El correo electrónico es la bendición y la pesadilla de los negocios modernos. Una herramienta que por sí sola puede cambiar su marketing, comunicación, servicio al cliente y gestión de proyectos para una empresa. Al mismo tiempo, el correo electrónico se ha convertido en la marcha incesante e incesante de la comunicación, que se convierte en una carga imposible de controlar en los negocios.
El empleado de oficina promedio ahora pasa el 28% de su tiempo cambiando por correo electrónico. Por lo tanto, solo tendría sentido que deberíamos ayudar a las empresas a reducir el desorden de correos electrónicos en su bandeja de entrada.
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Tener una hora específica del día para revisar el correo electrónico
Si revisa su correo electrónico todo el tiempo, nunca podrá hacer nada.
Timothy Ferriss, autor de la semana laboral de 4 horas, es el maestro de esto. Él revisa su correo electrónico una vez a la semana. Si bien eso puede ser un poco extremo para la mayoría de los empresarios, recuerde que no tiene que estar sentado frente a su correo electrónico todo el día. Esa es una gran distracción.
Crear respuestas repetidas
Es más que probable que tenga algunos correos electrónicos que necesita enviar constantemente por correo electrónico. Cree algunas plantillas repetitivas que pueda reemplazar fácilmente, de modo que no tenga que escribir constantemente la misma información una y otra vez.
Por ejemplo, como escritor independiente, los clientes me piden constantemente mi cartera de escritura. Tengo un correo electrónico en borrador que uso repetidamente con enlaces a diferentes publicaciones de blog que he escrito a lo largo de los años. Esto me ahorra la molestia de reescribirlos constantemente, y el cliente obtiene una buena representación de mi trabajo. Pero tenga en cuenta: asegúrese de personalizar el correo electrónico lo suficiente para cada destinatario. Si bien algunas partes del correo electrónico pueden ser estándar, otras deben abordar preguntas específicas que tenga su destinatario.
Otra idea es que, en lugar de crear plantillas de repetición, convierta algunas de estas plantillas en publicaciones de video o de blog. De esta manera, incluso puede evitar algunas preguntas genéricas, y los nuevos prospectos que visitan su blog o canal de YouTube aprenden más sobre su negocio.
Configurar algunas cuentas de correo electrónico
Uno de los mayores desafíos que tienen la mayoría de los empresarios es que tienen un correo electrónico para todo. Sin embargo, a medida que crezca, querrá separar los correos electrónicos, según la tarea. Si bien puede hacer que los correos electrónicos se reenvíen a un correo electrónico general, eventualmente puede usar las diferentes direcciones de correo electrónico para delegar tareas a los asistentes.
Además, se recomienda que tenga una cuenta de spam para proteger su correo electrónico. Utilizo Gmail, porque bloqueo correos electrónicos no deseados a través de Desenrollar (ver más abajo).
Detener cadenas de correo electrónico
¿Odias esas pequeñas cadenas de correo electrónico con unas pocas palabras en cada correo electrónico? Nuevamente, la semana laboral de 4 horas es brillante al reducir estos correos electrónicos que succionan tiempo. Envíe correos electrónicos detallados con múltiples opciones para reducir la cantidad de cadenas de correo electrónico. Un correo electrónico largo puede tomar menos tiempo en total que 5-10 correos cortos.
Desenrollar
Es asombroso cuánto un producto puede cambiar tu vida. UnRoll es un producto de Gmail que le permite agrupar todas las suscripciones de correo electrónico en un correo electrónico diario. En lugar de recibir correos electrónicos a lo largo del día, puede elegir qué correos electrónicos desea incluir en un correo electrónico diario.
Para aquellos que procesan sus procesos de correo electrónico, como se comentó anteriormente, esta es una herramienta ideal para que usted pueda agrupar todos sus correos electrónicos a la vez. Recibe un correo electrónico diario en el que puede seleccionar y elegir qué correos electrónicos son relevantes para sus necesidades.
Sin embargo, no lo usaría para la comunicación personal con los clientes, pero es excelente para suscripciones regulares y recordatorios de eventos.
Email Genie
Este complemento de Outlook utiliza un algoritmo para determinar si la información es importante o no. Esencialmente, Email Genie clasifica los correos electrónicos importantes para que los lea primero resaltando los importantes, para que sepa qué correos electrónicos leer primero.
El gran desafío de este complemento es que solo funciona en Microsoft Outlook Exchange, que no todos usan.
Uso del correo electrónico para su negocio
El correo electrónico es una gran herramienta para ayudarlo a aumentar su productividad. Sin embargo, debe administrarlo adecuadamente para construir su negocio. Como dicen ellos trabajar en versus trabajar en Tu negocio, el correo electrónico funciona de manera similar.
Asegúrese de usarlo para mejorar su negocio y no se sienta abrumado por usarlo con demasiada frecuencia. Las ideas mencionadas anteriormente te ayudarán a ser más productivo con el uso de tu correo electrónico.
Foto de la computadora a través de Shutterstock
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