Un asistente de automatización de oficinas es el título de un puesto de soporte administrativo común dentro del gobierno de los Estados Unidos. Las agencias y departamentos tan variados como el Departamento del Interior, el Departamento de Trabajo, la Administración de Salud de Veteranos, el Servicio de Inmigración y Aduanas y el Departamento de Agricultura contratan a personas como asistentes de automatización de oficinas. Estos empleados federales son responsables de una serie de tareas administrativas que ayudan al trabajo de la agencia en la que están empleados.
$config[code] not foundAsistente de automatización de oficina
Los asistentes de automatización de oficinas facilitan la comunicación en la oficina y mantienen un entorno de trabajo profesional. Pueden contestar llamadas telefónicas, reenviar llamadas, recibir mensajes, recibir visitas a la oficina y acompañar a los visitantes mientras están en la oficina. Los asistentes de automatización de oficina pueden responder correos electrónicos y cartas de carácter general, cumplir con las solicitudes generales de información, enviar correspondencia técnica o especializada a la persona más indicada y distribuir correo externo al personal de la oficina. Además, los asistentes de automatización de oficinas distribuyen las comunicaciones entre oficinas y mantienen el tablero de anuncios de la oficina.
Información y Producción
Los asistentes de automatización de oficinas son responsables de producir y mejorar los materiales escritos. Pueden escribir, formatear y editar informes, cartas, formularios, memorandos y otros tipos de documentos. Mantienen registros y archivos, en formatos físicos o electrónicos, incluidos los horarios de oficina y los registros de asistencia, y los transmiten según las indicaciones. Los asistentes de automatización de oficinas también actualizan los manuales y las instrucciones de procedimiento de la oficina según sea necesario.
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Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingPlanificación y Provisión
Los asistentes de automatización de oficinas planifican y prevén que los miembros del personal viajen en asuntos oficiales, así como el funcionamiento regular de la oficina. Pueden preparar itinerarios, organizar el transporte, hacer reservas de hotel y reservas de viajes, reunir autorizaciones de viaje, preparar vales de viaje y otras tareas relacionadas con el viaje. Pueden preparar informes y materiales de presentación para el personal en preparación para su viaje. Los asistentes de automatización de oficinas también estiman la necesidad de suministros de oficina, atienden solicitudes de artículos especiales, siguen los procedimientos establecidos para adquirir suministros y luego los distribuyen. Los asistentes de automatización de oficina siguen los procedimientos establecidos para coordinar con técnicos de reparación cuando hay problemas con cualquiera de los equipos de oficina.
Administrativo y administrativo
Los asistentes de automatización de oficinas satisfacen las necesidades administrativas de la oficina. Se les puede pedir que escriban documentos, graben dictados, tomen actas de reuniones, hagan fotocopias, envíen faxes, archiven documentos y llenen suministros de oficina. (De hecho, una velocidad de escritura de 40 palabras por minuto o más es un requisito del trabajo). Además, los asistentes de automatización de oficina deben realizar las tareas de otro personal administrativo cuando estén ausentes.
