó esta decisión, ya sea a través de una demostración de manos o algún otro método.

Transcriba las notas de la reunión tan pronto como sea posible después del final de la reunión, mientras que las discusiones aún son recientes.

Utilice la plantilla de reuniones anteriores para escribir los minutos actuales. Si no hay minutos anteriores, cree una plantilla que indique claramente el título de la reunión, la fecha y los asistentes.

Muestre claramente cualquier resolución hecha, con detalles completos de lo que es esa resolución.

Adjunte cualquier documento adicional presentado durante la reunión para incluir con las actas como un apéndice.