Un empleado de automatización de oficinas es un profesional administrativo que realiza tareas administrativas principalmente para oficinas gubernamentales. Los empleados de automatización de oficinas son responsables del flujo de comunicación, documentación y operaciones entre los diferentes segmentos de su departamento. Sus funciones van desde responder llamadas telefónicas y redactar correspondencia hasta protocolos de investigación e informes. Los empleados de automatización de oficinas brindan un apoyo administrativo vital al personal de campo, de oficina interna y de supervisión para garantizar operaciones sin problemas en todos los niveles del departamento de empleo.
$config[code] not foundHabilidades necesarias
Los empleados de automatización de oficinas deben ser organizados, pacientes y atentos a los detalles para garantizar que la correspondencia y las comunicaciones entre oficinas funcionen sin problemas. Deben tener excelentes habilidades interpersonales y ser capaces de manejar las interacciones con varias personas tanto dentro como fuera del departamento. Los empleados de automatización de oficinas también deben tener conocimiento y poder operar diversos tipos de equipos de oficina, incluidas las copiadoras, las máquinas de contadores de correo, las máquinas de fax y las computadoras personales conectadas en red.
Responsabilidades primarias
Mientras están de servicio, los empleados de automatización de oficinas se encargan principalmente de diversas tareas administrativas en nombre del personal de supervisión, incluidas las comunicaciones telefónicas, la preparación de documentos, los borradores de correspondencia, el mantenimiento de bases de datos y, en algunos casos, la investigación de investigación. Los empleados de automatización de oficinas también responden a las solicitudes de asistencia de oficina inmediata, como búsquedas de datos, borradores de notas de la oficina o recuperación de referencias. También catalogan y administran los registros y archivos del departamento para una recuperación rápida y eficiente. Los empleados de automatización de oficinas interactúan y colaboran constantemente con los distintos niveles de personal del departamento para garantizar una buena comunicación general del departamento.
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Traído a ti por Sapling Traído a ti por SaplingTareas secundarias
Aunque los empleados de automatización de oficinas son diversos en sus tareas principales, también desempeñan funciones secundarias como capacitar a nuevos empleados, asistir a reuniones de personal y participar en funciones sociales patrocinadas por el departamento como picnics y fiestas para apoyar la cohesión de la oficina. Algunos empleados de automatización de oficinas realizan tareas por iniciativa propia, como la creación de gráficos ilustrados, calendarios o carteles motivacionales para mejorar el entorno de la oficina. En ocasiones, se confía en que los empleados de automatización de oficinas asuman las responsabilidades administrativas de un supervisor ausente o de un compañero de trabajo en ciertas ocasiones.
Perfil de fondo
Los empleados de la oficina de automatización empleados por el gobierno deben ser ciudadanos de los EE. UU. Que tengan 18 años de edad o más. La mayoría de los departamentos requieren un mínimo de seis meses de experiencia relevante en la oficina general y la capacidad de levantar al menos 20 libras. Todos los empleados de automatización de oficinas deben pasar una investigación de antecedentes para una autorización de seguridad confidencial o superior para tener acceso a archivos de datos personales. Los empleados masculinos de automatización de oficinas deben estar registrados para el Servicio Selectivo.
