El personal administrativo sirve como apoyo para los departamentos dentro de una empresa. Realizan una amplia variedad de tareas y manejan la mayor parte del papeleo que entra en un negocio. El personal de oficina en la oficina contesta los teléfonos y saluda a los visitantes. Procesan el papeleo y archivan los documentos necesarios en las ubicaciones correctas.
Deberes de recepción y recepcionista
Muchas oficinas cuentan con recepcionistas y asistentes que contestan los teléfonos y filtran las llamadas entrantes. Deben conocer información sobre la compañía para responder las preguntas que llegan. Dirigen las llamadas y reciben mensajes cuando el personal no está disponible. Muchas compañías reciben grandes volúmenes de llamadas telefónicas, y las recepcionistas deben poder manejarlas de manera adecuada y eficaz. El personal de recepción recibe a todos los visitantes, colegas y clientes que visitan la empresa. Detectan y deben determinar inmediatamente qué tipo de acceso requerirá el visitante. Ellos son responsables de ponerse en contacto con seguridad cuando un visitante debe ser escoltado desde el edificio.Algunos miembros del personal mantienen registros de citas con información sobre a quién esperar en determinados momentos y dónde enviarlos.
$config[code] not foundManejo de papeleo
Las tareas relacionadas con el papeleo varían según la naturaleza de la empresa. En entornos médicos, los registros deben crearse, actualizarse y archivarse; información de facturación debe ser obtenida; y el papeleo de la compañía de seguros completado y archivado. En una oficina legal, la preparación de la documentación para los abogados puede ser necesaria; Algunos abogados pueden dirigir al personal de la oficina para realizar investigaciones utilizando revistas legales. En una institución educativa, el personal de la oficina puede tener que actualizar los registros de los estudiantes y hacer un seguimiento de los horarios de clase. Es posible que algunos empleados tengan que actualizar la información de la nómina y pagar las facturas. Es posible que otros empleados tengan que ingresar facturas, órdenes de compra y otra documentación contable en los sistemas informáticos. La presentación y el escaneo del papeleo son otras funciones comunes de la oficina. El personal administrativo también procesa el correo entrante y saliente.
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Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingCoordinación Y Programación
Algunos empleados de la oficina sirven como apoyo para el liderazgo de la empresa. Esos miembros del personal coordinan las llamadas de conferencia y pueden servir como supervisores para el resto del personal de la oficina. Pueden revisar notas, cartas y otra correspondencia entrante para establecer prioridades. Preparan agendas para las próximas reuniones y transcriben toda la información necesaria de las reuniones y llamadas de conferencia. Toman dictados sobre cartas y notas y organizan toda la documentación necesaria en archivos. Programan y coordinan los arreglos de viaje para la administración y pueden reservar hoteles, autos de alquiler y restaurantes.
Equipo de oficina
El personal de oficina generalmente administra los suministros de oficina en el almacén de una empresa. Es posible que tengan que pedir papel, cartuchos de tinta de impresora, bolígrafos, lápices, blocs de notas, marcadores, sobres, membretes y otros suministros necesarios para administrar un negocio. Llaman a las compañías de mantenimiento para verificar las máquinas de fax y las impresoras según sea necesario. La compra de nuevo equipo de oficina e instalación suele ser responsabilidad de alguien en la oficina.
2016 Información Salarial para Secretarios y Asistentes Administrativos
Los secretarios y asistentes administrativos ganaron un salario medio anual de $ 38,730 en 2016, según la Oficina de Estadísticas Laborales de los Estados Unidos. En el extremo inferior, las secretarias y los asistentes administrativos ganaron un salario del percentil 25 de $ 30,500, lo que significa que el 75 por ciento ganó más de esta cantidad. El salario del percentil 75 es de $ 48,680, lo que significa que el 25 por ciento gana más. En 2016, 3.990.400 personas fueron empleadas en los Estados Unidos como secretarias y asistentes administrativos.
