Los asistentes administrativos y otro personal de oficina necesitarán ciertas habilidades básicas de oficina para poder mantener una carrera exitosa. Algunos empleadores ofrecen capacitación en el trabajo, pero la mayoría de los puestos que involucran trabajo de oficina requieren experiencia previa en la realización de tareas de oficina. Las escuelas secundarias, escuelas técnicas, escuelas vocacionales y programas de aprendizaje a distancia ofrecen cursos de capacitación dedicados a las habilidades básicas de oficina.
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La capacitación básica en la oficina debe incluir lecciones sobre cómo usar un sistema telefónico multilínea básico. Los participantes deben comprender cómo responder a las llamadas de una manera agradable y profesional, cómo retener a los clientes, cómo transferir llamadas a otros lugares dentro de la oficina, cómo facilitar las llamadas de conferencia y cómo acceder al correo de voz para los mensajes de la empresa.
Habilidades computacionales
Usar la computadora es una de las habilidades básicas de oficina más importantes. La capacitación debe incluir cómo encender y apagar la computadora, cómo usar el mouse, cómo maximizar y minimizar las pantallas, así como cómo acceder y cambiar la configuración de la computadora. Los alumnos deben recibir lecciones sobre cómo crear un documento básico y enviarlo a la impresora. También deben aprender habilidades básicas de teclado y practicar aumentar la velocidad de escritura. Algunas compañías usan computadoras para escanear y enviar por fax documentos importantes; los aprendices de oficina deben aprender a hacer esto, así como a solucionar y solucionar problemas simples relacionados con la computadora que puedan surgir.
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Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingInternet y programas de computadora
Saber cómo usar Internet y otros programas de computadora comunes son habilidades de oficina invaluables. La capacitación debe incluir cómo buscar en las bases de datos de Internet como Google y Yahoo, y cómo acceder y usar el correo electrónico. Algunas empresas modernas utilizan los sitios de redes sociales con fines de correspondencia, publicidad y marketing; la capacitación en habilidades básicas de oficina debe incluir un tutorial en sitios como Facebook y Twitter. La capacitación también debe incluir lecciones en sistemas operativos de computadora como Windows, así como habilidades en creación de documentos a través de Microsoft Word, creación y mantenimiento de hojas de cálculo a través de Microsoft Excel, correspondencia entre oficinas con Microsoft Outlook, instrucciones sobre cómo armar presentaciones básicas con Power Point, y contabilidad básica y contabilidad con Quickbooks.
Máquina sumadora de diez llaves
Habilidades básicas de oficina generalmente incluyen una pequeña cantidad de contabilidad. Los participantes deben recibir instrucciones sobre el uso de una máquina sumadora de diez teclas para facturar y calcular datos y cifras de la empresa.
Presentación
La organización es una habilidad clave de oficina. Los trabajadores de oficina necesitan capacitación sobre cómo clasificar y ordenar alfabéticamente los documentos de la oficina, así como sobre cómo restaurar el orden en sistemas de archivo obsoletos.
