Con todos los métodos de comunicación disponibles, podría pensar que sus empleados no necesitarían capacitación sobre mensajes entre oficinas. La verdad es que la variedad de opciones a menudo hace que sea difícil elegir el camino correcto. El establecimiento de algunas reglas y las mejores prácticas garantiza que los empleados tomen las decisiones correctas cuando varias oficinas participan en el diálogo. Cuando tienes protocolos claros, se producen menos conflictos y malentendidos.
$config[code] not foundCreación de políticas y procedimientos
La elaboración, redacción, revisión y publicación de políticas y procedimientos formaliza las interacciones fundamentales que se producen en su empresa. Si no se toma el tiempo para considerar estas situaciones, las violaciones de seguridad y los problemas de privacidad podrían descarrilar sus operaciones. Debe establecer estándares sobre cómo recopilar, procesar, transferir y utilizar la información entre las oficinas, mediante correo electrónico, sobres especiales para correo postal y otros métodos rápidos. Tenga cuidado de proteger los datos del personal y del cliente y asegúrese de que cumple con las normas legales. Por ejemplo, capacite a los empleados para detectar correos electrónicos sospechosos que representen phishing u otra actividad fraudulenta de Internet.
Desarrollando Plantillas
La capacitación de los empleados en la comunicación entre oficinas debe incluir cómo utilizar plantillas para correo electrónico, boletines informativos, presentaciones y otra información de oficina. Al crear un formato estándar, hace cumplir el uso del logotipo, las fuentes y los colores de la empresa. La publicación de estos en un sitio de intranet de la empresa los hace fácilmente accesibles para todos los empleados. La capacitación implica describir el propósito de la plantilla, cómo personalizarla y utilizarla.
Realización de ejercicios de rol
La comunicación ineficaz entre oficinas se produce cuando las personas no se expresan con claridad, se escuchan con atención y se respetan mutuamente por completo. Al realizar ejercicios de formación de equipos, usted brinda oportunidades para que su personal practique la comunicación en un entorno de práctica no amenazador. Por ejemplo, divida un grupo de empleados de diferentes ubicaciones en pares. Pídales a los participantes que piensen en una conversación difícil, como despedir a un empleado. Una persona desempeña el papel de gerente, y la otra persona desempeña el papel de empleado. Después de cinco minutos de entregar el mensaje, pida a los participantes que discutan la conversación y qué funcionó o qué no ayudó en el proceso. No podemos evitar desacuerdos o negociaciones en el lugar de trabajo. Sin embargo, al aprender a descifrar patrones que no contribuyen a la resolución, podemos conversar sin actitud defensiva, escuchar el verdadero significado de lo que se dice, mantener la calma a pesar de las acusaciones y la ira, y enfocarnos en la resolución productiva de problemas.
Recompensar y reconocer a los buenos comunicadores
Una vez que establezca patrones de comunicación efectiva, perpetúe la tendencia recompensando y reconociendo a las personas que difunden el conflicto y colaboran. Por ejemplo, puede recompensar a los jugadores de equipo que usan las redes sociales de manera responsable para promocionar los productos de la compañía distribuyendo pequeños tokens de su agradecimiento, como tarjetas de regalo, boletos de películas o cupones. También puede agradecer públicamente a los empleados por su capacidad para mantener a las personas informadas en las reuniones, eventos y ceremonias de la empresa. Por ejemplo, proporcione un certificado de logros para el mejor boletín distribuido en su empresa.
