En una posición de recepcionista, una persona es responsable de dirigir la recepción de manera suave y eficiente al representar a la empresa. Después de todo, la primera persona que ves cuando entras en un negocio generalmente es la recepcionista. Al ser una recepcionista efectiva, una persona debe poseer un fuerte dominio de las habilidades administrativas y de oficina y de la comunicación interpersonal.
Conoce tu camino alrededor de una computadora. Para ejecutar una buena recepción, una persona necesita la capacidad de navegar bien en una computadora. Mucho de ser recepcionista implica responder correos electrónicos, imprimir agendas semanales y distribuir avisos a los miembros del personal. Algunos programas que son útiles para que los recepcionistas conozcan incluyen Microsoft Word, Office, PowerPoint, Excel, QuickBooks y Access. Escribir rápidamente y con precisión es también un punto a favor.
$config[code] not foundAbordar los problemas de frente. Una gran parte de ser una recepcionista efectiva es saber cómo manejar los problemas de manera eficiente y oportuna. Las habilidades de pensamiento crítico rápido son indispensables, ya sea que necesite manejar un atasco de papel de la impresora o que su jefe llegue tarde a una reunión crítica en otra ciudad.
Comunicarse efectivamente con los demás. Trabajar en la recepción es una posición ideal para personas que poseen personalidades amistosas y brillantes y fuertes habilidades interpersonales. El trabajo ciertamente no es para lo antisocial. Para ser una recepcionista, debe poder comunicarse de manera clara y concisa con otras personas. También es vital mantener siempre un comportamiento compuesto, relajado y profesional, sin importar cuán agitado o abrumado pueda ser.
Usa el teléfono como un profesional. En la recepción, el teléfono debe ser tu mejor amigo. Los recepcionistas pasan una gran parte del día por teléfono, ya sea tomando mensajes para el jefe, dirigiendo a las personas que llaman a las líneas individuales de los miembros del personal o configurando llamadas de conferencia. Para que el teléfono funcione correctamente, una recepcionista siempre debe hablar en un tono cortés, evitar comer mientras habla, abstenerse de usar un lenguaje deficiente y mostrar una preocupación genuina de ayudar a la persona en el otro extremo de la línea.
Muestra un agudo sentido de la organización. Las habilidades de organización son esenciales para operar bien la recepción. Ser recepcionista tiene que ver con la multitarea.A veces, puede ser responsable de manejar una docena de cosas a la vez, desde mantener a alguien en espera hasta hablar con alguien que espera una cita, enviar faxes y escribir facturas. La posición puede ser caótica, pero una recepcionista experta necesita tener la capacidad de manejarlo con facilidad.
Propina
Sé flexible y complaciente. Para lucir como recepcionista, debe estar dispuesto a asumir nuevos roles e ir más allá, incluso si no es parte de la descripción de su trabajo. Si el interno está fuera por un día y se acerca una gran reunión, no dude en ir a tomar un café rápido para los ejecutivos de la oficina.
