Probablemente ya esté utilizando "la nube" (es decir, se conecte a Internet) para operar algunos aspectos de su negocio.
Pero, como explica Thomas Hansen, vicepresidente de Microsoft Worldwide SMB, incluso si está vendido con los beneficios de la nube, puede parecer desalentador comenzar o hacer más.
Él aboga por tomar pasos incrementales. Empieza pequeño. Luego haz más con el tiempo.
$config[code] not foundAsí que pensé que me gustaría desarrollar esa idea al describir 10 cosas que puedes hacer, comenzando hoy, para saltar a la nube o aumentar el uso de las aplicaciones en la nube. Elija algunos de estos pasos tácticos y podrá ahorrar tiempo, operar su negocio de manera más eficiente y, a menudo, reducir los costos:
1) Establezca su ubicación predeterminada para guardar archivos en la nube
Una cosa es hablar sobre el almacenamiento central de archivos en línea. Pero es otra cosa si usted y su personal tienen que tomar medidas adicionales para transferir archivos a su plataforma de almacenamiento en la nube en línea todo el tiempo.
Piénsalo. Si usted y su personal están guardando primero en un disco duro o dispositivo local, se requerirá el doble de esfuerzo para dar vuelta y guardar esos archivos en su almacenamiento en la nube más tarde.
Pero puede "configurarlo y olvidarlo" para no tener que tomar ningún paso adicional. Y sus archivos importantes de la empresa serán respaldados automáticamente en el proceso.
Simplemente configure sus computadoras de modo que la ubicación predeterminada de la empresa para la ubicación predeterminada de cada miembro del personal para guardar archivos.
Por ejemplo, si usa Microsoft OneDrive como su solución de almacenamiento en la nube, es fácil de configurar en Windows 8. Haga clic en "Configuración de PC" y verá un elemento del menú para OneDrive. Desde allí, puede hacer clic en el botón de encendido / apagado para hacer de OneDrive su ubicación predeterminada para el almacenamiento de archivos.
O haga una búsqueda en línea para obtener instrucciones sobre cómo cambiarlo a la plataforma de su dispositivo en particular. Es posible configurar el almacenamiento en la nube como la ubicación de almacenamiento predeterminada para muchos dispositivos.
2) Opte por la fruta de baja altura: correo electrónico y documentos basados en la nube
Otro lugar lógico para comenzar es adoptar una plataforma de documentos y correo electrónico basada en la nube, como Office 365. Si aún no lo ha hecho, déjeme decirle que los beneficios empresariales son bastante convincentes.
Primero, ayuda con la productividad personal de usted y su equipo. Si usa múltiples dispositivos (¡como yo lo hago!), Puede tener acceso a todos los documentos y correos electrónicos de tipo de su oficina, sin importar qué dispositivo esté usando. ¿Va a una conferencia y se lleva su computadora portátil o tableta? Con una plataforma de productividad en la nube como Office 365, tiene todo lo que necesita con solo iniciar sesión. Nunca más tendrá que transferir archivos desde unidades de memoria o sincronizar dispositivos más tarde.
En segundo lugar, ayuda con la colaboración del equipo. En mi negocio, la mayoría de los miembros del equipo trabajan de forma remota desde sus hogares. Sin embargo, todos podemos tener acceso a los archivos y las mismas herramientas, simplemente conectándonos con un navegador o una aplicación móvil.
Por ejemplo, usamos calendarios compartidos extensivamente. De esta manera, podemos hacer un seguimiento de los plazos de la empresa que afectan o involucran a varias personas y departamentos, centralizar los recordatorios y ver la disponibilidad de los horarios de un vistazo.
También utilizamos la colaboración de documentos compartidos, literalmente a diario. Lo que hacemos es mantener reuniones a través de una llamada de conferencia o videoconferencia, y luego el equipo mira y edita un solo documento mientras estamos en la conferencia. O tomamos notas de la reunión en un documento central compartido. Se ahorra mucho tiempo. No hay necesidad de enviar las notas de la reunión más tarde. No debemos preocuparnos acerca de qué versión del documento es la última, porque todos estamos creando y editando el mismo documento.
