El archivo tradicional en papel ha sido reemplazado o ayudado en gran medida por el almacenamiento de archivos en bases de datos informáticas. Hay ventajas y desventajas a la presentación tradicional. Si bien los archivos en papel están a su alcance y son fácilmente accesibles, también ocupan una gran cantidad de espacio y desperdicio de papel. Determinar si un sistema de archivo tradicional es adecuado para usted depende de su negocio. Las firmas legales y las compañías que poseen registros médicos pueden encontrar que sus archivos cambian o crecen tan rápidamente que la presentación en papel tradicional es la única forma de mantenerse al día con los desarrollos diarios.
$config[code] not foundFácil de acceder
La organización tradicional de archivos es fácil de acceder. Los archivos están físicamente en una ubicación central. Si no puede encontrar algo, puede pasar el tiempo que necesite en cada archivo hasta que encuentre exactamente lo que está buscando. La capacidad de ver, tocar y leer sus archivos siempre que lo necesite puede ayudarlo a pensar cómo innovar aspectos de su negocio.
Fácil de entender
Los sistemas de archivo tradicionales son típicamente fáciles de entender. Los archivos se pueden organizar de varias maneras, incluyendo alfabéticamente, por tema o conjunto de habilidades, numéricamente, por fecha, por ubicación o en orden de importancia. Incluso si inicialmente no comprende el sistema de archivo que se está utilizando, puede averiguarlo revisando los archivos y prestando atención a sus factores definitorios.
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Por otro lado, los archivos tradicionales en papel han sido reemplazados en muchas organizaciones con archivos informáticos. Más compañías están escaneando y descargando sus archivos en las computadoras de la oficina. Con este método, los trabajadores pueden encontrar archivos y cargarlos instantáneamente con el software de base de datos de búsqueda, lo que ahorra tiempo y aumenta la productividad.
Difícil de proteger
Los archivos organizados tradicionalmente son difíciles de proteger. Los incendios u otros desastres naturales pueden destruir archivos, lo que puede resultar en pérdidas de negocios. La copia de seguridad de los archivos tradicionales lleva mucho tiempo, y lleva horas de copiar, etiquetar y volver a archivar.
Falta de espacio y eficiencia
La organización tradicional de archivos puede salirse de control. El número de archivos a organizar aumenta con su negocio; Puede ser una molestia en la base de datos encontrar espacio para todo ese papeleo. Archivar artículos de manera eficiente también puede convertirse en un desafío.
