Si hubiera una sola palabra para describir cómo las pequeñas y medianas empresas han cambiado en la última década, esa palabra probablemente sería "tecnología".
En un período de tiempo relativamente corto, la tecnología ha permitido a las empresas más pequeñas:
- Ir de negocios principalmente locales, para aprovechar los mercados globales.
- Operar con trabajadores remotos y distribuidos, reduciendo gastos generales de oficina.
- Lograr más rendimiento con la automatización.
- Servir mejor a los clientes a través de la tecnología.
- Nivele el campo de juego cuando se trata de competir con entidades más grandes.
- Desconecta a los propietarios y al personal de nuestros escritorios, integrando mejor el trabajo y la vida.
¿Cómo se compara tu empresa con la pequeña empresa actual del siglo XXI? Eche un vistazo a la pequeña empresa de hoy y sus mejores prácticas para ver cómo se compara. Las pequeñas empresas de hoy siguen estas cinco mejores prácticas:
Mejor práctica 1: compartir archivos en la nube
Ya no es necesario que sus archivos más importantes, ya sean documentos o fotos, se almacenen en su disco duro o en un servidor en el sitio. O (horror) en archivadores de papel.
Solo tomemos un escenario. Imagina hacer una presentación al cliente. En el pasado, habrías tenido que descargar la presentación y llevarla contigo. Si olvidó o necesitó cambios de última hora, es posible que un asistente tenga que enviarle el archivo por correo electrónico mientras viaja. En el pasado, he perdido más tiempo simplemente tratando de coordinar las presentaciones durante el viaje de lo que quisiera recordar.
Hoy es mucho más fácil. Solo es cuestión de extraer archivos de la nube, ya sea que esté en una conferencia o en la sede de su cliente en una ciudad remota.
Sin embargo, compartir archivos en la nube es más que una comodidad mientras viaja. Las pequeñas empresas de hoy operan oficinas virtuales utilizando herramientas en la nube para permitir la colaboración con socios y empleados en todo el país y en todo el mundo.
Y nunca debe preocuparse por una falla de hardware que cause un desastre si ha almacenado todos los archivos y datos en la nube. He estado allí, hecho eso, y pasar horas tratando de recuperar archivos perdidos nunca es bonito.
Hay una serie de herramientas para ayudar hoy. Por ejemplo, Microsoft OneDrive le permite sincronizar y almacenar archivos, por lo que se puede acceder a ellos desde cualquier navegador o dispositivo móvil. Aún mejor, puede configurar las computadoras para guardar todo en OneDrive de forma predeterminada para que usted y su personal nunca tengan que transferir manualmente nada a la nube.
Eso significa que puedes compartir y colaborar desde cualquier lugar. Office 365 le permite crear redes virtuales de hasta 300 usuarios que pueden compartir archivos a través de versiones web de Outlook, Word, Excel y PowerPoint.
Si su empresa necesita crecer rápidamente, puede escalar económicamente a través de SharePoint en Microsoft Azure.
Mejor práctica 2: amplificar el poder del trabajo en equipo a través de la colaboración
La tecnología también ha hecho posible que los trabajadores colaboren desde cualquier lugar. Ha surgido una oficina verdaderamente virtual, una cuyos empleados ya no necesitan estar en la misma ciudad o incluso en el mismo continente.
Existen muchas herramientas técnicas que pueden permitirle a usted, a sus socios y empleados coautor en Word, PowerPoint y OneNote, por ejemplo.
Skype for Business le permite obtener información y mantener reuniones a través de mensajes instantáneos, compartir pantalla, hablar o chatear por video. Aquí, en Small Business Trends, todo nuestro equipo confía en Skype para colaborar. Por ejemplo, celebramos nuestras reuniones del Equipo Ejecutivo a través de Skype mientras vemos informes de reuniones en documentos de la nube compartidos. Además, utilizamos Skype para mantenernos en contacto con los profesionales independientes y los socios, porque es muy omnipresente que casi todos los que nos encontramos tienen una identificación de Skype.
¿Tiene documentos con cierta información que necesita compartir y alguna información que no desea compartir? Microsoft GigJam proporciona una forma innovadora de compartir la información correcta con las personas adecuadas en tiempo real.
