La comunicación en el lugar de trabajo dirigida al "archivo" debe cumplir con el proceso y la estructura de los registros de empleo, así como con el formato básico para la correspondencia comercial. Las notas de archivo están destinadas a documentar acciones tales como cambios de personal o decisiones de empleo. Además, preservan los hechos y circunstancias relacionadas con las actividades de recursos humanos y las investigaciones en el lugar de trabajo.
El destinatario
Aunque su nota está destinada a documentar el archivo, puede haber destinatarios que deban recibir directamente una copia de la comunicación. Por ejemplo, si está documentando el archivo de un empleado sobre su consideración para una promoción, es posible que desee incluir a su supervisor actual y al supervisor a quien informará en el nuevo cargo. Además, proporcione al empleado una copia de la nota.
$config[code] not foundInformación sensible
Los memos en el lugar de trabajo sobre información confidencial deben dirigirse solo a las personas que necesitan saber y los memos deben estar claramente marcados como "confidenciales" si contienen información que no se debe discutir entre RH y el supervisor del empleado. En algunos casos, los memos para archivar sobre asuntos delicados no se deben colocar en el archivo de un empleado. Por ejemplo, en casos de investigaciones en el lugar de trabajo, como el acoso sexual, una nota para archivar se incluye en el archivo de investigación y no en el archivo del personal del empleado.Los memos para presentar con fines de investigación se mantienen confidenciales y accesibles solo para el personal con necesidad de saber, como el personal de recursos humanos, los ejecutivos y propietarios de la compañía o el asesor legal.
Contenido de la nota
A menos que esta nota sea parte de la correspondencia en curso, es posible que deba describir las circunstancias o explicar el motivo de su documentación. Si se trata de un asunto de personal, aparte de una investigación, comience la nota con el nombre, el departamento, el cargo y la duración del empleo del empleado. Por ejemplo, si está resumiendo la solicitud de transferencia de un empleado, su primer párrafo debe contener información pertinente, como la posición del empleado y la posición o departamento para el que solicitó la transferencia. La nota también incluiría detalles sobre si su solicitud de transferencia fue otorgada, considerada o rechazada.
Distribución y Archivos
Si está escribiendo en el archivo de un empleado, una copia de la nota debe ir al archivo de correspondencia general de Recursos Humanos como parte de la lista de distribución. Además, el empleado recibe una copia, al igual que otras partes que pueden tener acceso a la información del empleado, a menos que la nota sea parte de una investigación confidencial del lugar de trabajo. En ese caso, solo HR y el personal que trabaja en la investigación deben tener acceso a la nota. Cuando el archivo que contiene la nota se envía a sus archivos, el departamento de recursos humanos conserva una copia de la nota que se encuentra en el archivo de correspondencia general del departamento.