Además, puedes repartir el costo mensualmente. No hay un gran cargo por adelantado, es mucho más fácil de presupuestar y costear.
3) Crear un sistema de archivo en línea central
Una vez que logre que todos ahorren en la nube, necesita una forma sencilla para que su equipo encuentre lo que hay para los archivos comunes.
Para ello, crea un sistema de archivo en línea. Organice el número creciente de documentos y archivos que su empresa está creando diariamente.
Utilice una serie de carpetas claramente etiquetadas. ¿Organizas tu trabajo por proyectos? ¿Por clientes? ¿Por departamentos? Cree un sistema que tenga sentido para su negocio.
Con un sistema de archivo para toda la compañía, su equipo ahorrará muchas horas que de lo contrario gastarían en la búsqueda de artículos o en el esfuerzo de duplicación porque no pueden encontrar algo.
4) Alentar a los clientes y contratistas a compartir a través de la nube
¿Cuántas veces te encuentras enviando archivos de correo electrónico de ida y vuelta? Luego, tendrá que buscar en los correos electrónicos más adelante para encontrar el archivo que necesita.
Ahorrarás tiempo compartiendo archivos directamente a través de la nube.
Es posible que no pueda "forzar" a terceros a usar su plataforma de uso compartido de la nube, ¿por qué no preguntar? Indique rápidamente los beneficios, como "Nos gusta compartir y editar archivos en OneDrive o Dropbox u otra plataforma porque ahorra tiempo en la búsqueda de correos electrónicos. ¿Podría compartir esto contigo allí?
Algunos no se sentirán cómodos compartiendo archivos de esta manera. Pero puede que se sorprenda si lo menciona como una opción.
5) Utilizar aplicaciones de firma electrónica
¿Usted envía o recibe muchos documentos que necesitan firmas? Si es así, es probable que usted y su equipo pasen mucho tiempo enviando correos electrónicos, imprimiendo, firmando, escaneando, enviando faxes, usted conoce el simulacro.
Aquí hay un consejo: echa un vistazo a las aplicaciones de firma electrónica basadas en la nube. Piensa, Hola Firma o DocuSign. También hay muchas otras opciones de firma electrónica.
Ellos ahorran un montón de tiempo. No solo eso, las aplicaciones de firma electrónica eliminan parte del factor de demora porque puede firmar un documento de inmediato, incluso mientras viaja, en lugar de esperar hasta que esté cerca de la impresora o el fax.
También eliminan gran parte de la molestia de la circulación de documentos para la firma. Envían documentos a todas las partes para que firmen, e incluso envían recordatorios.
6) Crear bibliotecas de activos digitales en la nube
Permítame hacerle una pregunta: ¿cuánto tiempo pasa buscando o reenviando los activos digitales de la empresa?
Estoy hablando de su logotipo, el folleto que llevó a la feria comercial hace unos años, la plantilla de presentación de la junta que utilizó el año pasado, su formulario de revisión de rendimiento en blanco, fotos oficiales de la compañía, biografías de ejecutivos, kits de prensa y otros activos.
Si tu empresa es como la mía, pasas demasiado tiempo buscando ese tipo de material.
Crear una biblioteca de activos digitales. Configure una carpeta o carpetas compartidas centrales en su plataforma de almacenamiento en la nube. Ahora estos activos estarán disponibles para cualquier persona de su equipo que los necesite, en cualquier lugar y en cualquier momento. No tendrán que buscarlos ni molestar a alguien más para que los encuentre.
7) Convertir un sistema de negocios importante a la nube
No tiene que abordar todos sus sistemas comerciales y mover todo a la nube a la vez. Comience observando los tres sistemas principales más importantes. Eso podría ser QuickBooks, su base de datos de contactos y su sistema de gestión de inventario.
Si aún utiliza versiones locales o basadas en el escritorio de esos sistemas, comience a evaluar los beneficios de las versiones basadas en la nube (en línea). Con las versiones en la nube, ganará mucho en términos de capacidad para que todo el equipo tenga acceso a la información y colabore mejor. Y los sistemas en la nube facilitan la transferencia de datos de un sistema a otro, eliminando la entrada de datos duplicados y el efecto silo de la información que se encuentra aislada en un sistema.
