Los empresarios y propietarios de pequeñas empresas son conocidos por no tomarse vacaciones. Según el Índice de pequeñas empresas de Office Depot de junio de 2015, el sesenta y seis por ciento de los propietarios de pequeñas empresas tienen dificultades para tomar vacaciones.
Y eso es una pena, porque unas vacaciones relajadas son buenas para su negocio. Volverás con ideas nuevas y una actitud nueva y positiva. Lo que parecía ser problemas aplastantes o preocupaciones siempre presentes se ponen en perspectiva.
$config[code] not foundTu vida personal también se beneficiará. Muchos empresarios hacen sacrificios y dedican largas horas cada semana. Unas vacaciones son una oportunidad para reconectarse con su cónyuge e hijos.
El truco para unas vacaciones sin preocupaciones es la planificación adecuada. Siga estos consejos para prepararse para las vacaciones y pronto se deslizará en un par de chanclas:
1. Asignar un diputado
Necesitará que alguien esté a cargo cuando se haya ido.
Si tiene gerentes en su empresa, ellos ya conocen sus roles. Si tiene más de un gerente en su equipo y son compañeros, puede ser útil designar a uno de ellos como la persona principal a cargo, en caso de emergencia.
Acepte que los errores van a suceder. Asegúrese de que su adjunto sepa que él o ella tiene su plena confianza.
Pero ¿y si no tienes gerentes? Ahí es cuando tienes que ser más claro con tus empleados. Es posible que necesiten instrucciones especiales en cuanto a su autoridad y hasta dónde se extiende esa autoridad. Asegúrate de que sepan cuándo llegar a ti.
2. Despeja tu plato
No te gustará pensar en esa pila de proyectos sin terminar cuando estás cavando tus dedos en la arena, con protector solar en una mano y una margarita en la otra.
Si no tiene un personal para delegar cuando está saliendo poco a poco de la puerta, aquí le explicamos cómo eliminar algunas de estas cosas de su plato antes de irse. Simplemente registre una o dos horas adicionales cada día con una o dos semanas de antelación, reduciendo esos proyectos. Eso es mucho mejor que tirar un anochecer justo antes de que debas conducir 12 horas a la playa.
Si usted es un procrastinador, comience con la tarea más fácil primero. Termínelo, y la sensación de logro puede animarle lo suficiente como para abordar otro proyecto. Y otro.
Los proyectos entregados antes de la fecha límite hacen felices a los clientes. Y es menos probable que los clientes felices llenen su casilla de correo electrónico con misivas o lo molesten por teléfono mientras intenta descomprimir en el paraíso.
3. Que la gente sepa
Dígale a las personas clave, como clientes y otras personas que están acostumbradas a tratar con usted personalmente, que estará lejos. Establece expectativas. Sabiendo eso, la mayoría de las personas no harán demandas urgentes justo antes de que se vaya.
Notificarles unas semanas antes de su partida. Luego, proporcione otro recordatorio unos días antes de empacar sus maletas. Aquí hay un ejemplo de un "correo electrónico de vacaciones" para enviar a los clientes y otras personas clave:
“Solo una breve nota para recordarles que estaré de vacaciones del 10 al 25 de agosto, disfrutando del océano soleado en Myrtle Beach. Para cualquier problema de productos o servicios, Joe puede ayudarlo en teléfono / correo electrónico. Para cualquier otra cosa, comuníquese con Mary en mi ausencia al teléfono / correo electrónico ".
Hay otro beneficio para mantener a los clientes en el bucle. Discutir tus planes de vacaciones te hace un poco más humano a sus ojos. Ya no eres solo el dueño de un negocio. Es posible que usted y la otra persona descubran que tiene un interés común en el snorkeling, por ejemplo, y pueden conectarse mejor.
4. Actualiza tus mensajes
A algunas personas les gusta crear un mensaje de respuesta automática para su correo electrónico. De esa manera, cuando llega un nuevo correo electrónico, el remitente recibe una respuesta inmediata de que está fuera de la oficina. Simplemente adapte el mensaje en el Consejo 3 de arriba.
Para Microsoft Office 365, configure la función de Respuestas automáticas. O use la funcionalidad de Reglas y plantillas para las versiones de escritorio de Outlook.
GMail y el correo electrónico de Google Apps tienen una función de respuesta fuera de la oficina que es fácil de configurar.
No olvides tu correo de voz, tampoco. Considere dejar un mensaje grabado para alertar a las personas de que está fuera y devolverá los mensajes más lentamente de lo habitual. Aquí hay un ejemplo de mensaje de correo de voz de vacaciones:
"Hola, esto es yo. ¡Gracias por llamar! Estoy fuera de la oficina hasta fecha. Si tiene un asunto urgente, llame a Brittany al número. Ella estará encantada de ayudar. De lo contrario, deje un mensaje y le responderé cuando regrese ”.
Importante: ponga un recordatorio en su calendario para intercambiar esos mensajes tan pronto como regrese. No sea la persona que todavía tiene ese mensaje de correo de voz de vacaciones anterior que se reproduce semanas más tarde.
5. Plan para problemas
No asuma automáticamente que todo irá mal en su ausencia, ¡no lo hará! Pero cuando se esté preparando para las vacaciones, intente anticipar posibles escenarios que podrían explotar.
Informe a su equipo. Explica qué harías en cada situación.
Y asegúreles que está bien comunicarse con usted si sienten que la situación está más allá de ellos.Es mejor interrumpir sus vacaciones por una hora, que pasar días arreglando un mini desastre a su regreso.
6. Especifique los números de emergencia
Haga una lista de dos tipos de números de emergencia para dar a los empleados clave.
El primer conjunto de números de emergencia es suyo, para los empleados que puedan necesitar comunicarse con usted.
