Si ha incorporado su negocio como una corporación S o una corporación C, la mayoría de los estados requieren que lleve un registro cuidadoso de las actividades de la compañía. Cada vez que su junta directiva se reúne, su compañía necesita mantener un registro en el archivo para propósitos de cumplimiento regulatorio.
Existe una larga lista de posibles transacciones y resoluciones que puede necesitar mantener en el registro. Esto puede incluir cualquier cosa que va desde:
$config[code] not found- El nombramiento de un nuevo oficial.
- La dimisión de un director.
- Seguros de compra.
- Venta de acciones
- Obtención de una línea de crédito / tarjeta de crédito a nombre de la empresa.
Mantener registros puede ser mucho para mantenerse en línea, particularmente para el propietario de una pequeña empresa. Sin embargo, las actas de reunión adecuadas son esenciales para mantener a su empresa en buen estado y mantener su escudo de responsabilidad personal. A continuación, se detallan algunas de las cosas clave que debe saber cuando se trata de mantener actas de sus reuniones.
¿Qué son los minutos de reunión?
Las actas de las reuniones mantienen una cuenta oficial de lo que se hizo o se habló en las reuniones formales, incluidas las decisiones tomadas o las medidas tomadas.
Se toman durante una reunión formal de la junta directiva o los accionistas de una corporación, como las reuniones iniciales y anuales. Por lo general, las actas de las reuniones son registradas por el secretario de la corporación (u otra persona designada en la reunión).
¿Qué debería incluirse en el acta de la reunión?
Sus minutos de reunión no necesitan incluir cada pequeño detalle. Solo necesita documentar la información clave y las decisiones tomadas o las acciones tomadas. En general, sus actas deben ser lo suficientemente detalladas para servir como la "memoria institucional" de su empresa.
Los minutos típicos incluirán lo siguiente:
- Información básica sobre la reunión: fecha, hora, lugar.
- Quién asistió, junto con una nota especial en los casos en que los asistentes llegaron tarde o se fueron temprano.
- Elementos de la agenda con una breve descripción de cada elemento.
- Acciones de votación con una descripción detallada de cómo votó cada individuo, junto con las abstenciones.
- Hora en que se levantó la sesión.
En la mayoría de los casos, no es necesario crear minutos desde cero. Puede encontrar plantillas gratuitas en línea para servir como punto de partida. Elija su tipo de minutos / documentación, complete los espacios en blanco e imprímalo, y habrá cumplido con sus obligaciones de mantenimiento de registros.
¿Quién es requerido para mantener las actas de las reuniones?
La mayoría de los estados requieren que tanto las corporaciones S como las corporaciones C documenten las decisiones comerciales más importantes y las principales reuniones que celebre.
En la actualidad, los siguientes estados no haga requieren minutos para ser guardados:
- Delaware
- Kansas
- Nevada
- Dakota del Norte
- Oklahoma
Además, las LLC no están obligadas a mantener minutos.
¿Qué debo hacer con los minutos después de que se graban?
No es necesario que las actas se presenten ante el estado, sino que pueden conservarse junto con sus otros registros corporativos, como artículos de incorporaciones, estatutos y resoluciones.
Al igual que otros documentos, debe mantener los minutos a mano durante al menos siete años. Los miembros de la corporación, como los accionistas, funcionarios y directores, tienen derecho a revisar las actas de la reunión ante una "solicitud razonable" a la corporación.
Si bien no es necesario que presente estos documentos ante el estado, aún deben considerarse documentos importantes y son esenciales para proteger la buena reputación de su empresa y su estado de responsabilidad limitada.
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