Los deberes de un gerente de la oficina médica de cirugía estética pueden abarcar desde la programación hasta la comercialización, la organización de archivos y la contestación de teléfonos, y todo lo demás. Cuando se trata de administrar una oficina médica, siempre debe pensar con anticipación, estar preparado y comprender las complejidades del trabajo, incluidas las pautas federales, estatales o locales, como las leyes HIPAA, para sobresalir en su papel como gerente de la oficina médica.
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La administración de las operaciones de su oficina es una tarea diaria con tareas continuas que se realizan semanalmente, mensualmente y anualmente. Las operaciones incluyen el mantenimiento de un entorno de oficina limpio, la organización de archivos, el pedido de suministros, el pedido de revistas para el vestíbulo, el servicio de ropa de cama, la garantía de una cocina surtida, la apertura y el procesamiento del correo, la respuesta a las llamadas telefónicas, el establecimiento de citas y la notificación a los médicos de las llegadas de pacientes. Los gerentes de oficina también deben mantener las instalaciones de la clínica de cirugía estética, incluidos equipos como impresoras, copiadoras, teléfonos, escáneres y dispositivos médicos.
Recursos humanos
Los gerentes de las oficinas de cirugía estética generalmente están a cargo del personal de la oficina, incluidos los recepcionistas, asistentes de oficina, asistentes médicos, enfermeras y, en muchos casos, también médicos. El gerente de la oficina también desempeñará un papel en la contratación y despido del personal, en colaboración con la alta gerencia, junto con la administración diaria del personal de la oficina. También son expectativas comunes las pausas, almuerzos y empleados dentro y fuera de la oficina. Los gerentes de oficina deben ser expertos en la administración de horarios para aprovechar al máximo las operaciones diarias.
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Los gerentes de las oficinas de cirugía estética son expertos en comprender los aspectos financieros del negocio. Los deberes incluyen contabilidad, registros, facturación, reclamos, cuentas por cobrar y nóminas. El gerente de la oficina también debe tener buen ojo para el presupuesto y la creación de informes mensuales, trimestrales y anuales sobre la salud financiera de la empresa, incluida la planificación estratégica para su futuro. Administrar la nómina y mantenerse dentro del presupuesto también es esencial para el éxito de la oficina.
Márketing
Traer nuevos clientes a su oficina de cirugía estética es una parte integral de la sostenibilidad a largo plazo. Para garantizar un flujo constante de nuevos clientes, los gerentes de las oficinas deben brindar sólidas habilidades de marketing cuando se trata de mantenimiento de sitios web, boletines de noticias por correo electrónico, blogs y redes sociales. En algunos casos, los gerentes de oficina también deben planificar una estrategia publicitaria con periódicos, revistas y estaciones de televisión locales. El marketing sólido también refuerza los esfuerzos de marca de su clínica dentro de la comunidad. Fortalezca la percepción pública de su clínica de cirugía estética al unirse a clubes y asociaciones regionales como una forma ideal de conectarse con otras empresas para ampliar aún más su base de clientes. Llegar a la comunidad con patrocinios, voluntarios o grupos de apoyo para pacientes puede reforzar positivamente la imagen de su oficina dentro de su área.
Legal
Los gerentes de oficina deben gestionar la presentación y organización de la información confidencial del paciente. Los administradores deben asegurarse de que la oficina cumpla con todas las leyes locales, estatales y federales con respecto a la privacidad del paciente y las leyes respectivas de HIPAA que rigen dicha política. Además, los gerentes deben asegurarse de que la oficina cumpla con otras leyes importantes, como las pautas de OSHA o ADA. También se deben cumplir otras leyes, como las reglamentaciones de FMLA (Ley de licencia médica familiar) y EOE (Empleador con igualdad de oportunidades). Dependiendo de la ubicación, cada oficina puede tener diferentes regulaciones que rigen su práctica. Consulte con sus agencias gubernamentales locales para obtener más información sobre las leyes que se aplican a su clínica de cirugía estética.
