La generación de un lugar de trabajo sin papel ayuda a las empresas a ahorrar dinero y gastar menos, sino que también los pone en el camino de ser más respetuosos con el medio ambiente. Si está pensando en intercambiar los archivadores repletos de montañas de documentos por un sistema sin papel, pero no está seguro por dónde empezar, eche un vistazo a los siguientes 10 pasos para no usar papel.
Ir sin papeles en el trabajo
Compartir archivos digitalmente
En lugar de confiar en la impresora para imprimir multitud de documentos, comparta archivos con colegas a través de métodos digitales, como Google Docs. Además, como este servicio gratuito a través de Gmail se guarda continuamente, los archivos de trabajo nunca se perderán, a diferencia de una fotocopiadora.
$config[code] not foundNick Candito, cofundador y CEO de Progressly, dijo a Small Business Trends que algunas de las formas más importantes de evitar el uso del papel ayudan a las empresas. Hablando de "adherencia" y cómo la digitalización mejora las prácticas de trabajo, Candito dijo:
"No hay duda de que la digitalización mejora la colaboración. Cuando todos pueden acceder a los documentos esenciales y recopilar de forma sistemática la información correcta para la persona adecuada cuando sea necesario, está engrasando las ruedas de su motor de comunicación interno de la empresa ".
Almacenar archivos en la nube
Las empresas de todos los tamaños confían en el papeleo, que pronto se acumula para convertirse en importantes requisitos de almacenamiento. En lugar de guardar papeleo importante en archivadores, almacénelos convenientemente en sistemas basados en la nube, como Dropbox. Estos sistemas digitales sin papel le ahorrarán una gran cantidad de espacio en la oficina, sin mencionar que ayudará a mantener seguros los documentos vitales.
Escaneo y fax no más
Escanear y enviar documentos por fax requiere el uso de papel. Ayude a su empresa a estar sin papel utilizando una aplicación de escáner en su teléfono para escanear documentos. Los documentos guardados se pueden convertir a PDF y compartir con colegas a través del correo electrónico.
Alentar las comunicaciones digitales
Aliente a su fuerza laboral a adoptar una cultura de comunicación digital, por la cual los métodos de comunicación basados en papel anteriores, como las facturas por correo y los recibos de sueldo, se reemplazan por métodos digitales como correos electrónicos y mensajes instantáneos.
Confiar en la comunicación digital en lugar de mensajes en papel, le ayudará a ahorrar tiempo de su negocio. Candito señala que el uso de flujos de trabajo digitales en lugar de en papel permite a la administración "monitorear su negocio y las colaboraciones clave en tiempo real y con el fin de analizar los cuellos de botella para mejorarlos y, por lo tanto, mejorar los resultados".
Swap Paper Bills and Statements for Digital Ones
Ya se trate de facturas de energía, estados de cuenta bancarios o facturas de contratistas, todas las empresas generan facturas y estados de cuenta. Si sus facturas aún se están creando en papel, simplemente solicite que se envíen digitalmente. En general, los bancos y otras organizaciones prefieren el envío de estados de cuenta digitales y correo, ya que ahorra en costos de impresión y envío.
Generar tarjetas de visita digitales
Las tarjetas de negocios, si bien son esenciales, requieren cantidades sustanciales de papel para árboles. En lugar de amontonar su billetera con un fajo de tarjetas de visita, digitalice su tarjeta de visita. Hay un montón de software y aplicaciones disponibles, como Pearl Scan y CamCard, que escanean tarjetas de visita y las convierten en un documento digital.
Utilizar firmas electrónicas
Incluso nuestras firmas pueden ser firmadas electrónicamente. En lugar de tener que imprimir un documento, firmarlo físicamente con un bolígrafo y enviarlo a un destinatario, las firmas se pueden firmar electrónicamente, lo que significa que no hay necesidad de papeleo costoso y que requiera mucho tiempo. Abode Reader se puede utilizar para firmar documentos sin tener que imprimir nada.
Tales métodos digitales pueden ayudar a mejorar la seguridad de una empresa. Candito dice: "Con los procesos digitalizados, identifique la gobernanza y los controles de acceso aseguran que solo las personas adecuadas puedan acceder a ciertos documentos y sistemas".
Tamizar y ordenar el papeleo existente
Para crear con éxito una oficina sin papeles, deberá "diluir" algunos de los documentos existentes que pueden haber estado en la oficina durante los últimos 20 o incluso 30 años. Dedique una mañana, o más, a examinar los documentos viejos y determinar qué se puede poner en el shedder. Eliminar el papeleo innecesario de la oficina creará más espacio, ¡además de ser increíblemente satisfactorio!
Hacer reuniones sin papel
En lugar de repartir folletos en papel en las reuniones, utilice proyectores y tecnología que transmita la información que desea compartir desde una fuente visual.
Capacitar al personal para que sea más inteligente digitalmente
Un negocio sin papel requiere algún know-how digital. Desde tareas como el envío de documentos por correo electrónico hasta el uso de sistemas basados en la nube para almacenar archivos, si su fuerza de trabajo carece de visión digital, invertir el tiempo y el dinero en capacitarlos es una inversión gratificante e invaluable a largo plazo.
Candito dice que estar libre de papel ayuda a optimizar el rendimiento y el resultado final de una empresa, diciendo:
"En última instancia, lo que está buscando al no tener papeles es una experiencia mejorada para el cliente y, por lo tanto, una mejor línea de fondo.
Lanzar foto de papel a través de Shutterstock
2 comentarios ▼