La mejor práctica 3: hacer que la base de seguridad para las operaciones
En la era de Internet, la seguridad de los datos es tan importante como la seguridad física para sus oficinas.
Existe una variedad de herramientas para mantener seguros los datos de su empresa en un mundo de programas maliciosos, phishing, esquemas de redireccionamiento de archivos del host y más. Lo más importante que hace la pequeña empresa moderna es integrar la seguridad tan profundamente en las operaciones diarias, que usted y sus trabajadores no la consideran un evento especial. La seguridad informática simplemente está presente en todos los niveles, todo el tiempo.
La protección de datos está integrada con Enterprise Data Protection y Office 365 Mobile Device Management para todos los dispositivos, incluso para situaciones de "traer su propio dispositivo".
Puede acceder de forma segura al contenido desde cualquier lugar con la autenticación multifactor para cuando esté lejos de la red corporativa. Las actualizaciones de seguridad para Office 365 se proporcionan mensualmente para garantizar que pueda mantener sus datos seguros.
Ah, y no olvide la protección antivirus gratuita de Windows Defender que se integra en Windows 10 y la protección de inicio de sesión de Windows Hello para cada trabajador.
Mejor práctica 4: aprovechar el poder de la inteligencia artificial
La tecnología se ha unido al mundo empresarial como algo más que una herramienta. Hoy en día, la tecnología en forma de inteligencia artificial funciona casi como un trabajador humano.
La asistencia virtual se puede activar desde una computadora de escritorio o dispositivo móvil y brinda información vital en la fracción del tiempo que puede tomar hacer la investigación o asignársela a un miembro del personal.
Cortana, por ejemplo, puede administrar su calendario y darle recordatorios de citas, paquetes de seguimiento, equipos, intereses y vuelos. Cortana puede enviar correos electrónicos y mensajes de texto, crear y administrar listas y abrir cualquier aplicación en su sistema.
Otra iteración de esta tecnología inteligente (bots) puede responder las preguntas simples de los clientes y proporcionar información vital para brindar un mejor servicio al cliente.
A través de Microsoft Bot Framework, puede crear sus propios bots para interactuar con los usuarios y clientes del sistema a través de mensajes de texto, Skype, su sitio web o el correo de Office 365.
La mejor práctica 5: trabajar en el camino o de forma remota
Trabajar de forma remota trae muchos beneficios.
Hay menos tiempo desperdiciado y menos estrés. Además, los empleados que trabajan desde el hogar a menudo son más felices, están mejor conectados con su trabajo y son más productivos cuando tienen la opción.
La tecnología hace que sea fácil mantenerse conectado.
Por ejemplo, toda mi empresa trabaja virtualmente. Todos en Small Business Trends trabajan desde la oficina de su hogar. Sin archivos compartidos, herramientas de colaboración y una variedad de dispositivos móviles, no podríamos operar.
También hay beneficios empresariales difíciles. Al aprovechar la tecnología para operar virtualmente mi empresa ha podido maximizar la rentabilidad y autofinanciar nuestro crecimiento, porque los gastos generales son bajos.
Además, nuestros trabajadores hacen que los trabajos se adapten a nuestras vidas, y no al revés. No estamos atados a nuestros escritorios. Si necesitamos acceso a un archivo, podemos recuperarlo en nuestros dispositivos móviles, donde sea que estemos. Somos libres para viajar o simplemente hacer recados para mantener el cuerpo y el alma juntos.
Ojalá le haya dado un sabor a la SMB moderna, incluidas cinco mejores prácticas. Lo que es importante tener en cuenta es que Microsoft puede ser su socio para transformar su negocio en el SMB moderno y adoptar estas mejores prácticas. Es por eso que estoy encantado de ser un Embajador de Pequeñas Empresas de Microsoft, porque he usado el poder de la tecnología para dirigir mi negocio en el mundo actual de una manera rentable y eficiente. Y Microsoft ha sido fundamental para habilitar eso.
En el momento de escribir este artículo, Anita Campbell participa en el programa Microsoft Small Business Ambassador.
Foto moderna de la persona del negocio vía Shutterstock
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