Un coordinador de viajes es un profesional administrativo que está contratado por una organización para organizar todos los arreglos de viajes de negocios para los empleados de la empresa. Si bien no se requiere un título universitario para obtener este puesto, la mayoría de los empleadores normalmente requieren que los candidatos posean un diploma de escuela secundaria o su equivalente. Además, deben ser excelentes comunicadores oralmente y por escrito, ya que tendrán que interactuar con personas de todos los niveles. Según Salary.com, en 2010 los coordinadores de viajes ganaron alrededor de $ 43.851 por año.
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Dependiendo de la naturaleza de los negocios de una compañía, se puede requerir que varios empleados viajen de manera constante. Cuando esto ocurre, un coordinador de viajes se comunica con cada empleado o su asistente administrativo para determinar todos los requisitos necesarios para viajar. Esto incluye fechas de viaje, requisitos de hora de salida y llegada, así como cualquier solicitud especial, como preferencia por asientos en la ventana o comidas vegetarianas.
El coordinador de viajes se pondrá en contacto con la aerolínea preferida, ya sea por teléfono o correo electrónico. Ella organiza el plan de vuelo del empleado, transmitiendo toda la información del empleado, incluido el nombre, la información de contacto y, cuando sea necesario, la información del pasaporte.
Alojamiento
Cuando una empresa requiere que un empleado viaje más de un día, la organización requiere y paga el alojamiento. El coordinador de viajes se comunica con el hotel o proveedor de alojamiento preferido. Él reserva el número apropiado de habitaciones para el número apropiado de días. Además, solicita cualquier requisito o demanda especial, como una habitación en un piso para no fumadores en este momento. Una vez que se haya reservado la habitación, el coordinador de viajes transmite toda la información sobre el alojamiento al empleado o su asistente administrativo. Además, organiza el transporte terrestre, como un automóvil de alquiler, un autobús de enlace o un servicio de automóviles para el empleado que viaja.
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Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingFacturación
Los problemas relacionados con la forma en que se facturan las compras varían según la organización. Cuando una empresa es muy grande, cada departamento puede tener su propio centro de costos o presupuesto desde el momento en que se pagan los gastos. Un coordinador de viajes debe registrar y controlar todos los gastos de viaje y facturarlos al departamento correspondiente. Esto se puede lograr de varias maneras. Algunas compañías usan software de compra como Arriba. Otros utilizan tarjetas de crédito de la empresa asignadas a cada departamento. Otros simplemente pueden realizar compras desde una sola cuenta y conciliar todos los gastos al final del mes, acreditando o facturando a cada departamento.