Un número de teléfono móvil es el mejor. También puede dar una alternativa, en caso de que el suyo esté apagado o la batería esté agotada, tal vez el teléfono móvil de su cónyuge.
Especifica si quieres textos o llamadas. Un breve intercambio de mensajes de texto puede ser menos intrusivo que una llamada de voz, pero más inmediato que el correo electrónico.
A continuación en la lista de contactos de emergencia, designe personas que puedan responder sus preguntas en su ausencia. Esta lista podría incluir su agente de seguros de negocios, abogado o consultor de TI.
7. Anote los procedimientos
Repase los procedimientos comerciales importantes que delegará en su ausencia. Por ejemplo, alguien que no sea usted puede necesitar abrir la tienda por la mañana o cerrar la oficina por la noche. Los procedimientos típicos que hacen tropezar a las personas incluyen:
- configurar la alarma de seguridad o apagarla en caso de que se haya activado accidentalmente,
- ejecutando transacciones con tarjeta de crédito,
- procesamiento de nómina,
- reiniciando servidores,
- iniciar sesión como administrador en sistemas de software clave, o
- cualquier cosa que la persona no esté acostumbrada a manejar.
Pídale al empleado que realice los procedimientos por usted un par de veces antes de irse.
Siempre anote los procedimientos como una copia de seguridad, también. (La memoria es una cosa difícil.)
Un video rápido de usted realizando procedimientos clave puede ser aún mejor. Pídale al empleado que use su teléfono móvil para grabarlo, por lo que puede ser un refrescante conveniente.
8. pagar sus cuentas
Las facturas impagadas tienen una forma de fastidiar y entrometernos en nuestras mentes. ¿Quién necesita eso?
Salga de sus vacaciones con una cuenta nueva de cuentas por pagar. Pague facturas, estados de cuenta de tarjetas de crédito y facturas que vencerán cuando usted se haya ido. Asegúrate de que la nómina esté configurada para ser procesada mientras tú también estás fuera.
9. Borrar su calendario
Esto puede parecer obvio, pero el problema surge cuando las personas intentan pasar por la memoria. O se olvidan de las teleconferencias recurrentes y las reuniones permanentes que no aparecen en su calendario.
En realidad, compruebe su calendario - antes de salir. Y tómese un momento para pensar conscientemente sobre esas reuniones y llamadas permanentes, para que pueda decirle a la gente que no lo espere.
10. No estar disponible (mucho)
Resiste la tentación de llevarte el trabajo contigo. Si está pegado a su computadora portátil o teléfono, no solo arruinará su tiempo sino también el de su familia. Imagina las caras malhumoradas de tu familia mientras se sientan a tu alrededor esperando que salgas del teléfono para que todos puedan ir de excursión.
Aún así, la mayoría de los dueños de negocios quieren estar en contacto. Simplemente no quieren involucrarse tanto que deja de sentirse como unas vacaciones. Según el estudio de Office Depot Small Business Index, el setenta y seis por ciento de los dueños de negocios verifican sus teléfonos y correos electrónicos durante las vacaciones.
Si debe mantenerse en contacto con su negocio, limítelo a un espacio de tiempo específico cada día. Por ejemplo, puede reservar media hora cada mañana a las 9 a.m. para enviar mensajes que no puedan esperar o registrarse con el personal. Una vez que terminen los 30 minutos, date permiso para jugar con la conciencia tranquila.
11. Pack Light Tech
Afortunadamente, la tecnología ha hecho que sea más fácil que nunca mantenerse en contacto de forma remota. Para aquellos que no tienen personal, pero que aún necesitan realizar algunas tareas críticas durante las vacaciones, los dispositivos móviles son una bendición.
Una tableta o incluso un teléfono inteligente puede sustituir a una computadora portátil mientras está lejos. Solo tómese el tiempo para descargar algunas aplicaciones móviles clave con anticipación si lo necesita. Una buena aplicación puede hacer que las transacciones móviles sean más rápidas y fáciles.
Se puede acceder a los documentos almacenados en la nube desde un teléfono inteligente o tableta. Si no usa la nube, tómese unos minutos antes de irse para transferir los archivos críticos a una unidad flash.
12. Comparte los recuerdos
Recuerde: una pequeña R y R pueden aportar un ROI (retorno de la inversión).
A su regreso, comparta sus recuerdos con su equipo por unos minutos. No para aburrirlos o hacerlos sentir mal por estar de vacaciones y no lo fueron, sino por revelar su lado humano. Fortalece las relaciones con el personal.
Un buen toque es traer algo económico para los miembros del equipo, si es práctico. Cajas de caramelos de agua salada, camisetas o tazas de café muestran que pensaste en tu equipo y te importa.
Consejo extra: Evite las redes sociales "Dead Giveaway"
Es bueno planear que "casi" todos sepan que se van de vacaciones. Pero hoy hay una gran excepción: los sitios de redes sociales. Aquí hay algunos consejos para los conscientes de la seguridad:
- Resista la tentación de decirle a todos en Facebook que se irá por dos semanas. No quiere aprovechar la posibilidad de que alguien entre en su hogar, o en su lugar de negocios, si no tiene un personal regular, mientras está ausente. Los ladrones son conocidos por monitorear sitios como Facebook.
- No use "aplicaciones de registro", como Foursquare, que lo muestran en el aeropuerto o cenando en un lugar lejano.
- Evita subir fotos familiares divertidas desde algún destino lejano a Instagram o Twitter mientras estés fuera. Guarda esas fotos y descripciones pintorescas de esa playa perfecta en Maui hasta tu regreso. Las fotos y los recuerdos se mantendrán. A tus colegas, clientes, amigos y familiares les encantará escuchar tus aventuras tanto cuando estés de regreso en casa.
Foto de vacaciones a través de Shutterstock
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