¿Qué aplicación ofrecerá el mayor impacto al pasar a la nube? Esa es la pregunta para hacer.
8) Insistir en la protección de malware actualizado en la nube para todos los trabajadores
Esto es especialmente importante con los trabajadores remotos.
Las grandes empresas suelen tener un departamento de TI de la empresa que configura una red de la empresa con medidas de seguridad como la protección contra malware.
Pero las pequeñas empresas pueden no tener una red.
O un equipo de pequeñas empresas a menudo trabaja con personas que no están en su red. Los trabajadores remotos pueden conectarse desde sus propios dispositivos desde el hogar, utilizando la nube pública. Simplemente están iniciando sesión a través de Internet.
Por lo tanto, es importante que todas las personas que accedan a sus sistemas o datos, o compartan archivos, actualicen periódicamente la protección contra malware con nuevas firmas de malware a través de la nube.
Microsoft ofrece un producto incorporado de Windows Defender para computadoras de escritorio y dispositivos basados en Windows, y es gratis. Asegúrese de que esté habilitado. O tenga otra opción de protección contra malware en su lugar.
Además, cuando salga Windows 10 más adelante este año, habrá agregado características de seguridad incorporadas a través de Windows Update. Windows 10 también ofrecerá una opción llamada Windows Update for Business. Esto proporcionará un acceso más rápido a las actualizaciones de seguridad y soluciones críticas y el control sobre la implementación de actualizaciones, para los administradores de TI. Por ejemplo, si tiene un departamento de TI, podrá entregar parches a sitios remotos, utilizando un ancho de banda limitado.
9) Instalar un sistema de teléfono basado en la nube
Considere un servicio telefónico de voz sobre IP (VOIP) o una centralita virtual basada en software y un sistema de correo de voz.
Con los sistemas telefónicos basados en la nube, usted obtiene la capacidad para que los trabajadores remotos tengan acceso a un sistema telefónico central, a un costo muy bajo. Para las pequeñas empresas con trabajadores remotos o quienes trabajan desde casa, esto es especialmente importante. Incluso si los miembros del equipo usan sus propios dispositivos móviles, aún puede conectar a todos a extensiones centrales y buzones de correo de voz de la empresa.
También obtiene una impresión profesional en forma de un saludo de voz automatizado.
Los mensajes de correo de voz se pueden enrutar como archivos de audio por correo electrónico, para que puedan reenviarse a otros miembros del equipo.
También obtiene estadísticas de uso para ayudarlo a ver cómo su equipo está usando el teléfono; por ejemplo, es perfecto para administrar una función de soporte al cliente.
10) Utilizar reuniones de video
Por último, pero no por ello menos importante, aproveche las reuniones virtuales a través del video. Si ya los usas, fantástico - haz más de ellos.
El video ofrece el impacto de la interacción personal con los clientes y prospectos de ventas, sin el gasto de un viaje en persona.
Las reuniones de video también son excelentes para el equipo. Las personas que trabajan desde su casa o que están ubicadas en diferentes oficinas pueden sentirse aisladas. Esto puede ser desmotivante. El correo electrónico y la mensajería instantánea son útiles, pero no son un sustituto para escuchar la inflexión de voz de un miembro del equipo o ver la sonrisa del jefe. El video hace que las personas se sientan incluidas. Alisa la forma de trabajar juntos.
Muchas empresas pequeñas usan Skype porque es gratis y muchas personas lo usan para fines personales que ya están familiarizados con él. Cualquiera que sea la solución de conferencia que elija, simplemente hágalo.
Espero que estas 10 ideas lo impulsen a hacer más con la nube, o confirme que su negocio está en buena forma cuando se trata de la nube.
No te ocupes inmediatamente de todo esto. Solo elige uno o dos y comienza.
En el momento de escribir este artículo, Anita Campbell participa en el Programa de Embajadores de Pequeñas Empresas de Microsoft.
Foto de fruta colgando a través de Shutterstock
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