En los negocios, a menudo se requiere escribir una propuesta para ofrecer soluciones a problemas reales. En su libro "Business Communication: Process and Product", Mary Guffey afirma: "Las propuestas son ofertas persuasivas para resolver problemas, brindar servicios o vender equipos". Aunque la redacción de propuestas a menudo requiere una investigación exhaustiva y debe hacerse en plazos ajustados, rompiendo el El documento hasta sus partes básicas puede simplificar enormemente el proceso y aumentar las posibilidades de que la propuesta se encuentre con una respuesta favorable.
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Conoce a tu audiencia. Realice una investigación para determinar a los individuos que forman la cadena de mando leyendo la propuesta. Esto determinará qué tan técnico debe ser el idioma, si se necesitará o no un glosario para definir los términos, el tono y la cantidad de información de fondo sobre el problema que se debe incluir.
Llevar a cabo investigaciones para identificar intentos anteriores para resolver el problema y las deficiencias de esos esfuerzos. Averigüe los costos de materiales y mano de obra y determine cuánto tiempo tomará de principio a fin para completar todas las fases de implementación de la solución propuesta.
Use la introducción para identificar el problema y su significado. Proporcione evidencia de que existe un problema, como una pérdida verificable de dinero, tiempo o clientes. Describa por qué es necesario tomar medidas para resolver el problema ahora. Resuma brevemente su solución y, basándose en su investigación, proporcione pruebas de que su solución propuesta funcionará.
Proporcione antecedentes sobre el problema en los párrafos del cuerpo, incluidas sus causas e intentos anteriores para resolver el problema. Reconocer soluciones alternativas, gráficos o información gráfica. Según Robert Adler y Jeanne Elmhorst, editores de "Comunicación en el trabajo: Principios para negocios y profesiones", un análisis comparativo "es especialmente útil cuando la audiencia está considerando una idea que compite con la que usted defiende".
Determine las razones por las que el problema debe resolverse y proponga su solución y sus beneficios. Incluya descripciones del producto o servicio recomendado y detalles sobre cómo resolverá el problema. Incluya un cronograma que describa los plazos para cada etapa del proyecto.
Informe los costos que se están gastando actualmente y señale cómo su solución ahorrará dinero. En el libro "The Bedford Guide for College Writers" de X.J Kennedy et al., Se recomienda a los redactores de propuestas que "estimen los recursos (dinero, personas, habilidades, material) y el tiempo necesario para implementar la solución".
Concluya con las recomendaciones finales y las posibles consecuencias de no tomar medidas en relación con los objetivos de la organización. Use la conclusión para "revender persuasivamente su propuesta al enfatizar los beneficios de su solución, producto o servicio sobre cualquier idea en competencia", sugiere Gerald Alfred et al., Editores de "Handbook of Technical Writing".
